ビジターが来る！

ビジターと言っても、とって食べられてしまうことはありません。

初めての対応でも大丈夫！

さて、”ビジターくるから準備して”と言われた時に、上司が大体リードしてくれます。最低限必要な情報は

・その人の名前、役職と上司との関係性（部下なのか、上司なのか、はたまた上司の後任候補！？）

・今回の来日スケジュール

・来日の目的、ミーティングの予定など

・過去来日したことがあれば、その経験からの注意事項

・連絡先情報（本人に直接なのか秘書がいるのか）

さて、ここまでの情報をもらって、まず何をするのか？

１　Googleで名前検索（ある程度の経歴・専門分野を把握、特に駐日経験）

２　来日者の秘書に挨拶してフライト情報を入手

３　来日の目的から、会議設定の準備

４　過去に来日しているのであれば、記録を探す

５　過去に来日したり、他の部署の担当をしていたビジターであれば、知っていそうな人、社内の先輩などに相談（来日自体が極秘であれば難しいです）

大きく分けて、2つの側面からアプローチします：

I　移動・ホテル・食事などの側面（ロジ周りと言ったりします）II　ビジネスの側面

まずは、I　移動・ホテル・食事などの側面（これをロジまわりと言ったりします）

秘書の人と挨拶をしてフライト情報をゲットしたら、下記のことを確認します：

ホテルの手配

・会社から近いなどの理由で利用頻度が高いおすすめのホテルを仮予約した上で提案し、お気に入りのホテル（ポイントを貯めているホテル）があれば空き情報などチェックして折り返す、先方に判断を委ねる。ポイントは移動時間の効率化とホテルのレート。

・お部屋タイプ（クラブフロアじゃなきゃダメなどのリクエストがあるかもしれませんし、スイートじゃなきゃと言う方も中にはいらっしゃいます）

・家族同伴の場合、子供は同じ部屋なのか、別の部屋でいいのか、コネクティングルーム（連結できる部屋にするのが必須なのかなど）

・お部屋入れが必要か（これは上司と確認します。Welcome Letterや旅程表を部屋に印刷して入れておくべきなのか、デジタルで問題ない人なのかなど）

会議の際、飲み物は何にするか。カフェインを避ける方もいらっしゃいます。社内にハーブディーなど飲み物も常備されていればOKですが、そうでない事もあるので先に聞いておきましょう。人によっては、紅茶はこのブランドのこれ！ポットで欲しいなどと言うリクエストもあります。

・水を好むとしたら好みのブランドは？

・紅茶はアールグレイ、アッサム、ダージリン？レモンかミルクは？

・コーヒーであれば、エスプレッソ？砂糖の数、ミルクの有無は？

・カフェインを避けているのであれば、ハーブティやルイボスティ、カフェインレスコーヒー、紅茶についての嗜好をチェック

・中華系の方で、お白湯が欲しいと言う方もいらっしゃいます。

・緑茶の健康に対するプラスの効果が広まって緑茶を好む方もいらっしゃいます

次に食べ物。海外駐在する日本人で和食が食べれなくて苦しい思いをする方もいらっしゃいます。出張が長いようであれば、故郷の味を求めたりするかもですし、逆に各国の珍しい料理を食べたい方もいらっしゃいます。また、最近は、ベジタリアン、ビーガンも増えてきていますし、何らかの食事制限がある方もいらっしゃるので注意しましょう。

・アレルギーの有無（命に関わることもあるので要注意）

・好き嫌い（和食は嫌いな方もいらっしゃいますので、気をつけてください）

・宗教上の理由などで食べられないもの（ハラル系のレストランやベジタリアンのレストランなど日頃から興味を持って探してみるのも一つの手です）

・来日すると必ず行くレストラン（お寿司が好きで、毎回、久兵衛を好む方もいらっしゃいました）

・嗜好品です、最近タバコを吸う人はいませんが喫煙の有無、シガー好きかどうかなど、ご自身の上司が葉巻を嗜む方であれば、食事の後の最後の夜にシガーバーなども選択肢になるのかもしれません。これは、上司の好みと、上司とビジターの相性次第です。意気投合すると、しっとりと二人で飲んで語りたい、なんてことも出てくるかもしれません。

そして、移動手段

・空港到着後にハイヤーの運転手に待っていて欲しいタイプか、来日経験豊富であればタクシーで気楽に行くからいいと言う方もいらっしゃいます。

・ホテルからの移動についても、ハイヤー、予約したタクシー、ホテルのエントランスで自分で乗りたい人と様々です。

・もちろん、社用車を通常利用しているところはビジターにも使えるかもしれませんね

・一人だけ、ハイヤーでお気に入りの運転手がいらっしゃるエグゼクティブがいらっしゃいました。私は幸運なことに大先輩に情報を偶然いただけたので難を凌ぎましたが、そうでなければ不満な顔をされていたかもと今でも恐ろしい・・・

と言うことで、ここまでロジ周りについてお伝えいたしました。次回は、ミーティング関係についてお伝えしたいと思います。

今日も皆様、良い1日を！