情報を集めることは作業を分解する助けにもなります。得意な方法で情報を集めましょう！！【ドラッカー×「箱」#４】

４月から始めた新しい仕事
マニュアル改定作業を
ドラッカー×「箱」で進めていきます！！

前回は、わたしに経理の知識が足りていない状態をどうするか考えてみました。

今回はもやもや【２，誰に何を聞けばわたしの疑問点が整理されるのかがわからない】を考察します。

職場では、メールや稟議書を作成するための事務的なシステム、事業進捗を登録するためのシステム、お金を管理するためのシステムの大きく３つのシステムを常に稼働させて仕事をしています。

他にも、わたし自身の業務登録・一覧用ExcelやマニュアルExcelなども立ち上がっているので、どうもパソコンの稼働に負荷がかかっているようです(-_-;)

そこにテレワーク環境が追加されると、ショートカットキーが使えるかどうかという大きな変化も加わり、なかなか大変ですΣ(￣ロ￣lll)

それぞれのシステムにはそれぞれの担当の方がいらっしゃいます。
作業内容によって、本社の担当さんにお伺いすることや、営業担当さんに問い合わせることがあります。

まずは、自分が今、何につまづいているのか、という状況を正確に把握する必要があります。
つまづいている箇所がわからなければ、誰にどういう問い合わせの方法で照会すればいいのかがわからなくなってしまいます。

電話で説明したり、一緒に確認作業をしてもらったりする機会も多いのですが、パソコンがいっぱいいっぱいの状態で稼働しているため、一つボタンを押すたびに、結果が反映されるまでに時間がかかります。

そこで待っているときの気まずさったら……なかなかしんどいものがあります(;´･ω･)

思わず「自分でも同じ作業やってみます！！」と電話を切るものの、うまくいっていなかったことと、本当に知りたかったことが一致しない場合も往々にしてあるものです。
また電話をかけることによって相手の時間を奪ってしまうのか……と感じて、改めて電話をかけることを躊躇してしまったりもしています。
（もし、新人さんがこの記事を読んでくださっているのなら……だめですよ、わたしのように聞かなきゃいけないのに聞けない、なんて、ただの時間の無駄ですから(-_-;)　早いタイミングで質問しましょう……）

この状況、わたしにとって不得意な”電話”＆”教えを請う”という最強タッグとなっています。
何か別の方法で補完するしかありません。
一度聞いたことをもう一度質問しないで済むように、理解できたところまでを記録しておくこと、そこからこれまで得た情報と掛け合わせて、発展的にできる作業を考えておくことにします。
情報と情報を掛け合わせて知識に変換することができれば、気づけることも多くなりますし、少しでもできることを増やすきっかけにもつながります。

情報を掛け合わせる中で、勘違いしたまま突き進むことは大きな損失です。常に自分の情報が正しいものか、最新のものかを意識する必要があります。
誰がどんな仕事をしていて、どんなことを得意としているかを知っておくことは重要です。

関係する人たちがどんな仕事をしているのか、どんな質問の仕方（メールで聞く、電話で聞く、資料をつくって一緒に見てもらいながら口頭で説明する、etc...）が、相手にとって得意な回答方法につながるか……。
相手を知る行為は、コミュニケーションで補っていくものになります。

「誰に何を聞けばわたしの疑問点が整理されるのかがわからない」ということは、わからないままにしておいてよいものではないですよね。
とはいえ、一足飛びに解決できるものではありません。
日々小さな情報を集めていくことにします(;^_^A

わからないことの結論を知ろうとする過程の中で、システムの役割やできること、システムごとの癖も体得していくことができます。
この体験はマニュアルを作るうえで大切な情報です。
つど整理しておくことにします。

次回は、３つ目のもやもや【３，マニュアルは、前任の方々が脈々と引き継いできたシステムのざっくりとした使い方しかない】を整理していきます。
歴代担当者の知識レベルは様々です。
誰かにはあっていたのかもしれませんが、わたしのレベルにはあっていなかった……というだけのお話なのでしょうか？