ギフトパックのテレワーク仕組み

創立してから常にテレワーク制度を続いてきたギフトパック

2020年、新型コロナウイルスの影響より多数な企業さんはテレワークの道に乗り始まりました。
心地良い場所で仕事できることはとても理想的なことです。自由な環境で自分が好きなことを集中し、より成果が出せるのは人々が求めていることです。
ギフトパックもこんな仕事環境を作りたいです。テレワーク制度はギフトパックのコアの一つ大事なことです。テレワークの仕組みをシェアする前にテレワークにした原因をシェアさせていただきます。
私は、エンジニアとして社会人になって、プロダクトデザインをやってきました。集中しないと、仕事がうまく進められないという心得があります。
グーグルからも仕事が一旦中断されましたら、仕事モードに切り戻すまで23分かかるというレポートが発表されました。ですが、私の経験で回復の時間はもっと長かったです。
私にとってエンジニア、デザイナーは、生産性が最も高い時間はすごく静かな深夜です。その時、頭の回転が早くて仕事の効率も良くなっていました。
一人一人、効率の良い時間帯が違うということを認識しました。
誰でも自分の潜在能力を最大限に発揮できる時間が必要です。
I T テクニックとオペレーションがコア業務になっているギフトパックはこの考えを持って、100%リモートの仕組みを立ち上げました。
良いところもあり、悪いところもあります。
以下の記事でギフトパックのテレワーク文化を詳しく説明させていただきます。この経験記事を見た皆さんにお役に立てれば、良いかなと思っています。

理想と現実のギャップ
メリット：
1、 自由な仕事時間と自由な仕事場所
2、 通勤コストがなくなって、生産性が高くなる
3、 上司と同僚からの圧力が小さくなる
4、 ライフクオリティの向上

デメリット（チャレンジ）：
1、 チームのコミュニケーションが取り辛くなる
2、 仕事をサポートできるソフトウェア
3、 高い自律性
4、 個人の心理状態の管理

24時間働いているライフスタイルになってしまうかもしれません。決して全員が慣れる生活ではありません。プライベートに変化が起こします。
業務はスムーズに遂行できるために、ギフトパックは初めてからいくつのソフトウェアと管理制度を導入しました。色々なツールを変えて、毎日新しいことを試してきました。
以下、現在ギフトパックが使用しているソフトウェアと理由を説明いたします。

1、 Slack（https://slack.com/intl/ja-jp）
ギフトパックが始まった時に、たくさんの企業はLineやWechatを使って仕事のグループを作っていました。ですが、そうするとプライベートと仕事が分けられなくなってしまうと思っています。ライフバランスが崩れます。メッセージとシステムの統合もできませんでした。たくさんの仕事プラットフォームを試しましたが、最後はSlackを使用続けていることを決めました。
原因主に三つあります。
① カスタマイズできること
私たちはカスタマサポート、注文管理システム、統計報告、問題報告などを全てSlackに統合しました。Slackだけでも会社の全体状況をある程度把握できます。
② 他のサービスパートナーが搭載されていること
簡単に色々なサービスが使用できますので、探すコストもなくなります。
③ 人に優しい
テレワークにとって最も大事なのは、会社文化の構築です。文化は人と人とのつながりから生まれます。Slackでたくさんの機能は人間性を考えて開発されました。ギフトパックと同じようにI Tの暖かさを感じられて、ただのコミュニケーションツールではありません。

Photo by Scott Webb on Unsplash

2、 Notion（ https://www.notion.so）
ギフトパックが起業した際にはGoogle DriveとDropboxを使用していました。Google Driveはデータ保存のため、Dropboxはファイル共同編集のため使っていました。会社の成長と共にデータ量が大きくなっています。データサイズが大きくなっていることでDropboxが使いにくくなりました。色々なツールを探して、Notionを見つけて驚きました。従来のデータ保存方法と共同編集の仕組みが生まれ変わりました。管理しやすいし、デザインもわかりやすいです。ネットワーク上にもたくさん評判がありますので、ぜひ調べてみてください。

3、 MeisterTask ( https://meistertask.com )
タスクのマネジメントについて、ギフトパックは「看板管理」方法を実施しています。速やかに全員が動けるように一目で進捗をわかることを大事にしています。各タスクに詳細も記入できますので、最善なサポートもできます。
人気ある Trello も試しましたが、MeisterTaskの方が好きでした。
ギフトパックのチームメンバーは若いですので、管理経験と考えが正直に足りません。
「タスクはうまく完成したのに、タスクボードに書かなくてもいいじゃないか」という考えはよくあります。
メンバーが増えていて、皆さんに業務を共有することはとても大事ですが、最初はうまくできませんでした。5回試してから、やっと管理の仕組みと習慣が育ってきました。今から考えてみると、仕方がないかもしれません。説明できなかった時もありますので、本当にメンバー自分で経験して、管理ルールと共有の大事さがわかるようになりました。
また、エンジニアの方で Github を使っています。それぞれのCodeにコメントができますので、とても管理しやすいです。

4、UberConference ( https://uberconference.com/ )
オンライン会議ツールはいつも話題です。ギフトパックはZoomのファンでした。機能として、Zoomは最も良かったです。セキュリティーのところで問題が発生してとても残念でした。そのため、私たちはUberConferenceに変えました。大きな問題はありません。日本語もサポートされて、グーグルカレンダーに連携もできます。簡単に使えます。ツールを変える壁もあまりありません。

