今年は研修をオンライン化→ 生産性が爆上がりした話

今年はコロナウィルス の影響もあって、今まで導入が難しかったオンライン研修をとりいれました。オンライン、オフライン、どっちがいいという訳ではなく一長一短なところがありますが、オンラインの長所を活かすのは今年だったかなぁと。

少なくとも、医療保健福祉領域は随分とオンライン研修になりました。どこの団体からも「zoomで開催します」と聞こえるようになったし、感染予防になるから当然といえば当然ですが進んだ感じがします。個人的にはもっとシステム自体のデジタル化ももっと進んで欲しいと思います。。。。

私なりに今年の”オンライン研修をやってみて感じた長所”と、オンラインを考慮したタイムテーブルの一例を書いていきたいと思います。地方のオンライン化をテーマに扱ってるんで、ちゃんと長所を活かして行きたいですので。

オンライン化で運営効率アップ⤴️

なんだかんだで、オンライン研修を色々展開しました。

◯大人の学びプロジェクト　４本

◯私の街のメンタルヘルス研究会　５本

◯私が受けたいオンライン講座　３本

今年の４月からオンラインに切り替えて、合計１２本開催しました。主催のみで、運営にくわわったものはまだまだ別にあります。いや、これ本業でもなんでもなくプライベート時間でやったやつですからね。それぐらい片手間でやれる生産性が爆上がりしたといえます。

オンライン化に舵をきりまくったのは医療職というのが大きいです。私が主催しているメンタルヘルスの研修とかはリアルで展開してたのですが、３月はコロナで延期。「こりゃ、どっちにしても医療系の研修はオンライン化するな」と思い、zoomの有料会員にして、好き勝手やってみようとイロイロ企画してみました。ちょうど、木下所長の狂犬ゼミとかはじまったので、「パスマーケット便利だなぁ」「ブレイクアウトルームなんてあるんだ？！」とかそちらからノウハウを仕入れ、自分の研修に活かしていきました。

１２本もできたのは、２つのオンラインツールがあったからできたものです。

生産性を上げたオンラインツール

１つ目が、オンラインチケットサービス（peatixとpassmarket）

このオンラインチケットサービスは本当に便利だなと思いました。最高です。お金のやりとりも直接しなくていいからほんとそこに人を使う必要がないし。リアルでも使い続けようと思いました。この効率化を考えたら、手数料なんて安いものです。w

２つ目が、オンライン会議システム（zoom）です。

zoomは本当によく使いました。空間を必要としないのは大きい。会場費がないから、違うところに運営費が回せるみたいな。相互交流もグループワークもブレイクアウトルーム＋google docsやスプレッドシートとの相性もよい。グループであ〜だこ〜だいいながらオンライン上で報告書などをまとめていく作業とかをみるたびに相当効率的だなとおもいました。紙と違って、みんな最適なサイズと自分の正面で書いてるものがみえますから個別最適化しやすいのも◯。

 大きい会場の座学の研修とか全部zoomでよくね？w　くらいに思いました。

あとは、

この２つで、簡単に運営できるようになりました。連絡手段の確保と会場の確保がいらないって最高です。オンライン受付で参加費を集め、そして一斉連絡。手続きの面でかなり省略できました。

アンケートはGoogleフォームを使うで対応しました。

ちなみに、Googleフォームでのアンケート参加者なかなか慣れてない人も多かったので、「最後に書いてから退出しろw」みたいな他所ではそんな展開してるところもありました。リアルと違って、アンケートへのプレッシャーかけにくいと思っています。「２、３分でできるアンケートです」みたいな見出しつけて工夫をしたり、質問内容を見直したりして色々です。

Google フォームのいいところは、グラフにしてくれたりまとめてくれたりととにかく楽w といえます。

オンライン化が取り除いた距離の壁

私もなんだかんだで、全国に知り合いがいるので。「いつか呼びたい。。」と思っていた人は結構いたわけです。でも、熊本まで来てもらう交通費だったり時間の拘束などで気軽に呼べない状況もあった。

オンライン化はそれを取り払ってくれたのは大きかった。一つやりたいことが叶った感じでした。職場の後輩だったり、地元の人だったりなかなかそういう機会を知らない人でもオンラインだったらもっとライトに繋がれたりできる。働き方だったり、活動だったり可能性を感じることができる。

