観察が大事?!創造性を支える整理整頓術〜グラグリッドオフィス紹介① 〜

みなさんこんにちは、ぐらぐりです。
気持ちのいい季節になってきましたね。ちょっとした休憩の時に恵比寿を歩くと、とても気持ちがいいです。

さて、今日はぐらぐり君が行く！ということで、ぼくやねえさんたちが働くオフィスをご紹介します。
CCO（Chief Cleanliness Officer ）こと、お掃除番長 玉田のねえさんが立ち向かっていったブラックボックス化した白い巨塔はどんな風に生まれ変わったのでしょうか？
（CCO便りも合わせてご覧ください）

早速オフィスの中へ

お、ブラックボックス化していた白い巨塔がそびえていますね・・・。
玉田のねえさんに話を聞きたいと思います。

玉田CCOの導きにより、中をのぞいてみました。

じゃ〜〜〜〜ん！！！！
おおお〜〜〜〜！あの白い巨塔がこんなにもスッキリ片付いている！

↑白い巨塔時代はこちら。

こんなにキレイに整理整頓されたのですね！！！すごいです！
整理整頓をする時に、どんな工夫が玉田CCOにどんな工夫があったのか、ぼくも興味津々なので、早速インタビューしてみました。

-- 準備時の最大の課題は動線だった

ぐらぐり君：　CCO、よろしくお願いします！
さっそくですが、そもそもなぜ整理しようと思ったんですか？

玉田：　ぐらぐり君、いい質問ね！
グラグリッドのメンバーはみんなすごく忙しくて、全国各地を飛び回っています。全員揃ってオフィスにいることは少ないです。
そんなみんなは、ワークショップの前日には必要なものを準備しているのですが、準備にすごく時間がかかっていたのです。
わたしはなんで準備に手間がかかっているんだろう？と疑問に感じました。

そこでよくよく観察してみると、以前のオフィスでは必要なものが散りばめられて収納されていて、まさに宝探し状態だったんです！
ペン類はセキュリティーエリア、ふせんはミーティングルームのクローゼットの中や出しっ放しになっている・・・。必要なものたちがバラバラの場所にありました。
そう、動線がぐちゃぐちゃだったんです。

この状況は良くない・・・探す時間を簡単に短縮できるにはどうしたらいいのだろう？と考えていたところで目についたのが、クローゼットだったのです！
使用頻度の高いものや、ワークショップで必要なものが、近い場所または同じ場所に収納されていることでワンストップで準備ができる！しかもいっぱい入る！！！
ということで、クローゼットの中を整理整頓することにしました。

-- CCOの前に立ちはだかる白い巨塔・・・

ぐらぐり君：　なるほど・・・ぼくも整理整頓前のオフィスの状態を知っていますが、確かに準備に時間がかかっていました。
玉田CCOが目をつけたクローゼットの中って・・・こう、混沌としていたというか・・・。

玉田：　ふふふ、そう！そうなのよ！
白い巨塔時代のクローゼットは、使用頻度の高いもの・低いもの、日常的に使う・使わないものが、とにかくなんでも吸い込まれていました。

なぜなんでも吸い込まれているのか・・・さらにみんなのことを観察して、原因を突き止めました。
とりあえずクローゼットの中に突っ込む、という現象が起きていたのです！！！

ぐらぐり君：　なんと！

玉田：　帰って来て片付ける間も無くオフィスで仕事をして、また次の現場に出向いて行く。だから似たもの同士のところに仕舞ったり、クローゼットに突っ込む。
この状態ですと在庫がどれだけあるのか、使いかけのものはどのぐらいあるのかが把握できないですよね。
見つからないからまた新しいものを注文し、結果的に在庫過多になってしまう。そう、悪循環です。

わたしはみんなに準備の手間をかけて欲しくない。
クローゼットの扉を開けたら、どこに何があるか？を把握でき、準備が済むという状況をつくりたかったんです。

-- いざ整理整頓開始！

玉田：　整理整頓と言われてイメージされるのは、不要なものを捨ててスッキリしたら、新たに整理用のボックスを購入して、また収納しますよね。
今回は、新しいものを購入せず、オフィスにあるものを活用して整理整頓しました。

玉田：　例えばこれ。棚の背が壊れていたので粗大ゴミに出そうとしていました。
ですが、背を補強すればまだまだ使える！ということを発見したのでこの棚も活用することにしました。
細かいグッズもスッキリと収納できます。

-- 快適に、使いやすく、把握できる。
ユーザーに寄り添った収納設計

ぐらぐり君：　棚の再利用や、どこに何があるかを把握するための工夫が素晴らしいですね！
今回の整理で工夫した点や、ポイントなどを教えてください。

玉田：　ぐらぐり君、興味津々ね！紹介したいポイントはたくさんあるけど、その中でも3つ厳選して紹介していくわね。

1：個別の持ち出しセットを新たに用意

ぐらぐり君：　このクリアケースはなんでしょうか？

玉田：　これはワークショップや、打ち合わせなどで外出するときに一人1つ必要なものを詰めて持ち出せるセットです。
例えば、和田さんはA4サイズのクリアケースにA5のコピー用紙とふせん、修正シール、マスキングテープを入れていますね。

