業務改善の方法は、「無くす」「減らす」「やり方を変える」

こんな質問をよくされます。

「利益を大きくするためにはどうしたらいいですか？」

方法は、2つです。

・売上を上げる
・業務効率を上げる

です。

「売上を上げる」ためには、

・集客をする
・顧客単価を上げる

・・・などの方法が考えられます。

一方で、「業務効率を上げる」ためには？

「業務効率を上げる」ための方法は、「無くす」「減らす」「やり方を変える」の３つしかありません。

業務を「無くす」方法

業務を無くすためには、「何でそれを行っているのか」を考え、本当にその業務が必要であるか検討しましょう。

たとえば、「上司の押印がないと受理できない」みたいな申請があったりしませんか？

必要なのは、確認してもらうことであり、押印が必要な訳ではないですよね。

業務を「減らす」方法

業務を減らすためには、「今それが必要な業務なのか」を検討しましょう。

電話は、簡単にやりとりができますが、相手の時間を奪ってしまうので、忙しい人には電話をかけるのではなく、確実に用件が伝わるようなメールを作成し、連絡をとってみるのはどうでしょうか？

ついつい関係ない話をして・・・というのも無意味なわけではありません。

ただ、時間は有限なので、

「どうすることが、ゴールへの最短ルートなのか」

を考えて行動すると、効率化ができます。

私の経験上、「打ち合わせをしましょう」というお誘いを受けたときは、「具体的にどんな課題があるか教えてください。そうすれば事前に、解決のヒントになるような事例を調べてますので」とお答えしています。

残念なことに、そう返信すると、それ以降連絡が途絶えるケースもよくあるのですが・・・

また、設備投資も「減らす」ためには、有効です。

「エクセルが固まった・・・」
「ネットがつながらない・・・」

なんて経験はありませんか？

1万円もかからずに、劇的に作業環境が改善することがありますよ。ぜひ可能な範囲で設備投資を行いましょう。

業務の「やり方を変える」方法

最後に、「やり方を変える」を検討しましょう。

人には、向き不向き、得意苦手があります。

自分のやり方に不安があるのであれば、まずは

「専門家の意見を聞いてみる」

ことが早いです。

「集客がうまくいかない・・・」
「新しいことをしたいけど、なにから始まればいいのかわからない」
というときには、自分で調べてみて、わからなければ、ひとに聞いてしまえばいいと思います。

まとめ

近年では、AIなど技術が進歩して、どんどん自動化されている業務がたくさんあります。

自動化されれば業務の「やり方を変える」「なくせる」「減らせる」ことが可能になりますよね。

そうして業務を効率化をすることができれば、新規事業への拡充などの次のステップに進むことができるはずです。

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