さらにいうと、東京といわず海外の参加者も呼んだりできますしね。

これは、ドイツに住んでる作業療法士の友達に、実際にドイツの作業療法士の働き方ってどんな感じ？ってのを聞いたオンライン研修を試験的に展開した事例です。

当時ドイツはロックダウンしてたので、「ロックダウン中のドイツってどんな感じ？」とか政府の発信、罰則など、実際に生活にどんな影響でてるか？とか聞いてみたりも。

私が受けたい。。というタイトルの通り、「私が興味が話題をもっている人をただ呼んでみた」という企画だった。w　まあ距離の壁は、随分と全国の方々とやりとりの機会が増えました。

少なくともフィジカル至上な現代において、この距離の壁を取り除いたオンラインはすばらしく、障害者でも高齢者でも子供でもこういった情報に安価に手が届くというのは素晴らしいと思います。

アーカイブしやすい（録画で非同期の情報量がふえた）

録画が簡単になったのはよかったですね。おかげで、参加できなくても録画したものをシェアして情報共有しやすくなりました。youtube限定公開で必要な人だけに共有する。送るのはURLのみでOKとかなんて手間がいらないんだと感動します。w

オンライン研修のタイムテーブル紹介（一例）

ここからは、オンライン研修のタイムテーブルを紹介します。時間は１時間３０分〜２時間くらいで組むことが多いので。興味のある方は参考にしてみてください。

待機室はあり？

zoomは待機室の設定があるのですが、基本ありで問題ないです。
何回か、待機室のお知らせがエラー？か私が気づかなかったことがあったので待機室に人が入ったらアラームがなるようにしていました。

１．概要説明

画面共有でスライドショーを表示しながら説明

２．自己紹介
▶︎３〜４名の自己紹介ブレイクアウトルーム

オンライン研修にはじめて参加の人、久々参加の人の話す場として設けました。まず、誰がどの人か？少しわかってからとかわかったほうが、これで、研修に他する当事者意識と、画面ごしの世界が、同じ画面でもうけとる情報量が変わってきます。参加の目的とか話しておくとなお良いです。人数は、３人くらいがお互いに話を切り出すにはちょうどいい人数というのを聞いたことがあったのと実際そうだと感じているので。３〜４人くらいで設定しています。多すぎると、話さない人が出てくるので。

３．５分プレゼン
５分プレゼン枠を設けて、参加者から話題提供だったりをしてもらっています。アウトプット多め、情報量多めで刺さるポイントを増やそうというのと、参加者自身がアウトプットする仕掛けを作ってエンゲージメントを高めたいという狙いです。制度の話から、あつまれどうぶつの森の話まで多様ですw

４．ゲストトーク
私の研修ではゲストトークは、40分〜60分で構成しています。単純にオンラインで長いと疲れるだろうとw デフォルトは40分程度で依頼しています。

質問は、①事前に参加者から質問をもらう　②チャットに書いてもらう　③余裕があったら直接ミュートを外して質問　という感じにしています。

チャットの方が、多くの質問に答えられていい感じのような気がします。対話だと自己紹介から始まって。。。まあそれもアリですが。チャット→解像度上げたい時は対話に切り替えが、比較的タイムロスが少なかったかなと。

５．感想とクールダウン

ブレイクアウトルームを活用して、気づきや感想をシェアする時間を作っています。ここではグループの人数は多少５〜６名とか、先日は８〜１０人程度のグループでも活発にできたかんじです。多職種でやってたりもしてるので、違う視点の感想だけでも参考になったりもします。

とはいえ、大事なのは手段と目的を間違えないこと

自分への戒めのつもりで書きますが、オンラインツールは手段だということ。オンラインチケットもzoomも全部手段。

なにを目的にやるかで最適化をはかったときの一つの答えでしかないです。

デジタル化やオンラインツールは何を改善するのか？よく考えて、思考停止せず、現状を判断していく。トライアンドエラーを繰り返していく必要があります。

しかしまあ、多分リアルだったらこんなに回数こなせなかったなぁ。。。体感から感じた理由を書いてみました。

さてさて引き続きLDLで頑張っていきます。

【この記事は、こちらのメンバーと刺激しあって作成しています】
　私は「Locally Driven LABs(LDL)」のプロジェクトの１つ“地方のオンラインの普及と価値の創造“にも所属しています。ここでは、参加者同士でオンラインツールの情報共有を記事にしています。地方で実践しているメンバーがオンラインツールの使用感、参考事例などを話しており、資料としても活用できるよう整理しています。

Locally Driven LABsについては