玉田：　対して小野さんはA5サイズのソフトケースにペン、A5コピー用紙、修正シールなどを入れています。

玉田：　小野さんは、とにかく荷物がかさばるのはイヤだから、コンパクトに持ち出したい。だからこの小さめのソフトケースを選んで使っているのよ。

ぐらぐり君：　それぞれのこだわりを持つねえさんたちにとって、これは嬉しい工夫ですね。

玉田：　そうなの。みんな現場によって使うものや、必要なものもバラバラ。
道具の使い方や、自分が持って行くものにこだわりを持ってる人たちだからこそ、使い勝手の良くてすぐに持ち出せるセットを用意しました。
これがあれば、さっと取って準備完了できるし、帰って来てから元の場所に戻しておけば片付けも楽チン。
また次の現場に行く時も、すぐに準備完了できて、準備の手間が省けるようにできるようになりました。

2：ふせんを1ヶ所に集合！

ぐらぐり君：　ふせんの在庫がたくさんありますね！

玉田：　グラグリッドではふせんを日常的に活用しているのでミーティングルームや、個人の机の上に常に置かれています。
しかし、使いかけのふせんや、新品のふせんがオフィスのあちこちの場所に収納されていましたし、同じ色のふせんを探すのも一苦労・・・。
そこでふせんエリアをつくり、一ヶ所に集めスッキリと収納しました。

ぐらぐり君：　ワークショップで大量に同じ色のふせんを使うとき、見つからずオフィスの中をあちこち探し回っていましたね。

玉田：　そうだったわよね。
今ではここを見れば在庫も、使いたい色もパッとわかるようになったし在庫も一目でわかる！

3：使いたいものを選んで、すぐに取り出せる

ぐらぐり君：　うわ〜！コースターがたくさん入ってます！

玉田：　すごくびっくりしてるわね！
グラグリッドには顔が印刷されたコースターや、無地のコースター、無地でも形違いのものなど、いろんな種類のコースターがあります。
ワークショップでも大活躍している一品！

以前までは、両面無地のコースターを使いたいのに見つからない！もったいないけど、顔が印刷されたコースターの裏側を使おう・・・っていうことが多々ありました。
印刷して作ってもらったコースターが無駄になってしまうし、必要な時に足りない！なんて自体も起こってしまう。
これってもったいない！

なので箱の中を見て、使いたい種類のコースターを選んで、必要な枚数分を取り出せるしすぐにわかる。そんな仕組みに変えました。
これでオフィスの中を捜索することは不要に！

-- みんなが快適に、余計な時間をかけず活動してほしい

ぐらぐり君：　たくさんの工夫や、想いが詰まった整理整頓でしたね。

玉田：　ぐらぐり君、ありがとう！
わたしはとにかく、みんなに余計な手間や時間をかけてほしくない。
クローゼットの扉を開ければ、どこに何があるか、わかるようにすることでワンストップで準備が終わるようにしたい。
そんな想いで整理整頓をしました。

普段使うものの使い勝手がよくなるだけでも、無駄なストレスは無くなるし、環境も良くなる。
働く満足度も上がっていくわよね。

ぐらぐり君：　ちょっとしたことですが、ホント大事ですよね。
玉田CCOありがとうございました！

ぐらぐり君の編集後記

整理整頓されたクローゼットの中を見た時、ねえさんたちは大喜びしていたのが、とても印象的でした。

そもそもなぜ使い勝手が良くないのか？動線がよくないのか？
普段のオフィスの使い方、行動をしっかり観察し、原因を見つけたうえで、どう改善したら快適な体験につながるのか？
そんな目線でクローゼットの中をデザインしてくれました。

実際に準備の時間が短縮され、帰ってきた後も使ったものは元の場所に戻す、キレイにする、いい状態を保とう、という循環が生まれています。

「オフィスの乱れは、心の乱れ！」「心の乱れは、仕事の乱れ！」

みなさんも日頃のちょっとした気づきや、整理整頓が働く環境を変えて行けるといいですね。

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あ、あともう一つ。
ぼくはこの顔が印刷されているコースターの使い方が気になります。

どんな風に使うのかを聞いてみましたが、玉田のねえさんは、にこにこしながらこんなことを言っていました。

「それは次回、小野さんに聞いてみて。コースターの使い方の他にも、わたしが気になった文房具についても紹介してくれるって言ってたわよ。」

なるほど・・・。
他にもクローゼットの中には、グラグリッドの秘密が隠されているようですね。

次回、「クローゼットの中に眠る秘密を探る」
お楽しみください！