経産省 自治体DXワークショップ Day3 サービスデザイン2編

経産省主催で行った自治体DXワークショップの3日目サービスデザインを使ったブラッシュアップの記事です。自治体DXワークショップは半日×３回を利用してゴールをめざします。Day1では、サービスデザインを使って市民目線でアイデアを検討し、Day2はデータを使って効果額や定性的な評価、イノベーションのポイントを算出し、Day3は、さらにいろいろな視点を加味して実際に使えるものに仕上げていきます。

当日使った資料はこちら。

＜ワークショップのチーム構成＞
運営チームは５名です。メインファシリテーターが１名、テーブルを回るテーブルファシリテーターが２名、現場の進行状況とWSの内容を描くグラフィックレコーダーが２名です。３回目のテーブルファシリテーターの役目は、他者からの視点を使って、自分の自治体内で受け入れられる形にする、市民が自然に使える形にしていく、導入をスムーズにできるよう意見の引き出しや支援をしていくところです。グラレコでは、ワークショップの最中に、どのように違いが出てきたかをプロセスの中でわかるようにしていきます。

＜ワークショップの参加者＞
ワークショップでは、現課の方と情報部門・企画部門がセットで参加していただいています。今回は、自治体の中でも上司役になったり、市民役になったり、1人で何役もの視点で検討を進めるので、柔軟に頭を切り替えながらゴールをめざします。

＜ワークショップの進め方　イントロダクション ＞
グラウンドルールは、いつもの通り下記のマインドで進めます！
・お客さん気分じゃなく主体的に！
・自分も仲間も否定しない！
・DX仲間としてワンチームで楽しもう！
・失敗を恐れないチャレンジ精神で！
・アイデアは粗くてもOK!
・ワークの中で同じことを何度も何度もブラッシュアップ！

今回のIcebreakerは、サービス実施日に担当の方がどんな気持ちで望んでいるか、どんな目で見られていそうかを表現しています。ここで、思いついた不安な点を、ワークショップの中で潰していくのが１つのポイントです。

＜ワークショップの進め方　業務フローのお約束＞

１、市場投入の結果から、問題ニーズの再定義
　第2回の市場投入の結果を含めて、もう一度、問題・ニーズの設定を行います。このプロセスで、今日取り組む問題・価値を再確認します。

２、リスク要素・ネガティブ要素の確認
　ここでは、今まで避けて通ってきた、ネガティブな要素をまとめていきます。今までせっかく考えてきたことを、いきなり自分でネガティブな要素を出すのには抵抗があるため、今回は他のチームの方にネガティブな意見を言ってもらう形を取りました。各班の意見を他のテーブルで説明してもらい、聞いているチームの方は、色々な部長役を演じてもらい、あの手この手で否定をしてもらいます。部長も評価しにくい場合もあったり、視点が欠けることもあるので、短期的にできないのか、長期的にできないのか、人物金ルール技術の何が原因でできないのかをあらゆる視点で出してもらいます。
発表者の方は、グッと堪えて意見を受け入れて、本当に対応しなければいけないネガティブな意見を見極めましょう。

３、対応策の検討
　ネガティブな意見のうち、対策を取らなければ導入ができない、利用できない点について、対応策を考えます。
発言があったネガティブな要素をまずはいくつかの種類にまとめ、その原因が人間関係系、費用系、教育系、標準化系のうちどの部分に理由があるのかを分解してみます。また、分解後には、システム面、運用面、マインド面など様々な観点から対応策を考えます。
　どうしても対策が思いつかない場合には、マトリクスなども使いながら、短期的・長期的な作戦、すぐにできるもの・難しいものでどうやって手を打つのか考えるなど、分野ごとに考えることで具体的な施策に落とし込みます。

４、業務フロー・プロトタイプへの反映
　施策が揃ったら、業務フローとプロトタイプへの反映です。ここで、サービス設計12カ条も思い出しながら、抜けている観点がないか、これでネガティブな要素はなくなったかを確認します。

５、プロトタイプ体験
　出来上がったプロトタイプは、当然のようにプロトタイプ体験をしていきます。前回の部長役をしていないテーブルにチーム全体で動いて、ロールプレイをリアルに実施してもらいます。原課の職員さんが出てきているのは本当に強いもので、窓口のリアルさが半端じゃないのです、こういうところを本気でやることで、市民再度から見たリアリティやおかしな点がないかを確認することができるのです。

６、施策案・効果の取りまとめ
　ロールプレイの結果を、最初のあるべき姿、現状のギャップの確認とともに、DX施策が含まれているか、デジタル要素が含まれているかを確認します。それに合わせて、定性的価値、定量的な価値もあることを確認します。これをもって、提案書に各全ての素材は揃いました。書き写して、発表に挑みます。

７、発表
　今回の発表は、参加自治体同士の相互投票＋市場経済性を評価に入れるため、DXマネーというものを用意して、各自治体限度額5000万DXを持って、発表の結果、投資したいと思ったところに金額を投資する形としました。この形で行うことで、市場で本当に受け入れられる提案はどれなのかを見出すことができます。

下記はワークの様子です。

＜ワークショップ本体＞

＜グラレコによる振り返り＞
最後に、今回のワークショップの流れをグラレコを使って振り返ります。第１回の時と比べて、具体的で効果がわかり、周りの人たちに伝えられる仕様書＋提案書となったことがよくわかる作りとなっていました。

【第三回のグラレコ】
・担当：長岡造形大学　阿部愛加さん、黒田安寿さん

三回を通じて感じたことは、ヒートアップしてくると皆どんどん立ち上がって検討を進めるようになってくること、また、終わった時にすごく頭を使って疲れたと言ってくれることです。
楽しいだけのワークショップや、アイデアだけ出して終わらせるのではとても本当の仕事の改善には繋がりません。今回は、本当に仕事につながる形としたかったので、ガチな形で取り組みを行いました。

ちなみに、DXワークショップのアンケート結果になりますが、非常に高評価を受けております。今後、やってみたい自治体さんがいれば是非一緒にやりましょう、大変ですが必ず気づきや成長があります。

Q1、満足度　：　大変満足＋満足が　95.5%
Q2、DX取組意欲　：是非取り組みたい＋取り組みたいが　91.0%

それでは、残りの部分は GovTech カンファレンス#3の記事で行いたいと思います！