ビジネスマナーの基礎「好印象を与える電話の受け方」とは その２
こんにちは。
人材育成スペシャリスト
古谷治子（ふるやはるこ）です。
様々なビジネスパーソンを対象にビジネスマナー講座を登壇してまいりましたが、電話応対については不安を感じておられる方が多いように感じております。
出来ていると思っていても、実は我流になってしまっていませんか？
社会人先輩の皆さん、新社会人の後輩に正しく教えられますか？
前回に引き続き電話応対についておさらいしたいと思います。
■正確でスムーズな取り次ぎ
もし取り次ぐ人を指定されなかった場合にはどうしますか？
「恐れ入りますが、どのようなご用件でいらっしゃいますか」
と、丁寧にたずねます。
相手が用件を説明したら、「かしこまりました。ただいま担当の者とかわりますので、少々お待ちくださいませ」と伝えて取り次ぎます。
■取り次ぐ人が不在のとき
「ただいま席をはずしておりますが、まもなく戻ると存じます。戻りましたら、お電話するように申し伝えますが…」
とこちらから提案します。
会議中や、外出中でおおよその戻り時間がわかっている場合には、
「○時頃戻る予定です」と伝えます。
相手が急いでいるのか、代わりの社員でも対応できる件なのかなど、相手の希望を確認するとなお丁寧な対応ですね。
ここでポイントとなるのは電話に出られない理由や、不在の理由など「必要以上のことを説明しない」ということです。
「外出中」「会議中」「離席中」「別の電話に出ている」だけで十分です。
行き先や、「役員会議」「総会」など具体的なことを述べる必要はありません。
そして意外と皆さん忘れてしまうポイント！
「プライベートな情報は教えない」ということです。
「体調不良で休み」など、休暇の理由を述べる必要はありません。
「申し訳ございません。○○は本日休みを取っております」
「申し訳ございません。○○は終日不在にしております」と伝えるだけで充分です。
社用携帯が支給されていますか？
場合によっては外出先で取引先からの電話は取れない場合もあります。
本人に無断で携帯番号を教えることは慎みましょう。
「本人と連絡を取りまして、至急連絡をさし上げるよう申し伝えます」と答えます。
いかがですか？
正しい電話応対できていましたか？
電話応対のポイントは
丁寧・正確・迅速・簡潔・好感です。
慌てずに1本1本の電話に誠意をもって応対しましょう。
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■Z世代をどう育成するか ～新入社員受け入れのポイント①～
ОＪＴ指導者・メンターのための指導術【意識編】
■Z世代をどう育成するか ～新入社員受け入れのポイント②～
先輩・ОＪＴ指導者のためのビジネスマナー【ビジネスマナー指導編】
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株式会社マネジメントサポートグループ代表取締役社長
一般社団法人 日本講師協会代表理事
文京女子短期大学英文科卒業後、東京放送、中国新聞社で９年間の実務を経て人材育成コンサルタントとして独立。1993年、株式会社マネジメントサポートを設立。その後、株式会社リサーチサポート、株式会社マネジメントオフィス、株式会社マネジメントサポートグループを設立し、4社を経営。
企業の課題解決型研修が支持を集め、全国のシンクタンクを中心に4,000回以上の登壇を行うCS対応教育の第一人者。マナー指導者育成にも力を注ぎ、後進講師の育成にも力を入れている。東京商工会議所女性会理事、日本講師協会理事歴任。マナーやビジネス書を中心に著書は40冊以上。
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