Googleドライブのアイテム削除を自動で監視して通知する方法
GASラボではどなたでもご利用いただける自動化ツール・AIツールを企画・開発しています。
これまで企画開発したツール一覧は下記のページでご覧下さい。
簡単にファイルやフォルダを共有できるGoogleドライブですが、ドライブ内でファイルやフォルダを削除されてしまった場合、タイムリーに削除されたファイルを把握・特定することが難しいものです。
Googleドライブではファイルやフォルダが削除されると、「ゴミ箱フォルダ」にアイテムが移動します。
ゴミ箱フォルダに移動したアイテムは30日間保管されますが、期限を超えると自動的に完全削除され、完全削除されたアイテムは復元することができなくなります。
チームや組織内で重要なファイルやフォルダが気づかないうちに削除（ゴミ箱に移動）されており、完全削除されてしまった日には大変です…
このようなリスクを避けるためには、ご自身の管理するドライブのファイル・フォルダがゴミ箱に移動されたらタイムリーに検知できる仕組みを構築できると便利です。
本記事では、Googleドライブでアイテムの削除を自動で監視し、削除されたら自動で通知を受け取る方法を解説します。
共有フォルダでアイテムが削除された時に発生しやすい問題
共有フォルダ内のファイルが数個だけであれば、削除されたファイルを特定することは難しくありません。
しかし、共有フォルダ内に多数のファイルやフォルダが存在する場合、削除されたファイルやフォルダを特定することが途端に難しくなります。
この問題の解決方法の一つとして、「ゴミ箱フォルダ」を毎日確認するという人力パワープレーも可能ですが、忘れてしまうこともありますし、何よりも手間で、生産的なアクションではなさそうです…
最適解：Googleドライブでアイテムが削除されたら自動で通知する仕組みを作る
「ゴミ箱フォルダ」を毎日確認するという人力パワープレーを極力避けるための最適解は「自動化」です。
ドライブ内のアイテムが削除されたら自動で通知する仕組みを作ってしまうことが理想です。
では、どうやって「ドライブ内のアイテムが削除されたら自動で通知する仕組み」を作るのか？
プログラミングのスキルがあれば、このような仕組みを構築することは可能ですが、ノンプログラマーの方にとっては現実的ではありません…。
そこで、今回GASラボでは誰でも利用できる「Googleドライブ削除アイテム監視ツール」を開発しました！
Googleドライブ削除アイテム監視ツール
本ツールは、Googleドライブ内のアイテムの削除を監視して通知する自動化ツールです。
通知内容はメールだけでなく、スプレッドシートにも記録されるため、一覧でのチェックも可能です。
本ツールはGoogleドライブを毎日監視し、削除されたアイテムがあった場合にメールで通知＆スプレッドシートへ記録という一連の動作を自動で実行できるため、削除されたアイテムのチェックに多くの時間を割く必要もありません。
なお、本ツールは買い切り型となっており、月額費用などは不要です。
自動化スクリプト「GAS」を実装したGoogleスプレッドシート形式の本ツールは、Googleスプレッドシートを利用できるパソコンなら、OS（WindowsやMac等）を問わずご利用いただけます。
チームや会社などの組織でGoogleドライブを共有している方に、おすすめのツールです。
今回開発したツールは本記事をご購入頂いたお客様に配布いたします。
（※有料部分に配布ページのURLを掲載）
【ご購入者様限定】安心の使い方サポート付き！
ご利用時に不明点がありましたら、使い方を無料でサポートさせていただきます！
【note限定】GASラボの「返金申請制度」のご案内
初めて購入されることにご不安をお持ちのユーザー様に配慮し、
GASラボがnoteにて有料で販売しておりますツールにつきましては、全て「返金申請を受け付ける」設定にしております。
noteの仕組み上ご購入後24時間以内でしたら、返金申請ができるようになっております。
参考：noteの返金機能に関する記事
https://note.com/info/n/n0dc70d30b512
参考：GASラボのおすすめ自動化ツールのご紹介
GASラボでは、自動化ツールを多数開発しております。複数のツールをご利用される場合は、お得なツールセットがおすすめです。
Googleドライブ削除アイテム監視ツールの3つのPOINT
今回開発した「Googleドライブ削除アイテム監視ツール」の主な特徴を3つのポイントにまとめて紹介いたします。ツールの仕様を要点でご理解いただく上で、ご確認ください。
※ツールの詳細な仕様は下記の記事をご覧下さい。
POINT1：毎日Googleドライブを監視し、削除されたアイテムをメールで通知
本ツールは毎日Googleドライブを監視し、削除されたアイテムをチェックします。
削除されたアイテムを検知した場合、メールで通知することが可能です。
POINT2：監視結果はメールだけではなく、スプレッドシートに監視ログとしても記録
削除アイテムの監視結果はメールだけではなく、スプレッドシートにもログが記録されます。
過去のアイテム削除監視ログを一覧でチェックしたい場合に便利です。
POINT3：入力とクリックのみ！初心者でも安心の簡単操作
本ツールは入力とクリックのシンプルな操作でご利用いただけます。
プログラミングコードの編集も不要で、どなたでも簡単にご利用いただけます。
Googleドライブ削除アイテム監視ツールのご利用イメージ
今回開発したGoogleドライブ削除アイテム監視ツールのご利用イメージを画像を用いて紹介いたします。
詳しい設定方法については下記のマニュアルにもまとめておりますので、併せてご覧ください。
STEP１：ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー
ご購入されたGoogleスプレッドシートには、安全のため「閲覧権限」に制限しております。
そのため、利用前に「ファイル」→「コピーを作成」をクリックして、自動化メニューが有効になった本ツールのコピーを生成してください。
STEP2：設定シートにて、監視結果を通知する先のメールアドレスを入力
次に、「設定」シートの「通知先 Emailアドレス」に、アイテム削除の通知を受けたいメールアドレスを入力してください。
STEP3：ツールバーの「メニュー」より「定期データ取得開始」をクリック
最後に、本ツールの「メニュー」→「定期データ取得開始」をクリックします。
これで、今後Googleドライブ内からアイテムが削除されると、メール通知+「監視ログ」シートへ記録されるようになります。
ご利用上の注意点
本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
本ツールは共有ドライブ（Google Workspace）では動作未確認となります。予めご了承ください。
本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・再販・配布・共有やソースコードのコピーは固く禁止しております。
本ツールは処理時間に上限があります（約6分）。そのため、削除されたアイテムが大量である場合には、処理を完了できない可能性もあります。
本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
Googleドライブ削除アイテム監視ツールの今後の更新について（2023年10月7日時点）
ツールの機能拡充の予定
基本的にユーザー様のリクエストをお伺いしながら機能の拡充に取り組んでいきます。是非、リクエストをお寄せください。
＜これまでのツールアップデート履歴＞
1日毎ではなく、4時間毎に監視実行に変更（2023/5/1）
メニューを「定期データ取得開始」「定期データ取得停止」「初期化」の3種類に変更（2023/5/1）
ツールの提供価格について
・本ツールは「300円」でご提供します。
・機能拡充のタイミングなど、今後価格が変更になる可能性があります。予めご了承ください。
GASラボのその他のツール開発について
GASラボでは、Googleドライブ削除アイテム監視ツール以外にも業務効率化・自動化に役立つツールの開発を進めています。
GASラボでは、今後も便利な自動化ツールや新規サービス、テンプレートを開発・公開してまいります。ご興味がある方はnoteやTwitterをフォローいただけると嬉しいです。
この先は有料コンテンツになります。ご購入された方に「Googleドライブ削除アイテム監視ツール」のリンクURLを公開しております。
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