はじめての業務効率化①（業務洗い出し～効率化手法決定まで）
働き方改革が叫ばれて久しいですが、さらなる生産性向上が求められております。
ビジネスマンの皆様には、各個人が最大限の効率化を実施し、生産性の向上が求められています。
業務効率化の専門家として、1万時間の効率化を達成した筆者が、効率化手法を紹介致します。
このnoteは、以下のような方にオススメです。
・効率化したいけど何からはじめたら良いか分からない
・日々の仕事を効率化したい
・効率化して自分の市場価値を高めたい
効率化の流れ
効率化は以下の流れで行います。各項目について説明していきます。
本noteでは、１～３までを紹介いたします。４～６は次のnoteで紹介します。
１．業務の洗い出し
２．効率化対象業務の選定
３．効率化手法の決定
４．効率化の構築
５．運用体制の決定
６．効率化手法の運用
業務の洗い出し
効率化する作業を決めるためにも、まずは業務の洗い出しを行います。
Excelシートの項目を参考に業務の洗い出しを行います。
なるべく細かい業務単位で業務の一覧を作成してください。
洗い出した業務に対して、工数（作業している時間はどの程度か）を記述して、月あたりの総工数を算出してください。
以下からファイルをダウンロードして活用ください。
効率化対象業務の選定
洗い出した業務に対して、どの作業を効率化するか判断します。以下のチェックリストを参考に選定すると良いでしょう。チェックリストの①～➃までは必須でチェックがない業務は効率化対象から外した方が無難です。⑤～⑥にチェックが入れば、効率化が特に有効な業務です。
☐①業務量が十分に多い（必須）
→月１回しかない業務を自動化しても無意味
☐②PCだけで完結する仕事である（必須）
→PCから離れる仕事が多い場合は、自動化効果は薄い
☐③業務フローは明確である（必須）
→ぐちゃぐちゃの仕事を自動化してもぐちゃぐちゃのまま
☐➃繰り返しの作業が多い（必須）
→繰り返しが多い方が、自動化が簡単
☐⑤例外作業が少ない（できれば）
→例外作業が多いと、自動化を組むのに工数要
☐⑥構築だけでなく保守担当も明確になっている（できれば）
→保守できないと後々動かなくなった時困る
チェックリストの記述例
＜業務例＞
Excelに纏めた経費情報をWebの経費精算システムに打ち込む
1人の担当が部署全員分を週１回まとめて処理している。
☑①業務量が十分に多い
→週１回部署の全員分を処理している
☑②PCだけで完結する仕事である
→ExcelとWebシステムで完結する
☑③業務フローは明確である？
→Excel⇒Webシステムで明確である
☑➃繰り返しの作業が多い
→ひたすら明細入力する作業
☑⑤例外業務が少ない
→Excelのフォーマットに入力されるので例外は少ない
☑⑥構築だけでなく保守担当も明確になっている
→運用開始前に本作業担当に引き継ぎを行い、作業担当が保守を行う
効率化手法の決定
効率化の前提の満たしていたら、効率化手法の決定を行います。
効果が実証されている効率化手法を４つ紹介します。
下にいくにつれて費用は高くなりますが、効果も高くなります。
全ての手法に共通することですが、適切に設計して構築されたツールは効果も高いですが、そうでない場合は十分な効果は見込めないということです。
そのため、有償版のRPAを導入すれば、効果が高いというものではありません。
はじめての場合は、なるべく費用のかからない方法で作業のコツを掴むことが重要です。①や②であれば無料で試せるツールがありますので、活用するのが良いでしょう。
①RPAマクロにより記録した操作を再生する
費用：無料～安価 効果：低い
②RPAスクリプトで構築した処理を実行する
費用：無料～安価 効果：中程度～高い
③ExcelVBAで構築した処理を実行する
費用：無料～安価 効果：中程度～高い
➃有償版RPAツールでRPAロボットを構築する
費用：中程度～高価 効果：中程度～高い
おわりに
本noteでは、業務効率化～効率化手法の検討方法までを紹介しました。
次回のnoteでは、具体的な構築手法について紹介します。
記事を気に入って下さった方は、宜しければサポートを御願いします！頂いた費用は、業務効率化のための活動費用に当てさせていただきます。