オンライン勉強会や会議のすすめ

月に１回はオンラインの勉強会をやっているゲンヨウです。もともと、同業者が遠い距離にある業界なので、オンライン会議などは活用していました。最近ではzoomを中心としたツールの発展もあり、かなり気楽に便利に実行できています。今日はオンライン会議ツールを使った勉強会のコツについて書きます。

１．移動時間や場所を考慮しないで可能

最大のメリットは、距離を超えられることだと思います。今回のオンライン勉強会も北は北海道から、南は熊本まで。かなり距離を超えた人たちが参加していました。

また、スペースもいらないので、各自がオンラインにつなげる場所であればOKです。駐車場の人もいたり、カフェの人、事務所の人、僕のように家という人もいました。発言したい場合は、周りが少し静かなところが良いですし、ラジオのように聞くだけであれば、周りが少しうるさくてもイヤホンで聞けば大丈夫です。

２．参加人数が5人以上の時はメインファシリテーターとゲストのやり取りを中心にする

人数が多い方が講師にとっては嬉しいですが、画面越しのやり取りはなかなか会話に入っていくのが難しかったりします。その場合は、メインのファシリテーターを決めてゲストとやり取りにすると良いです。

オンラインの勉強会は、基本は講師と誰かがやり取りする形にした方が良いです。リアクションがないと、講師が不安になってしまいます。相槌係としてのファシリテーターは大事です。

事前にゲストとどんな話題を話すのか、こんな流れで話ができたら嬉しいということは確認しておくとスムーズです。

また話題提供・何を話すのかを明確にしていた方が参加側もどういった参加方法にするかを考えることができます。オンライン飲み会でも、少しテーマを決めて置いたりしたほうが良い場合もあります。

３．終わった後に、任意のフリートークを設ける

僕らは勉強会を一時間、終わった後のフリートークをゲストが可能であればもう一時間設定させてもらっています。同じ業界なので、このフリートークの時間に、参加者との自由なやり取りや、聞ききれなかったもの。ゲストがわが参加者に聞きたいことなども話てもらいます。

ゲストもリラックスするので、フリートークの方が中身が濃かったりします。これも面白いなと思っています。

４．時間帯はいつが良いのか？

僕らの業界は昼間のお昼前後の時間でやる場合と、21：00～22：00の時間でやるパターンの二つが多いです。子育て世代もいるので、昼間の仕事中にやるか、子供が寝た後の時間にやる方法のどちらかです。

先日は、公務員の方も交えてのオンライン会議は7：00から7：30でやりました。始業前の時間の活用というのも一つの手だなと思いました。僕の場合は、こどもが学校に出るタイミングなので、バタバタですが・・・。

５．オンライン会議ツールをいい感じで使うために

急にテレワークが促進されてきて、オンライン会議やオンライン飲み会という単語も頻繁に聞くようになりました。僕らはzoomを使っていますが、便利です。skype、apperinなど試しましたが、安定感はzoomですね。

ゲストのパソコンのプレゼン画面を表示できる”画面共有”モードがあったり、会議の様子を録画することもできます。

参加者とはチャットツールで質問を吸い上げたりすることも可能なので、話の流れを切らずにやり取りもできます。

wifiがつなげられるところの方が通信は安定します。携帯回線でもそこまで遅くなったりはしません。

画面はできる限りONにしておくことをおススメします。うなずきが見えるので安心します。

googleドキュメントで議事録やゲストコメントのメモなどを取っておくと、より共有できる情報が増えるので、遅れてきた人などにも対応できます。どんどん道具が便利になってきて、地方同士のプレイヤーが繋がりやすくなっているなと思っています。ぜひ、使ってみてください。