ビジネスマナーの基礎「好印象を与える電話の受け方」とは
こんにちは。
人材育成スペシャリスト
古谷治子（ふるやはるこ）です。
「電話に出たら会社の代表」
新入社員の頃先輩からそのように教えられた方も多いのではないでしょうか。
ただ、現代人は携帯電話に慣れてしまったため、固定電話に苦手意識を感じるのは若い世代だけではないようです。
コロナをきっかけに在宅ワークが定着し、固定電話をなくしたり減らしたりした企業も少なくないようですが、それでもスムーズで感じの良い電話の取り次ぎは相手に安心感を与え、ひいては信頼につながります。
さあ、4月には新社会人が入社します。
社会人先輩の皆さん、電話取り次ぎの基本を正しく後輩に教えられますか？
■電話に出る
「はい、○○社でございます」
「お電話ありがとうございます。○○社でございます」
このように明るく丁寧に社名を名乗ります。
3コール以内にとるように心がけ、4回以上待たせてしまったら「お待たせいたしました」と一言添えましょう。
相手の立場に立った応対を心がけます。気持ちのいい電話応対は会社の営業活動にとってプラスになります。
■相手を確認する
「○○社の○○様ですね。いつもお世話になっております」
と相手の社名と名前を復唱して確認します。
相手が名乗らない時には
「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか？」
「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいですか？」
と最初に確認します。
■電話を取り次ぐ
「○○ですね。少々お待ちくださいませ」とすみやかに担当者へ電話を取り次ぎます。
●こんな時どうする？相手の声が聞こえないとき
「恐れ入ります。少々お電話が遠いようです」
「少しお電話が遠いようでございますが…」
●こんな時どうする？相手の名前や社名が聞き取れなかったとき
「恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いできますか」
知らない名前は聞き取りづらいものです。
取引一覧表などがあるのなら、そうしたもので前もってどんな会社から電話がよくかかってくるのかを前もって予習したり、よくかかってくる取引先担当者の名前をあらかじめ教えてもらうこともスムーズな電話取り次ぎのコツですね。
●こんな時どうする？電話が途中で切れたとき
「先ほどは失礼致しました」
原則として、最初にかけたほうか、電話を誤って切ってしまったほうがかけ直します。
●こんな時どうする？間違い電話を受けたとき
相手が間違えていると決めつけた応対はNGです。
先ずは「何番におかけですか？」と丁寧に確認しましょう。
電話応対のポイントは
丁寧・正確・迅速・簡潔・好感です。
慌てずに1本1本の電話に誠意をもって応対しましょう。
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■Z世代をどう育成するか ～新入社員受け入れのポイント①～
ОＪＴ指導者・メンターのための指導術【意識編】
■Z世代をどう育成するか ～新入社員受け入れのポイント②～
先輩・ОＪＴ指導者のためのビジネスマナー【ビジネスマナー指導編】
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株式会社マネジメントサポートグループ代表取締役社長
一般社団法人 日本講師協会代表理事
文京女子短期大学英文科卒業後、東京放送、中国新聞社で９年間の実務を経て人材育成コンサルタントとして独立。1993年、株式会社マネジメントサポートを設立。その後、株式会社リサーチサポート、株式会社マネジメントオフィス、株式会社マネジメントサポートグループを設立し、4社を経営。
企業の課題解決型研修が支持を集め、全国のシンクタンクを中心に4,000回以上の登壇を行うCS対応教育の第一人者。マナー指導者育成にも力を注ぎ、後進講師の育成にも力を入れている。東京商工会議所女性会理事、日本講師協会理事歴任。マナーやビジネス書を中心に著書は40冊以上。
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