時間管理のマトリクス 重要度✖️緊急度
おはようございます。
本日も、キャリア・ポートレートコンサルティング代表、村山昇さんの著書『働き方の哲学』について、noteにアウトプットしていこうと思います。
本書で紹介されていた守破離について、前回アウトプットしましたが、それ以外にも頭に留めておかねば！と感じた内容がありますので、別の記事として書いていきます。
怠惰な多忙
「怠惰な多忙」という言葉、個人的にずっしりときました。本書では以下のようにこの言葉が紹介されていました。
ストア派の哲学者ルキウス・アンナエウス・セネカは、そのような状態を「怠惰な多忙」と呼び、こう書いています。
「われわれにはわずかな時間しかないのではなく、多くの時間を浪費するのである。人間の生は、全体を立派に活用すれば、十分に長く、偉大なことを完遂できるよう潤沢に与えられている」（「生の短さについて」より。）
会社員として企業で仕事をしている多くの人がそうだと思うのですが、日々多忙で業務に追われる毎日を過ごしています。
私も例に漏れず、日々業務に追われていて、ただ目の前の業務を進めることだけに必死になってる時間が多いです。
ただ、日々追われている業務のうち、どれくらいが根本的に意義のある仕事なのでしょうか。自分の実施している業務を分解すると、ほとんどが定型の処理的な仕事であったり、過去から変わらずに担当者が変わるだけで繰り返し同じような検討がされている仕事内容なのではないでしょうか。
80対20の法則は有名な話で、80の成果は20の活動によって生成されるというようなことを言われていますが、本質的には同じようなことを言っているのだと思います。
時間管理のマトリクス
上記の「怠惰な多忙」と言われる問題に対して、本書では以下のように時間管理のマトリクスを使うことで管理することが紹介されています。
”怠惰な多忙”の罠に落ちないために、時間を4つのマトリックスに分けて管理せよと提言するのが、スティーブン・R・コヴィーです。
コヴィーは、忙しい最中でも第Ⅱ領域にきちんと着手することで、結果的に第Ⅰ領域に振り回されることが少なくなってくると言います。「なぜなら、あなたは問題の根っこに働きかけているのであり、問題が発生する以前に、それを防ぐ活動しているからである。
第Ⅰ領域：重要✖️緊急
第Ⅱ領域：重要✖️緊急でない
また、本書の中では、それぞれの業務の例として以下が挙げられています。
第Ⅰ領域（重要✖️緊急）の業務の例
・締切のある仕事
・クレーム処理
・切羽詰まった問題
・病気や事故
・危機や災害
第Ⅱ領域（重要✖️緊急でない）の業務の例
・人間関係づくり
・健康維持
・準備や計画
・リーダーシップ
・真のレクリエーション
・勉強や自己啓発
・品質の改善
・エンパワーメント
例を見ればわかるように、第Ⅱ領域の業務を進めることによって、第Ⅰ領域に分類される業務が減ること、もしくは緊急ではなくなることがイメージできます。
多忙な仕事生活を送っていると、つい第Ⅱ領域の業務は後回しにして結局やらないということが多くなるのですが、一度足を止めて、根本的な課題解決になるような仕事に少しでも多く手をつけていけるように仕事の優先順位を決める、また必要に応じて関係者に相談して実施する仕事が第Ⅱ領域の割合が多くなるように、進めていこうと思いました。
みなさんも一度足を止めて、自分が持っている業務がどの領域にどれくらいの割合で分類されるのかを確認してみてください。
そして、第Ⅰ領域に分類された業務が、第Ⅱ領域に分類できるような根本解決となる業務によって長期的にみて業務量を減らすことにつなげられないか。という考え方をしてみてください。
それでは。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？