EXCELファイルを作り込むことのデメリットについて考えてみた

こんにちは、タケです。最近、SNSで、官公庁の方眼紙EXCELや、マクロがガチガチのEXCELファイルの話題を目にしました。私も仕事柄、多種多様なEXCELファイルを作ったり見たりしてきました。今回は、EXCELファイルを作り込むことによるデメリットについて書いていこうと思います。

EXCELファイルを作る目的

表計算ソフトであるEXCELを使うということは、何かを集計するのが目的であることが多いです。決算業務で言えば、仕訳を集計したり、勘定科目の明細を作るのにEXCELを使います。効率的な集計を行う上で、EXCELは必須と言えます。

ファイルを作り込む手段

できるだけ自動化するために、色々な数式を組み合わせたり、マクロを組んだりすることがあります。最近ではRPAに作ってもらうとこともあります。
一方で、自動化を進めれば進めるほど、複雑なファイルになると思います。

作り込むことによるデメリット

一度作ったEXCELファイルは、また次の担当者に引き継がれていくことがほとんどです。しかし、担当者によってEXCELの技術はまちまちです。
あまりにも作り込んだファイルだと、次の担当者が理解できず、ブラックボックス化してしまう恐れがあります。ファイルが属人化しているんですね。

例えばこんなファイルです。

・マクロが組んであるファイル。触るのが怖くて、そのまま負の遺産として引き継がれてしまう。
・３行以上に渡るような複雑な数式や、マイナーな関数を使っている。
・シートが数十枚にも渡るファイルや、超広大なシート（私は絵巻物シートと呼んでます）

こんな機能を使っているのも困りますね。

・ブック間リンク。リンク元が行方不明。
・セルの結合。方眼紙シートで多用される。数式コピーがうまくいかずイライラする。

このようなファイルを引き継いだ担当者には大変な労力が掛かってしまいます。何をやっているかも分からず、機械的に作業をこなすしかないという事態に陥る可能性がありますし、もし重大な間違いがあっても、ブラックボックス化した中身を理解するのが大変過ぎて容易には気付けません。

どのようにファイルを作るのが良いか

このように、迷惑なファイルが存在するのは、他の人が引き継いだり、閲覧したりすることを考えていないからだと思います。（最低限のリテラシーはあることを前提としますが）EXCELの技術はまちまちですので、できるだけ単純な数式や簡潔なシート構成を心掛けるべきではないでしょうか。使う人・見る人が分かり易いか、という視点を持つことが大事なんだと思います。
また、自動化に拘り過ぎると硬直的なファイルになってしまうので、敢えて手動の部分も残すべきだと私は考えます。
私も過去に迷惑なファイルを生み出していると思います。なるべく迷惑を掛けないよう、分かり易いファイルを目指して改善を怠らないようにしていきたいです。仕事柄、ブラックボックス化したファイルを引き継ぐことも多いのですが、少しずつにでも解きほぐして、分かり易くすることを心掛けていきたいと思います。