2021/10/12　会議に準備する週報が人それぞれという課題

先日、部署の会議に課題感を感じ、行動しようと決意しました。

今日が例の「進捗を共有する会」だったのですが、今日はこんな視点で会議を聞いてみることにしました。

どんな週報が報告資料として適しているのか

そもそもの報告会の目的は、情報共有を通じて、各メンバーのインプットや発見を通じて仕事を広げることです。

その資料として、週報は議論の材料として機能しなければなりません。

ですが、実際には週報のフォーマットでは部署で統一されておらず、分かりやすさが人によって異なってしまいます。

そこで、まずは主観的な視点にはなりますが、どんな資料を出すと分かりやすくなるのかについて言語化することにしました。

①得意先とプロジェクトを明確にする

週報の書き方は特に統一されていないので、設定する小見出しの形式も人それぞれになっています。

研究開発の部署なのですが、単に得意先や開発物のみを小見出しに設定している人もいれば、「（得意先）向け（製品）」「〜案件」「〜対応」と示す人もいます。

誰がどんな仕事に取り組んでいるのかを明らかにするためには、得意先（及び利害関係者）、プロジェクト名（目的と何を行なっているのかがすぐ分かるように）、すべきだと考えました。

こうすると、誰に（Who）なんのために（Why）何を（What）どのように（How）提供しようとしているのかが一目で分かり、話についていきやすくなります。

②したこと、結果、考察、今後の予定は改行して見やすく書く

上記の4項目は報告事項として鉄則と言えます。

ですが実際には以下の２つの課題があります。

まず、考察を含んでいない場合が時々見られるのが課題です。

「こんな結果が出たので今後こうします」だと、その案件に詳しい人ならスルーできますが、人によっては「なんでそのプロセス辿るの？」となってしまいます。

次に、これらの項目を4−5行の長い文章でつらつら書いている人が見受けられることです。

内容がしっかり盛り込まれていたとしても、長い文章があるだけで脳が読むのを諦めてしまったり、余分に読むための脳を使うので疲れてしまいます。

箇条書きにする、もしくはこのnoteのように改行を適宜行う等して、視覚的に見やすい週報にすることが大事なのでは、と考えます。

こうすると同時に、人の話も同時に聞きやすくなって、相手の仕事の理解が進むだろうと思います。

週報会を、いつもと違う意識で取り組むと色々思うところがある。

その意味では、（相変わらず2時間の会ですが）個人的には有意義な時間となりました。