今を知ることが改善の第１歩！！　もやもやは理想とのギャップ、解決できるかどうかを考えていきます【ドラッカー×「箱」#２】

４月から始めた新しい仕事
マニュアル改定作業を
ドラッカー×「箱」で進めていきます！！

前回はマニュアルを作るぞ！！　と意気込んでいましたが、現状を把握する必要があります。

今回は【もやもやを認識する】です。

気になっていることがいくつかあります。
今回はそれぞれの気になるポイントをちょっと詳細に……。

１，わたしに経理の知識が足りていない

経理の補助として着任していますが、「システムのここにこの数字とこの文言を入力する」という指示を受けており、経理の知識がなくとも何とかなっているのが現状です。
不明点の説明を受けるときに、「経理上の情報が盛り込まれた説明を聞き取れない」という大きな弱点があります。
「わからないことがわからない」という大きな損失ですね(-_-;)
ここは、自ら簿記の勉強をすることで埋めてみることにします。

２，誰に何を聞けばわたしの疑問点が整理されるのかがわからない

経理上の知識がないからか、業務上の知識が足りていないからか、そのほかに原因があるのか、誰かに教えてもらわないと進められない作業があるのですが、とっかかりがありません。
「やってね」と指示をくれた人に質問をしたいので、わからないことを整理するための時間を必要としています。
質問できる相手は、電話の向こう側です。
わたしには
①聞いて理解することが不得意（繰り返し読んで理解することが得意）
②電話以外の声や音によって思考が混線する（会話が成立しにくい）
③聞きながらメモを取ることができない（ながら作業ができない）
④わからないことがあると先に進めない（一人思考に沈みがち）
⑤読み返せるメモがとれないため、作業の再現性が低い（①～④を原因として再確認する道具がない）
⑥書いてあるものを何度も確認しながら進めることが必要（失敗した個所を特定することができなくなる）
という弱点があります。
この弱点を掛け合わせると電話は強敵ですΣ(￣ロ￣lll)
今わたしができることは、試行錯誤をしながらわからないことを特定したうえで質問し、一つ一つ解決していくことです。
〆切に間に合わないことも多いので、事前に「間に合いません(´；ω；`)」と連絡することを怠ってはいけません……。

３，マニュアルは、前任の方々が脈々と引き継いできたシステムのざっくりとした使い方しかない

前任の方々の努力の跡が垣間見えます。
システムの使い方について、システムの画面コピーをExcelに張り付けて、間違えてはいけない入力項目についてメモ書きが追加されたマニュアルがあります。
システムはシステムのみで完結せず、そのシステムでできる先のことにつなげるための道具でしかありません。
システムで現在入力している情報と、そのシステム内の履歴で確認できる過去の情報と、そのシステムの情報が使われる先でどのように使われるかという未来の状況が連動して、初めてシステムは使える道具となります。
現時点のわたしにとって、過去と未来が分断された、現在のみを見つめて作業してしまっていることが問題です。
立場的に必要ないだろう、という声も聞こえてきますが、目指すはわたしが急に１カ月お休みしてしまってもマニュアルさえあれば誰かが代わりにできる、という状態になることが目標です。

４，月のルーティンにまだ慣れていない……(;´･ω･)

今月ももう終わりを迎えますが、引き継いだ内容とは違う一カ月を過ごしました。
おかしいなぁ……とつぶやきながら作業に追われる日々です。
わからないことと引継ぎされなかったことと過去の負の遺産がいっぺんに集まるとこんなカオスになるんだなぁ、と感じています(;^_^A
来月こそは落ち着きたいものです。

５，どんな形式だと、誰でも更新できるのか？

わたし、凝り性らしいのです。
マニュアル、つくる時間を与えていただけるなら、もりもり情報を詰め込んでしまいます。
情報がたくさん入っている、ということは、些細な変更が大きく影響を及ぼすということになります。
マニュアルは生き物です。
いつでもだれでも更新できなければ、過去の負の遺産になってしまいます。
そんなマニュアルをつくってはいけません。

６，出来上がったマニュアルによって、関わる人の仕事が楽になるにはどう在ればいいか

システムに入力する、ということは、誰かがそのデータを活用することになります。
その活用方法がより使い勝手の良いものになるような工夫が必要です。
システムを使うときには、苦手意識が大きな壁となることもあります。
その苦手意識を減らすことが、作業の失敗を減らすことにもつながります。
登録を誤ってしまったときの訂正の仕方や、作業内容とシステムの内容が連動するような工夫をしていければ、と考えています。

もやもや　まとめ

これらのもやもやは、理想とのギャップです。
このもやもやを減らすことが理想へ近づく一歩となります。

ただ、すべて完璧を目指せば理想となるわけではありません。
このマニュアルの使い手は、わたしだけではなく他の方にも理解できる形となる必要があります。
他の方が更新できるものである必要もあります。

マニュアルは、引継ぎ時の大切な相棒であり、作業時の頼りになる相棒です。
自分自身と一緒に成長してくれる相棒として、これからも付き合っていければと思っています(*'ω'*)

次回は、１つ目のもやもや【１，わたしに経理の知識が足りていない】を整理していきます。