【ジラーフ流仕事術】⑤会議・資料作成のコツ（1617 文字）

①会議のコツ

🦒会議は事前準備で決まる
　「とりあえずみんな集まって相談しよう」と言ってませんか？そうして会議の場で初めて参加者が考え始めるようでは時間の無駄です。主催者は会議で何を決めるかを決めてそれに必要な人だけに参加要請しましょう。そして、事前に参加者に目的と決めたい事、準備して欲しい事をを伝えておけばすぐに議論して結論を出すことができます。

🦒会議は目的とゴールを明確に
　誰がいつ何をどのようにするか決めるのがが会議のゴールです。会議の後にこれが不明瞭であれば会議は失敗です。会議をするにあたって目的とゴール（誰がいつ何をするか）を確認してから議論に入りましょう。

🦒会議日程の決め方
　メールで「いつがいいですか？」と一斉配信してませんか？そうすると多数の返信メールが溢れてややこしくなります。伝助などのサービスを使って決めるのが効率的です。もし、社外サイトを使えない場合は、候補の日時を３つほど挙げてメールしてそこから選択して返信してもらいましょう。
【伝助】
http://www.densuke.biz/event

🦒会議の上手な進め方
　①冒頭で目的と議題を明示する②決めたい事を最初に言う③議論をホワイトボード上で整理しながらリードする④偉い人は呼ばない。こうすれば「あーだ、こーだ」と話が迷走したり、何も決まらないとか、声の大きさや上司の一声で決まるような事を抑制できます。

🦒会議では資料を配らない
　資料は印刷したら負けです。データで事前に配信しておき当日はプロジェクターや大画面モニターに映してしましょう。紙は印刷、配布の手間、コピー代、廃棄の無駄です。

🦒会議の議事録は必ず取る
　会議した事で満足していませんか？人間忘れますし自分に都合よく解釈します。そのため後々の揉め事を避けるため、簡単でいいので決定事項を記載して出席者に配信しましょう。司会をしながら取るのは難しいので誰かに頼みましょう。

🦒議事録にWORDは使わない
　メール本文に手短に決定事項、誰がいつまでに何をするかを書くことです。添付ファイルは開いてもらえません。また、印刷して配るのもやめましょう。紙の無駄です。※社内文化にもよります。

🦒資料・議事録の配布先の使用環境が分からない場合
　使用環境・ソフトが決まっていればそのままメール等で送信しても構いませんが、不明な場合は元資料と資料をPDF変換したものの両方を送付しましょう。

②資料作成のコツ

🦒作成年月日と自分（作成者）の名前を必ず書く
　後日、資料を見た際、今年なのか去年なのか分からない資料は役に立ちません。また、作成者が書かれていなければ質問したいときなど誰に聞けばいいか分からないからです。

🦒書き始める前に全体の構成をイメージする
　いきなり書き始めるとダラダラと長くて何が言いたいか分からない資料になりがちです。最初に何を書き、どのような説明をしてどのような結論を何ページにまとめるかをイメージしてから書き始めましょう。

🦒資料は重要なことだけに絞って簡潔に
　目的に合わない内容は思い切って削除して必要なことだけ資料に記載しましょう。特にPowerPointなどのプレゼンソフトで作成するとあれもこれも入れてしまってページ数が膨大になりがちです。内容にもよるので一概には言えませんが、プレゼンソフトの場合、精々５～10ページ以内、もしくは発表時間（分）の倍以内のページ、Wordなどの文書作成ソフトの場合、１～２ページにまとめるのが良いでしょう。

🦒口頭での補足説明が不要な資料を作成する
　資料を出すときは補足説明していませんか？補足説明が必要な資料は不完全と言うことです。資料、申請書、承認依頼、稟議書などを出すとき補足説明しない前提で承認者が分かるようにまとめることです。なぜなら、配布、回覧されるときに補足説明できないからです。これはオンラインで処理する資料でも同じです。

続く…