議事録はシンプルに必要なことだけ書く
おはようございます。
最近大学時代の友人がメーカーからコンサルへ転職しました、ちょっと飲みにいく機会があったので、メーカーとコンサルの一番の違いは何かと聞いたところ、そもそもの仕事の進め方がうまく、早いところだと言っていました。
また、その時、コンサルの人はここに書いてあることを本当時そのまま実践していると勧められた本が『コンサル1年目が学ぶこと』という本で、私も過去に読んだことがあったのですが、内容がかなり薄れていたのでこの機会にと読み返すことにしました。
改めて読み返すと、自分が実践できていないポイントがいくつもあり、kindleで読んでいるのですが、マーカーだらけになりました。
その中から、1つずつテーマを取り上げて、アウトプットします。まずは1年目社員として誰もが通る「議事録」について、改めて、自分が今書いている議事録に足りていないところを見つめ直します。
本業の方では他部署や他チームとの会議が明らかに増えてきており、会議の時にしっかり議事録を残して同じ認識を持っておくことの重要性を感じていたので、議事録についてnoteにアウトプットしようと思います。
1．なんのための議事録か
議事録とは、
1 決定事項、確認事項を書き、関係者に確認し、決定するためのもの
2 決定事項を書いて、後日のための証拠に残すためのもの
決まったこと、確認したいことを、簡潔に書いて、関係者に流し、間違いがないか確認してもらって、決定とする。
まず本書では、議事録を何のために作成するのかが書かれていました。
新入社員として部署に配属されると、まず会議のたびに議事録を書かされることが多いでしょう。その時に先輩から言われることは、「議事録を書くことで、会議の内容を振り返る。わからない単語や内容を後から先輩に聞けるようにする。」でした。
なので、私の場合、議事録を書くのはチームのためというよりは、自分がわからないことを後で先輩に聞けるようにするため。という教えられ方をしていました。
そのこともあり、2年目くらいからは会議で議事録を書くことはほとんどなくなり、今は意思決定の会議の際のみ、議事録というか、決定事項のみをメモしておいて後で全体に連絡するという形をとっています。
議事録を会議後に全体に発信しても、それを見返してくれる人もあまりいないというのが私が働いている現場の実情になりますね。。開発の社内プロセスとして定義されている正式な会議の場合のみ、正式な議事録を残して会議後に発信、問題なければ文書を残しておくというようなことをしているくらいです。
会議の際の決定事項やアクションアイテムは、担当者に任せられていて、どこかで一元管理されているわけでもなく、上位者も正確には把握せずに担当者次第となります。
そのため、ある会議で未確定事項として保留となっていた課題がそのまま放置され、時間が経ってから忘れていたことに気づくというような事象が起こります。しょうもない問題ですし、課題をしっかり管理していれば防げることであるのは間違い無いです。
議事録は会議で決まったこと、決まっていないこと、をはっきり文書化し、関係者間で認識の齟齬が起きていないことを再確認するためのツールであることを再度理解しました。チームとして仕事をする上で認識の齟齬は自分が思っているよりもかなり多く発生することは感覚としてありますし、議事録というツールをつかってそれを防ぐ必要があると再認識しました。
2．議事録に盛り込むべき項目
・日時
・場所
・参加者
・本日のアジェンダ（論点・議題）
・決まったこと
・決まらなかったこと（次に持ち越したこと）
・確認が必要なこと
・次回に向けてのTODO（誰がいつまでに）
以上の項目が、議事録に盛り込むべき項目として、本書で挙げられていました。この中でも最後の4項目が特に重要だということです。
私が今まで作成してきた議事録は、「決定事項」として最後の4項目を全てまとめて書いていました。また、決まらなかったことも書くというのは見落としがちですが、とても重要で、せっかく会議を行ったのに課題が曖昧なまま放置されてしまうことに繋がると思います。
上記の項目を見出しとして会議開始前に議事録に書いておけば、記録に残しておくべき項目がはっきりしますし、忘れ去られてしまう課題をなくしていけるかなと思いますので、実践してみます！
チームで仕事をしていて、最も大きな課題として感じているのが、担当者の匙加減で忘れ去られてしまう課題が出てきてしまうことです。会議で議論した内容・決定事項や要検討事項がどこかで整理されて管理されるということがないので、それらをしっかりアクションアイテムとして取り組むかどうかは担当者に委ねられてしまうのです。
私としては、会議のために議事録で決定事項や未確定事項、アクションアイテムを記録として残し、それらをタスクごと、もしくはチームメンバーごとにどこかで一元管理するようなルールを作るのも有効な手段なのでは無いかと思いました。
また、議事録担当者になった時には、会議で議論された内容について一言一句逃さないように発言集として残すように頑張っているのですが、上記の項目さえはっきりしていれば不要な記録であるように感じますし、本書でもそのように書かれています。
ただし、どのような議論の流れでその決定が下されたかの背景を後から思い出すのにも議事録を使っていきたい気持ちもあります。その時は補足事項として、キーパーソンの意見や、簡単な経緯をまとめておくことが薦められています。決定事項・確認事項・TODOに影響を与えた発言のみ、取捨選択して記録として残すのが無難であり、程よいさじ加減なのではと感じました。
議事録について、重要性とどういった項目が書かれているべきかの再確認をすることができました。
今日から、仕事で実践していこうと思います。
それでは。
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