コーポレート業務をハックしてみた Vol.1（Zapier編）
Acompany コーポレートマネージャーのサガサキです。
この記事は アカンクリスマスアドベントカレンダー2023 26日目 の記事です。
「アドベントカレンダー、何を書こうかな・・・」と悩んでいると、社内のエンジニアから「コーポレート（バックオフィス）の人たちが何やっているか知りたいです！」という話をいただいたので、少し前にコーポレートで行った業務ハック（業務効率化）について、書こうと思います。
※色々な業務を頑張ってハックしたので、今回は一旦 Vol.1（Zapier編）として公開します！
自分自身が多数の業務ハック関連のnoteに助けてもらったので、私も微力ながら他の人の参考になればと思っています！「こんなことウチの会社では既にやっている」なんて言わずに、温かい目で見てもらえれば幸いです🙇🏻
「業務ハック」とは
「業務ハック」とは業務効率化のための試みです。
AcompanyのバリューにBe Hacker.があり、普段から何かを効率的に、または上手にやることを「◯◯をハックする」と言っていたります。
業務ハックも、そのバリューに少し掛けている言葉ですが、Googleで「業務ハック」を検索すると7百万件Hitすることや、noteでも「業務ハック」という言葉を見かけるので、それなりに理解はしてもらえる概念なのかなと思っています。
そもそも何で「業務ハック」をやろうと思ったのか
Acompanyでは1年を3つの期間に区切り、OKR設定をしています。
OKRとは、Objective（目標）Key Results（主要な結果） の頭文字を取ったもので、GoogleやFacebook等で採用される「目標を管理するための手法」です。
3ヶ月のOKR期間が始まる前に、全社・チーム・個人でOKRを設定し、期間中の必達を目指して頑張っています。
（皆で集まって全社OKR・チームOKRを議論する場をOKR DAYと呼んでいます、詳しくは以下のnoteをご参照ください）
4〜6月期のOKRを決めるときに直面していたコーポレートの課題は以下のとおりです。
コーポレート部門は総務・経理・財務・労務の通常業務を滞りなく行う必要がある
それに加えて、社内体制のレベルアップを図ったり、制度を拡充したり、日々のメンバーからの質問や要望に応えていく必要がある
（課題ではないが）社内から「コーポは常に忙しい」、「コーポは常に仕事に追われている」と思われている
実際にやりたいことがあっても、通常業務＋メンバーからの要望や質問事項への対応で1日が終わってしまうこともありました。
また事業成長していく中で、メンバーも徐々に増えているなか、今後は社内体制の整備などで、更に忙しくなっていくことが予想されていました。
そこで、「ここは思い切って、4月〜6月の3ヶ月間で今の業務を見直して、効率化できないか考えよう！」というチームOKR（目標）を立てることにしました。
このチームOKRを立てたときは、「この目標、他のチームと比べたらちょっとインパクト弱いかも」や「どうやって効果測定を行うのか・・・」と少し不安に思っていましたが、数ヶ月後の自分たちを楽にするつもりで、自分たちが納得感があり、胸を張って効率化できた！と言えるものにしようと、チームが一致団結したことを覚えています。
「業務ハックします！」と言ったはいいものの
「業務ハックします！」と言ったはいいものの、正直な話、何をして良いかわかりませんでした。というのも、効率化したい課題はたくさんあった（整理するまでは散在してました）ものの、それを効率化する手段を持ち合わせていませんでした。
「業務ハック」、「業務効率化」、「バックオフィス 効率化」のようなワードで、noteやネットの記事、Youtubeを見ながら、何かできないか・・・と探していました。
そんな中、代表の高橋さんから「Zapir（ザピアー）」を使ってみては、とのアドバイスをいただきました。
Zapierは、ドがつくほど文系の私でもノーコードで様々なサービスを連動させ、作業を自動化できるというものでした。社内で使っている人がちらほらいたのですが、私は初耳でした。そこからコーポーレートのメンバーで、Zapierの仕組みや、Zapierでできることを少しずつ学んでいきました。
しばらく学んだ後、「よし、Zapier使ってみるか！」と決断しましたが、Zapierを使いこなせるか、そして本当に効率化できるかどうかは未知でした。ただそこは、「Noじゃなきゃ、Go！」、思い切ってZapierに課金して、業務ハックを進めることにしました。
「業務ハック」の初動としては、作業ベースで負荷がかかっているもの（特に手を動かすだけの作業となってしまっている業務＝面倒くさいもの）の洗い出しを行いました。それらを優先順位づけし、どこから対応していこうか決め、定期的に「業務ハックMTG」を開催し、進捗やネックの確認を行なっていきました。
実際に業務ハックをしてみた
書籍購入補助手当の業務ハック
皆でアイデアを出し合っている中で、まず着手しようとなったものがあります。それが書籍購入補助手当でした。
Acompanyには業務に関係ある書籍であれば、1ヶ月に1万円分まで会社が支給する、書籍購入補助手当があります。
