KPT~改善事項の洗い出しに向いている大定番の振り返りフレームワーク～

振り返りフレームワークの「KPT」をご紹介します。
振り返りフレームワーク界では知名度が高いKPT。
Keep Problem Tryの頭文字を取って、KPT。
KPTは改善事項の洗い出しをしたい場合に向いています。

KPTの特徴

読み方：けぷと、けーぴーてぃー、など
使うタイミング：何かが終わったとき、何かを立て直したいとき
使う人数：1人でOK、チームでOK
向いていること：改善事項の洗い出し

KPTの手順

１．Keep（今後も続けたいこと）を洗い出す
今やっている、出来ている中で今後も続けていきたいことを書いてください。

２．Problem（問題、課題、困っていること）を洗い出す
課題に感じていることを書いてください。
※下のポイントにも記載していますが、「チーム」を主語にした「事実」を書くように意識すると、無為に他者を傷つける可能性が下がります。

３．Try（今後やっていくこと）を記載する
ここまで書いてきたKeepとProblemを元に、今後やっていくことを書いてください。

チームでやる場合の場の設計

チームでやる場合は事前に場の設計をしておくとスムーズです。
チームでKPTをやる場合は個人で考える時間とチームで話す時間を分けた設計にしましょう。

KPTをする場の設計で抑えたいポイント

KeepとProblemについて個人で考える時間をとっていること
全員で話しながらやってしまうと、人により発言量に偏りが出やすくなってしまいます。
とりあえず自分で書き出す時間を取ると、全員が場に出しやすくなるため、個人で考える時間は確保しましょう。

Tryを出す前にProblemの認識をみんなであわせること
Problemの認識をあわせることで、より適切なTryに辿り着きやすくなります。
Problemが適切でない場合、Tryが効果の低いものになってしまいます。

上記2点を抑えていれば、設計を変えても上手くいきやすいと思います。
使える時間によって工夫してみてください。

ここでは１つ案を紹介します。

Keep、Problem、Tryをそれぞれ個人→チームで実施していく
➀個人でKeepを洗い出す
まずは1人で静かに洗い出せる時間を確保します

ーーKeepのグルーピングーー

②チームで全員分のKeepを眺め、よかったことの認識をあわせる。
なんなら皆でチームの頑張りを認め、賞賛しあう

③個人でProblemを洗い出す

ーーProblemのグルーピングーー

④チームで全員分のProblemを眺め、課題の認識をあわせる
良かったことよりも課題について話す方が心理的な負荷が高いです。
また、適切なTryを出すためには、Problemを適切に捉える必要があります。
そのまま続ければいいKeepの場合よりも、
認識の違いを丁寧にあわせたほうがいいため、
②よりも時間に余裕を見ておくと良さそうです。

⑤個人でTryを洗い出す

ーーTryのグルーピングーー

⑥チームで全員分のTryを眺め、今後の対応策をまとめていきます
皆で話すことで、個人で考えたよりも良い改善案が出る可能性もあるので、
出てきたものをまとめるだけでなく、より良い改善案にする意識でやるといいでしょう。

⑦Tryを実践する
Tryを実践してはじめて、KPTをやる意味が出てきます。
まとめたTryは見返せる場所にあると実践されやすくなります。

※グルーピングについて
KeepProblemTryそれぞれを全員分眺めるタイミングで似たものを近くに寄せ、
グルーピングすると、グルーピングの過程で自然に認識をあわせられるのと、項目の数が減るので話しやすくなります。
グルーピングの仕方については、KJ法が楽なのでおすすめです。
KJ法についてはこちら

KPTをやる上でのポイント

KPTを効果的にするには、いくつかポイントがあります。
グランドルールとして、最初にみんなに伝えておくと、スムーズに実施しやすくなります。

ポイント１：どんなに小さなことでも出してみる
特にチームでやる場合、「こんなこと場に出していいのか？」と遠慮してしまうケースが多くあります。
もしかしたらチームの中で1人だけ気づいているものもあるかもしれません。
とにかく場に出す事が大事です。

ポイント２：「チーム」を主語にした「事実」を書く
チームで振り返りを実施する場合、特にProblemのタイミングで他意なくチームメンバーを攻撃してしまう可能性があります。
「チーム」を主語にできることを「感情を入れずに事実だけ」
書くように心掛けましょう。
特定の個人の問題の場合はチームでの振り返りの場に出して扱うと
つるし上げのようになってしまいます。
原因が個人にあると思われる場合は、個人的に話すなど別の場を設けた方がいいです。
個人攻撃になる内容でないかに注意して出すようにしましょう。
チームでのTryを出せる内容に限ることが重要です。

例：Aさんがチーム内での連絡をおろそかにしたことが原因で問題が起きたケース
原因はAさんの連絡不精
→個人の問題なので場に出さない

例：AさんとBさん、CさんとDさんの連携がうまくいっていなかったことが原因で問題が起きたケース
原因はチーム内にMTG以外で共有する機会がないため、連携が遅れてしまうことに見えている
→「チーム内での連絡の連携がうまくいかなかったため○○という問題が起きた」などと記載

ポイント３：最後明るく締める
課題に向き合って解決策を考えるのは多かれ少なかれ心を消耗します。
今後良くなるためにやっているのに、今後が嫌になってしまったら本末転倒です。
チームで実施する場合は、最後に明るく締めることで、これから頑張ろうという気持ちになれる可能性が上がります。
日頃の感謝を述べる、今後への希望を述べるなど内容は何でも構いませんが、ポジティブな内容で終わるように心掛けましょう。
（終わりよければすべて良し）

KPTをするのに向いているツール

それぞれのシーンにあわせて、KPTをするのにおすすめのツールを紹介します。
但し、「情報を同じツールにまとめたい」「すでにチームで慣れているツールがある」など、状況によって適したツールは変わりますので、あくまでも参考程度に考えてください。

1人でやる場合：ノート、スプレッドシート
チーム×オフラインでやる場合：付箋
チーム×オンラインでやる場合：ふせん機能のあるツール、Scrapbox

ノート
メリット：とにかく自由に書ける
デメリット：保管がしにくい

スプレッドシート
メリット：出来上がりがきれいになりやすい
デメリット：セルの移動が手間なので、チームでの利用には向かない

付箋
メリット：非日常感があって楽しい
デメリット：付箋を用意しないといけない。オンラインではできない

付箋機能のあるツール（figma、miroなど）
メリット：オンラインで使える、非日常感があって楽しい
デメリット：有料の場合あり。会社で使うにはセキュリティチェックなどが必要なケースもある

Scrapbox
メリット：グルーピング構造化しやすい、ふせんより早く書ける
デメリット：有料の場合あり。会社で使うにはセキュリティチェックなどが必要なケースもある

長くなってしまいましたが、内容自体はシンプルなので
ぜひ1人でもチームでもやってみてください。