350を超える項目からえらべる総務アウトソーシングについて
オープン社内報を始めて、3か月！
いつもお読みいただいてありがとうございます。
今回は、ファシリティサービス部の「総務アウトソーシングサービス」についてご紹介します。
現在ファシリティサービス部には64名が在籍しています。(2021年11月時点）その中の多くのメンバーは、総務業務を委託していただいているお客さま先で仕事をおこなっています。そのためファシリティサービス部以外の方は、お客さま先に常駐しているメンバーとコミュニケーションをとる機会が少ないと思います。
そこで「総務アウトソーシングサービス」とは普段どんな業務をしているのかをお伝えします！
業務委託と派遣契約のちがい
まずは、「業務委託」と「派遣契約」の違いをおさらいします！
コスモスモアの「総務アウトソーシングサービス」は、業務委託です。
業務委託契約とは、アルバイト等の雇用契約とは異なり、お客さま企業から直接指示を受ける関係ではありません。そのため、契約業務の遂行が目的であり、時間、就業場所の取り決めがないのが特徴です。
お客さまの立場からみた比較表
お客さまの立場からみたメリットとデメリット
コスモスモアの総務アウトソーシングサービスの特徴
コスモスモアの総務アウトソーシングのサービス形態は常駐型からフルリモートまで様々な形で受託しています。
選ばれる理由には大きく３つの特徴があります。
① 350項目以上のサービスラインナップがあること
②サポート体制が充実していること
③オフィス構築の知見が豊富なこと
350項目を超えるサービスからお客さまのご要望に合わせてカスタマイズしています。業務は仕組化、受託項目はフレキシブル。
業務遂行するメンバーをスーパーバイザーがフォローしています。変化する中でも安定したサービスをご提供できる背景には、体制がしっかりと整っていることがあげられます。
そして何よりも30年以上オフィス構築を手掛けてきたコスモスモアだからこその強みは「働く環境を構築する知見」をご提供できることです。
常駐メンバーが作成している月次報告書やマニュアル（＊サンプル）
お客さまから委託された業務をおこないながら、実施した業務に対して月次報告書を作成しています。
報告書には委託項目に対しての工数をはじめ、お問い合わせがあった内容などもまとめています。
また、委託された業務をただ実施するのではなく、月次報告書では委託された業務に対する改善提案も継続的におこなうので、お客さまからは、とても高い評価をいただいております！
メンバーのご紹介！
今回は3名のPJリーダーにインタビューしました！
まずは1人目。大手医療系企業さまに常駐している、やまざきさん
ー前職はどのような業種でしたか？
国内の化粧品メーカーで販売職をしておりました。
ルミネなどの商業施設で店頭に立ち、お客さまへ施術・販売をおこなっていました。
ー休日は何をやっていることが多いですか？
友人とランチ、昼からお酒を飲む（磯丸水産）、スーパー銭湯、引きこもってアニメを見る、などです。
ーお客さま先で何をやりがいに感じますか？
① お客さまから「ありがとう」と言っていただけること
何か業務でお手伝いさせていただいた際に、「いつもありがとう」や「モアステーションさんがいてくれて助かる」等お声がけ頂いたときに自分たちの業務に対してやりがいを感じます。
② チームメンバーの成長
私のチームは8名体制のPJで、その中でリーダーを担当させていただいております。
リーダーをさせて頂く中で、業務に対してメンバーから相談を受けることが多く、問題や困難に直面した際に、メンバーの成長を感じた時にやりがいを感じます。
新人着任時も初期はリーダーが引継ぎやフォローをしているため、新人時代からの成長を感じ嬉しく思います。
ーお客さまからどのようなことを求められていますか？
最もお客さまから求められていると感じることは、業務改善です。
特に工数削減に繋がる業務改善提案はお客さまからの反応も良く、
採用いただくケースが多いと感じております。
受託して間もない業務は総務さまのほうでなかなか業務整理に手をつけられず、コスモスモアで対応を開始するケースも多いため、改善ポイントを見つけ出しやすく、業務改善につながるものが多いです。
最近ではお客さまからぜひコスモスモアにて改善提案を考えてほしいとリクエストをいただくこともございます。
2人目は、大手不動産企業さまに常駐している、いちかわさん
ー前職はどのような業種でしたか？
新卒から3年間、セレクトショップで販売スタッフをしていました。
1年目～2年目ははショップのブログ担当や、インフルエンサーなどしていて、最後の1年間はレディースリーダーを担当していました。
内容は、商品の売れ行きの分析をおこない、次週の売り上げ達成に向けて商品売り場・販売方法の立案と実施です。
ー最近ハマっていることは何かありますか？
韓国ドラマにハマっています。
また天気がいい日はサイクリングなどします。先月は土日の二日間で合わせて70キロ走りました！
ーお客さま先で何をやりがいに感じますか？
簡単なお願いから、難しい課題まで依頼をいただく窓口なので、
従業員の方から、ありがとう！と安堵のある笑顔で感謝された時は、ほっとしますし、やりがいを感じます。
前期では、1フロア増床に伴うレイアウト変更がありましたが、
2か月間総務さまと情報を密に対応したことにより、納期遅延やミスなく無事に終えた事です。
ーお客さまからどのようなことを求められていますか？
総務（会社）の窓口として、気持ちの良い受け答えと、従業員へ寄り添った対応を求められます。
難しい依頼があっても断るのではなく、できる限り希望に沿ってあげれるような行動とご提案を心掛けております。
ーどのような業務に対応していますか。
・従業員のお問い合わせ窓口
・宅配便や郵便業務
・貸し出し備品や事務消耗品の管理・払い出し窓口
・請求書処理
・組織人事編成対応業務
・オフィス業務
・車両管理業務
・通信対応業務
・シーズン対応業務
・受付業務（再委託）
などです。
3人目は、ショートワーカーでPJを兼務している、しらいしさん
ー前職はどのような業種でしたか？
アパレル販売と不動産会社の事務です。
ー最近ハマっていることは何かありますか？
引越しを控えているので、写真共有アプリでおしゃれなインテリアの画像を見るのにハマっています。
ーお客さま先で何をやりがいに感じますか？
自分たちだけでなく、従業員の皆様にとっても効率的に作業できるような改善提案をおこない、総務さまからお褒めの言葉をいただくととてもやりがいを感じます。
ーお客さまからどのようなことを求められていますか？
従業員のみなさまが過ごしやすい環境作り、正確かつスピード感のある対応を求められています。
ー１日の仕事の流れをおしえてください。
午前：メールチェック、社内美化、郵便/宅配仕分け、社内申請確認/承認
午後：午後便の郵便/宅配仕分け、社内申請確認/承認、備品発注、
郵便差出、ベンダー対応
のような感じです。
さいごに
今回はファシリティサービス部のご紹介でした！
今後もお客さま先に常駐している方や、現場事務所に直行直帰している方をご紹介していきたいと思っています！
最後までお読みいただきありがとうございました！
本日の書き手：マーケティング統括部 なかむら