見積書の自動作成テンプレート｜GAS×スプレッドシート
2024年9月に以下のアップデートを行いました。
・見積書テンプレートの変更
・入力フォーマットの書式見直し
・PDF化した見積書の発行履歴の追加
・その他、全体的なインターフェイスの見直し
以前購入していただいた方もダウンロード可能です！！
ごすけの記事をご覧いただきありがとうございます。
仕事には常にお金のやり取りが発生しています。
サービスを提供する前に先方に必ずと行っていいほど提出するのが『見積書』です。
私の会社ではスプレッドシートを使って見積書を作成しています。
今までの見積書作成の流れは以下の通りでした。
1）手動で品名と金額を入力
2）担当者とかタイトルを変更
3）PDF化
で、このプロセスで多発していたのが｢担当者変えるの忘れていた｣とか｢品名と金額ミスってた｣といったケアレスミスです。
この作業の効率化とミス低減を目的に、Google Apps Script（以降GASと呼びます）をつかって以下のことを出来るようにしました。
入力シートを作って、見積書に反映させる
事前に登録した品名･単位･単価を自動で呼び出す
ワンクリックでPDF化し、指定のフォルダに保存される
発行した履歴が別シートに記載される
記事の後半にテンプレートがあります。興味がある方はぜひ最後までご覧になってください。
機能の紹介
このツールの特徴を解説します。
特徴1：変更部分を別シートで管理
見積書で変更したい箇所を『入力シート』にまとめています。
どこを変更すれば良いのか一目瞭然です。
特徴2：登録済みの品名と金額を呼び出せる
『アイテム一覧』シートに、事前登録しておいた品名や単価をGASを使って自動で呼び出すことができます。
もちろん手動での変更も可能です。
スプレッドシートのプルダウンは標準で文字検索に対応しているので、探すのも便利です。
単位と単価はGASで作ったボタンをクリックすることで呼び出されます。
特徴3：ワンクリックでPDF化
『PDF発行』ボタンを押していただくだけで、自動でPDF化されます。
PDFの見た目はこんな感じです。
特徴4：PDFは指定したドライブに保存
特定のGoogleドライブリンク先を入力してください。
そのフォルダにPDFが発行されます。
発行後はリンク付きのメッセージが表示されます。
特徴5：見積番号が自動で発行される
お見積りの番号が連番形式で自動発番されます。
ハイフンの有無も選択可能です。
特徴6：担当者･宛先会社･宛先氏名も登録してプルダウンで選択可能
担当者、宛先会社、宛先氏名もプルダウンで選択可能です。
宛先氏名は同一同名の方がいることを考えて候補会社がプルダウン出力されるようになっています。
テンプレートの配布
この記事の後半に、私が作ったスプレッドシート･Googleフォームのテンプレートを配布しております。
興味があるかたはぜひ使ってみてください。
シートご利用の際の注意点
本シートは、ご自身で管理しているGoogleアカウントが必要です。
本シートは会社・部署で共有していただいて構いません。
無断での転載･再販･配布･共有やソースコードのコピーは固く禁止しております。
プログラムに不備や不明点があればご連絡ください。修正したシートを共有させていただきます。
本シートの書式・GAS変更をご自身でされた場合による不具合対応は受け付けておりません。シートを改造される場合はその点をご注意の上実施してください。
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