書籍購入補助手当を利用する際、申請する側、処理する側のフローは以下のとおりです。
【業務ハック前のフロー】
＜申請する側（メンバー）＞
購入したい書籍を選ぶ
→Slackで申請し、コーポレートの承認を得る
→承認後に購入する
→購入後、領収書を指定のメールアドレスに送付する
＜処理する側（コーポレート）＞
Slackでの書籍購入申請を承認する
（承認するとスプレッドシートに転記※これはSlackワークフローで実施）
→領収書が送られてきたら、そのファイルをローカル環境に保存し、その後そのファイルをGoogle Driveに保存する
→領収書とスプレッドシートの金額を突合し、確認する
→各人毎に集計し、翌月の給与支払に手当として反映させる
【コーポレートの悩み】
書籍購入補助制度はとても良い制度なのですが、運用(制度を正しく利用してもらい、金額を管理し、手当を支払う)側としてはいくつかの悩みがありました。
（悩み①）
・申請された書籍が業務に必要なのか、コーポレートではわからない
（悩み②）
・毎回メールで送られてきた領収書をローカル環境に保存し、その後にそのファイルをGoogleDriveに保存しないといけない
・領収書が来る都度対応していると業務に集中できないし、時間がかかる。かといって終業前にまとめてやろうと思っていてもできなかったり、残務タスクとして心理的な負担が発生する
Zapierを勉強していた我々は、悩み②はZapierを使い、書籍購入補助手当申請の専用アドレスに送られたメールの添付ファイル（領収書）を、Google Driveの書籍購入補助手当のフォルダにアップロードされるような仕組みを構築できそう！となりました。
また、悩み①もコーポレート内で解決したいと思っていたところだったので、これを機に同時に解決してしまおう！となりました。
【業務ハックの内容】
（悩み①）申請された書籍が業務に必要なのかコーポレートではわからない
→購入申請の際に、購入目的の項目を入れ、業務に必要かどうか判断しやすいように変更（なお、申請が行われるチャンネルはパブリックチャンネルです）
（悩み②）毎回メールで送られてきた領収書をローカル環境に保存し、その後にそのファイルをGoogleDriveに保存しないといけない
→書籍購入補助手当申請の専用アドレスに領収書が添付されたメールが申請者から送られる
→メールの添付ファイル（領収書）がGoogle Driveの書籍購入補助手当のフォルダに自動的にアップロードされる（Zapier）
【業務ハック後の改善ポイント】
＜処理する側（コーポレート）＞
・Slackでの書籍購入申請を承認する
★何故購入するのか、理由が書かれていることで業務に必要かどうかを判断しやすくなった
・領収書が送られてきたら、添付ファイルが自動的にGoogle Driveの特定の
フォルダにアップロードされる（Zapier）
★ファイルをローカル環境にわざわざダウンロードしたり、Google Driveにアップロードしなくてもよくなった
★アップロードされる領収書のファイル名をメールアドレスにすることにより、誰の領収書か一目でわかるようになった
【「業務ハック」の結果】
自動的に領収書がアップロードされるので、週に1回、GoogleDriveを見にいって、領収書の確認を行うだけになった
Zapierのタスクヒストリー（このフローの稼働実績）を見ても、直近1ヶ月で25回ほど、このフローが稼働しており、25回分の手作業（ファイルのローカル環境への保存、Google Driveへのアップロード）が削減された
率直な感想ですが、とても楽になりました・・・！
今まで手作業でしていたことが、悔やまれるほどです。数ヶ月前まではあれだけ大変だったものが、今ではほぼノータッチの作業になりました。
何よりも、こういった作業的な仕事が残ってしまう（溜まってしまう）ことへの精神的な負荷がなくなったのがとても良いことでした。
また、Acompanyには1人累計8万円までリモートワーク環境を整えるための手当として、リモートワーク環境構築手当があり、こちらも書籍購入補助手当と同様の手法で業務ハックしました。ちなみに、Acompanyの様々な手当については以下のとおりです！
おわりに
今回はZapierを利用した「業務ハック」について書いてみました。まだまだ業務ハックしたものがあるので、Vol.2として公開できるように鋭意執筆中です！
「ハックとかHackerってエンジニアっぽいけど？」と思われるかもしれませんが、バリューにある「Be Hacker.」の「価値あるものを作るために、合理的に改善を繰り返す姿勢。」はエンジニアだけではなく、バックオフィスのコーポレートでも実践できることです！
コーポレート部門では、Acompanyが「選ばれる会社」になるため、制度面で妥協せず、メンバーをサポートすることを目指しています！
このnoteを読んで少しでも会社の雰囲気やカルチャーを理解いただけたら幸いです。そして、「コーポレートに限らず、Acompanyのメンバーと一緒に働いてみたい！」という方は、一度カジュアル面談でお話しましょう！連絡をお待ちしております！
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