Photo by Gabriel Benois on Unsplash

5、Miro ( https://miro.com/mind-map-software/ )
Miroはアイデア発想のためを使っています。全員がテレワークのため真正面にアイデアを考えることができません。デザインを学んだ皆さんがご存知していると思います。デザインする際に自分の考えとロジックがあって、効率的にデザインできるために沢山のチャートと図が必要です。ロジックを書かないといけません。Miroの導入で、自分のロジックをシェアでき、アイデアが生み出します。

6、Crisp ( https://crisp.chat/en/ )
ウェブサイトを持っている会社にオンラインカスタマサポートシステムはよく搭載されています。市場にあるツールを比べた後、Crispを選びました。
Crispを選んだ原因は携帯でも回答できるだけではなく、各チャンネル（Line、Facebook、Twitterなど）のメッセージも統合できます。作業工数が大幅に節約できます。
TwilloのSMSを通じて自動的にメールとSMSを発送できます。顧客のリテンションレートが上がります。

7、OpenPhone ( https://www.openphone.co/ )
最後は電話のことです。基本的に企業は代表電話がありますが、オフィスに行けなかった時に多少影響されます。ギフトパックはOpenPhoneで電話を申し込みました。メンバー全員がアプリにログインすると電話を出ることができます。24時間365日カスタマサポートが続いている私たちには簡単に業務が回れる電話アプリです。

補足：
Frame.io ( https://frame.io/ )
Zeplin ( https://zeplin.io/ )
デザインとビデオ作成のプラットフォームを使っています。テレワークしている全員が効率的にオンラインで共同編集とフィードバックすることができます。

業務ツールが揃えて、管理制度も構築しないと行けません。
ギフトパックの課題は一緒に仕事しているのに、会ったことがないかもしれません。この状況でどうすれば全員のつながり、会社のロイヤリティが強くなれますか。
強い絆でコミュニケーションの効率の向上にも繋がっています。
ギフトパックは以下の制度を運用して試しました。

1、 Standupミーティング
最新情報を共有するために、私たちは他のスタートアップと同じように毎日のStandup会議制度があります。毎日15分から30分くらいを使って一人一人の進捗と状況を把握します。ギフトパック内は部署を分けて行います。「昨日やったこと、今日の予定、サポート状況」を確認します。
この会議も仕事のチェックポイントになります。途中にも二日間一回に変えてみましたが、少し圧力がある毎日一回の方が効率的です。慣れた後、皆さんにオンラインで会えないと逆に寂しくなります。短い会議ですが、皆さんにあえて良かったと思います。

2、 3分のライフシェアリング
毎週、ギフトパックは全体会議を行います。会議の本題が始まる前に一人一人が自分の生活をシェアします。もちろん仕事の話は禁止です。
この制度にて、メンバーお互いの性格を理解できます。また、メンバーは違う国にいますので、面白いこともよく聴けます。時差などの原因で会議に間に合わないメンバーも時間に余裕があります。
この制度が始まってからたまに抵抗があったですが、実行して以来4年を経ってもこの制度は最も効率的な方法と思っています。

Photo by Joey Huang on Unsplash

3、 Donuts ( https://www.donut.com/ )
DonutsはSlackのアプリストアから見つけたアプリです。設定されたスケジュールに従ってメンバーをランダムにピックアップし、会議（チャット）を行うアプリです。時々に面白いゲームも行います。
Donutsを使ってメンバー同士が仲良くすることができて、時間も節約できます。ランダムの仕組みで業務上に関わっていない他の部署のメンバーにもコミュニケーションをとることができます。
私もGiftpack HR — Gifternsの記事でこの仕組みの重要性を話しました。
色々なルールとサポートを構築しましたが、
「オフィスは重要ですか」という話しに戻ります。
残念ながら、私の答えは重要です。
ギフトパックは、オフィスに出勤することを強制していないですが、シェアオフィスの文化と雰囲気が好きです。各拠点で The Hive や WeWork を使っています。
「オフィスか、自分の家か自分で選べる」
メンバー自分に向いている仕事環境で仕事して欲しいです。オフィスに来たことがなくても大丈夫です。
ですが、ギフトパックの経験でオフィスに来たメンバーたちはいつもリモートしているメンバーたちより仲が良いです。
違う部署も仕事のやり方が違います。「マーケティング」と「オペレーション」など大量なコミュニケーションが必要な部署はオフィスで仕事する効果が遥かに良くなります。今も他の部署の状況を確認しながら、対応方法を考えています。

休暇制度と欠勤制度

今のメンバーは責任を持って自律性も高いです。事前に休暇を申請してくださって、カレンダーにも記入してくれます。
以前、確かにメンバーが急に連絡が取れなかったことがありました。結局電話する方法しかなかったです。正直にちょっと気分が悪かったと思います。今は何時から何時までにメッセージの連絡が取れるようにしてくださいというルールしかないです。Slackでワンクリックすると休暇報告ができる機能は現在作成中ですが、最適な対策だかをまだわかりません。
今後も成長と共にPDCAをやっていて、ギフトパックに向いている仕事文化を構築していきます。心得がありましたら、改めて記事を掲載させていただきます。

長い文章をご覧頂き誠にありがとうございます。
ギフトパックは多様性を持っているスタートアップです。小さなことでもより良い対応方法を考えています。私たちの経験を皆さんに共有できれば良いかなと思いっております。私たちはまだ至らないところがたくさんありますが、ご参考になれば幸いでございます。
今後ともよろしくお願いいたします。

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