【雑記】情報共有の効率化

おはようございます。

中堅社員あるあるなのかもしれませんが、関わるプロジェクトが大きくなると、関わる範囲が大きくなります。そうすると、自分が検討した結果や意見を周りの人に共有する機会が圧倒的に増えます。

情報共有の方法としては、基本的にはパワーポイントでスライドを作成して、会議を設定して口頭で説明するというのが一般的だと思います。

私もそのような方法で各関係者に情報共有を行なっているのですが、今関わっているプロジェクトがかなり規模が大きいこともあって、情報共有の資料作成に莫大な工数を取られてしまっています。

これをなんとか解決できないかなと思って、note記事を書きながら、ネットでいろいろ調べてみようと思いました！

1．現状の整理

私は今、複数の関連部門と関わる、結構大きめなプロジェクトにアサインしてもらっています。

その中で、主にソフトウェアの上流工程の設計業務を行なっているのですが、自分自身で検討する時間よりも、圧倒的に関係者にレビューを受けたり、下流工程担当者への状況共有と認識合わせをすることに時間を取られています。

ソフトウェアの上級工程設計を任されるようになると、検討した要件や仕様について、レビューを含めて以下のようなメンバーに共有することになります。

・チームの意思決定者（レビュー）
・実装チーム
・テストチーム
・GUIデザインチーム
・関連部門メンバー

今思いつく限りの関係者を挙げただけでも5種類の関係者がいます。それぞれの立場の人が、それぞれの観点で私の検討結果を見ますので、それに合わせてそれぞれ別々の資料を作成して情報共有しているのが現状です。

また、特に要件定義の段階では、チームの意思決定者と関連部門メンバーに繰り返しレビューを受けていくことになりますので、要件がアップデートされるたびに、資料を作り直し、説明することになり、これがなかなか骨の折れる作業なんです。。

2．効率的な情報共有をするために

要件設計の結果を関係者に情報共有すること自体は必須の作業になると思いますので、いかにこの作業を効率的に実施できるかを工夫しなければなりません。

世の中で、この作業を効率化するためにどのような手法が取られていたりするのか、ちょっとネットで調べてみました。

が、調べ方が下手なのか、あまりピンとくる記事は見つかりませんでした。。

自分なりに考えた結果、大きく以下2つの方法を試してみるのはどうかと思っています。

①説明時の会議を録画する
②資料作成能力を磨く

①説明時の会議を録画する

最近はWeb会議ツールが発達したこともあり、会議を録画して残すことができるようになりました。

基本的に情報共有やプレゼンの鉄則として、聞く側の立場や観点によって、同じものでも説明資料は変えていくのですが、同じ説明内容で済む場合は、1回だけ録画してそれを見てもらえれば済みます。

自分が口を動かして説明しなければならない時間を減らせるかなぁとは思います。

ただ、動画データって結構重いので、社内サーバーの大容量化が遅れている会社なんかはまだ対応できないかもしれないです。

私が働いている会社も、共有サーバーの場所によっては数GBしか容量がなかったりするので、動画データを蓄積するのは難しいというところが、遅れているなぁと思ってしまいます。

②資料作成能力を磨く

先ほども話しましたが、聞き手によって資料の内容や説明方法を変えるような対応は省略できないかなと思っています。

なので、1人で資料作成する時間を減らすために、作成能力を磨くのも一つの手かなと思っています。

パワポならば、ネットやYouTubeで調べればショートカットや見やすい資料のフォーマットやノウハウなどが山ほど転がっています。

まずはそこら辺を漁って、自分なりの資料のフォーマットを決めてしまえば、少しは資料作成も効率化できるかなと思っています。

毎回同じフォーマットで説明できれば、聴く側もフォーマットに慣れて理解しやすくなるのかなとも思いますし。

こんな感じで、目の前の道が開けるような解決策は見つかりませんでしたが、まずは自分が思いついた細かいところから実践してみて、進めていく中で何か良い手法やノウハウが見つかったら、またnoteにアウトプットしていこうと思います。

それでは。