スタッフ部門を効率化しよう

はじめに

こんにちは。はちぽちです。

今回は、バックオフィス部門を効率化する話を書きます。
これまでに比べるとマニアックな内容ですが、会社への貢献度はかなり大きいです。
一応断っておくと、業務を単純化、効率化するものであり、人を削減して一人当たりの負荷を上げるものではありません。

メリット

バックオフィス部門は、組織活動において必要な業務を担う大切なポジションですが、一方で会社への貢献度が可視化されにくいといった悩みがあります。

会社が大きくなり取引数が増加すれば、経費精算や帳票が増え、文書が増えればチェック回数が増えます。
それ、本当に人を増やして対応しちゃいますか？
自動化、簡略化すれば、人を採用する必要がなくなります。
また、人が増えなければ部署異動などを考える必要がなくなるので、従業員絡みのコストも丸ごと消え去ります。

仕事が増え始めたころは、設備投資より人件費の方が安く見えるのですが、一度人海戦術に走ると、なかなかスリム化に舵を切りにくくなってしまいます。
業務効率化は、費用対効果がわかりにくいうちに投資するのがおすすめです。
後になって、圧倒的にコスパが違います。

具体的な手法

特定の部署に限った話ではないのですが、まずは紙でのやり取りを極限までなくしましょう。
申請書を手書きで作成しても、結局後で全部タイピングしてPCにデータを移行しますよね。
エクセルやワードなどのオフィスソフトで作成しても、結局別の場所に転記するのは変わりません。
せめて、エクセルのフォーマットをガチガチに決めて、自作のプログラムで自動読み込み、集計できるように整えたほうがよいでしょう。
理想はシステム化ですが、これはそこそこお金がかかるので、まずは小さく始めてみるのがおすすめです。

次は部署別にみていきます。

経理部

世の中にはいろんな会計ツールがあり、伝票データのやり取りが簡便になったことは疑いのない事実です。
一方で、周辺業務がとても多くて、人手に頼っている部分が大きいのが実情です。
日次の集計管理、帳票管理、銀行とのやり取りやその周辺データ管理など、手計算もしくは表計算ソフトで頑張っている部署が非常に多く見受けられます。
これはシステム化する必要はなく、個人に支給しているノートPCで十分なスペックです。
コマンド一つで多くの作業が完了するよう、カスタマイズするとよいでしょう。

人事部

採用や評価がアナログで、紙やエクセルを駆使してなんとか回している現場が多々あります。
最近は人事部向けのSaaSがいくつか出ているので、まずはそれを使うことをお勧めします。
人事部は全社にまたがる業務が多いので、個人のPCで完結できるプログラムはあまりない印象です。

コンプライアンス部

契約の文書を精査、管理するほかに、伝票作成する業務を同時に行っているケースが多々あります。
また、業界標準に対応させるなど、組織作りの窓口となるのもこの部署の役目です。
文書の精査や業界とのこにゅにケーションは、どうしても人力でやらないといけないので、伝票チェックなどのその他業務は、できるだけ自動化するとよいでしょう。
こちらも、アウトプットさえ共有できればいいので、個人のPCでプログラムを書いて十分に機能します。

最後に

浮いた人件費は、きちんと従業員に還元しましょう。
パフォーマンスが高い人材は引っ張りだこなので、それなりに待遇をよくしないと外に引き抜かれてしまいます。
また、高い報酬は従業員を守るだけでなく、求職者の目に触れやすくなり、採用マーケティングのコストが下がります。

生産性への投資は、レバレッジが効いて組織を強くします。
小さなところから始めてみてください。
半年もすれば、目に見えて数字で改善が見られるようになるでしょう。