業務フローが書ける！魔法のカード『マジカ』の紹介

はじめに

「業務フロー図の書き方は何で勉強するのがおすすめですか？」なんてことを質問されることがよくあります。

『業務ハックをすすめるのには、まず現行業務の見える化が必要である。』

「そんなこと分かってるけど、その方法の１つである業務フロー図の作成が難しいんだよ😂 」という気持ちは私もよく分かります。

そんな方に向けて、今までにない見える化の方法について紹介していきます。

業務フロー図を書くのは難しい

改めてですが、業務フロー図を書くのって難しいですよね。

書き方を知らない方も多いと思いますし、書き方を身に着けたとして、書くためには各担当者から業務内容を聞き出すヒアリング力が必要です。
また、書けたものに誤りがないか確認してもらったり、書いたものをもとに議論を行いたい場合も多いと思いますので、他の誰が見ても読める綺麗さも求められます。
なかなか、難しい要素がいっぱいです…。

これらの難しさを解消する方法として『マジカ』というツールが存在します。このツールでは

・各担当者が自身で記述する
・記述するフォーマットが決まっている

という特徴によって、特別な知識や経験を必要とせず業務の見える化を可能にします。

マジカとは

マジカは簡単に業務フローを描くためのツールです。
「＿＿さんは＿＿をやります。」といった穴のあいた文章が書かれたカードが用意されているので、そこに自身が行っている作業内容を記述します。
このカードを作業分だけ作成し、最後にそのカードを繋げることで業務フローにが完成します。
様々な文書が書かれたカードが用意されているので、作業が繋がるようにカードを選択してください。

利用方法を画像にまとめました（↓）。見ての通りとてもシンプルです🌟

マジカの使い方を学ぶ

マジカについてはサイト内で分かりやすく説明されていますのでそちらをご覧ください。カードのダウンロードもサイトから行えます。

■マジカ！を書くと仕事の流れが見えてきます

書籍も出版されており、こちらではより詳しくカードの使い方について説明されています。

はじめよう! プロセス設計 ~要件定義のその前に

ただし、タイトルの通り「プロセス設計の方法」について説明されている書籍であり、内容はマジカの解説に留まりません。

「一刻も早くマジカ知りたいんだ！」という興味津津な方は、まずサイトを見て頂き、そこから書籍に進んで頂いても良いと思います。

マジカってすごい！

実際に作業を担当している方に集まって頂き『マジカ』を使ったことがあります。その時の私を含めた参加者感想を共有します。

思ってた以上に簡単だった
自身の業務を書き出すのはみんな得意なので、ガンガン書き進められる。他の人が書いてると自分も書かないとという気持ちになって思った以上に早く書けた。

楽しみながら出来た
担当者が集まって「こうかな？」「このカードピッタリ！」なんて、わいわいしながら進められた。カードの可愛さが丁度良いのと、感情を書くカードもあるので自然と思ってることが言いやすいのかも。

業務のふりかえりになった
書き出しながら「私がこうしとけば、次の作業楽だよね？」なんて会話がちらほら出ていた。自身のやっていることを書き出すことがそのまま、見直す機会にもなっていた。

後から読みやすい
カードに書くことによってフォーマットや粒度が一定になるので、書いていない人が読んでも分かりやすく仕上がった。

おわりに

勉強会などで今まで何度も「マジカ」を紹介することがあったので、改めこのnoteでも書いてみました！是非試してみてほしいです🌟

冒頭にあった質問は「業務フロー図の書き方の学びか方を教えてほしい。」なので、マジカの紹介では回答になっていないですよね…。そこはまた別の機会紹介出来たら良いなと思ってます！

＊ ＊ ＊

書籍を執筆しました！

このnoteでは業務フローの書き方について紹介しましたが、業務改善全般について学びたい方は↓の書籍をぜひご覧ください。
（手前味噌ですが）易しく、楽しく学べる書籍になっていると思います！

はじめてのkintone〜現場のための業務ハック入門