販売管理システムを検討・購入する際に見てほしい記事
初心者の方はご注意ください。
販売管理システムの件ですが、まず間違ってはいけないのは何の機能を使っていて、この機会に何の機能が必要かを判断します。全部確認するにはコンサルティングを依頼する必要があるかもしれませんが、コンサルティングを依頼すると最低でも50万／月は費用がかかるので以下で社内で解決するための考え方を解説していきます。
販売管理システムでよく使われる機能一覧
見積機能
注文管理機能（受注機能）
原価管理機能
売上管理機能（請求機能）
領収書、納品書、請求書発行機能
売掛管理機能
入金管理機能
見積機能をベースに考え方を１つ
見積機能の確認ってナニ？って思いますよね。まずは項目の種類です。１つでも足りなければ見積が作れなくなります。いままでEXCELだった方は要注意です。レイアウトも大事ですね。レイアウトに自由設計がなれば作成ができないということになってしまいます。入力項目に問題なければ、次は事前に入力しておけるマスターと呼ばれる商品や得意先などの詳細情報を入力できるかどうか、詳細情報で検索入力ができるかということです。商品名、色、サイズ、生地の種類、カテゴリなどどれも大事な情報です。見積書を作成する準備ができたら見積を作成する訳ですが、入力スピードがどれぐらいでできるかです。システム自体の動作が遅ければ効率はぐんと下がりますし、入力しにくいとこちらも日々の作業効率がさがります。目で見て確認が必要なところです。デモンストレーションの時にデータが少ない時は早い動きでも、データが多い場合に遅いこともあり、その時は使いものにならない場合があります。商品数が１万件ある時は要注意です。見積の印刷機能にも注文してください。見積No、見積作成担当者、得意先、商品No、見積日付、金額などの検索で絞り込み機能がなければ、いざデータとして出力したい、印刷がしたいという場合も思い通りに準備することができず、時間がかかってしまうでしょう。今回は簡単に記載しましたが、見積の機能だけでもまだまだ確認すべき点はありますし、業界特有の項目、メモ欄、単位などありますので、システム購入までに確認し忘れてしまうような件は多々あるのです。
システム営業のしがらみ
システム（メーカー）営業はお客様が言ったことに対してプログラム作成して販売しますが、言われてないことは作れませんし、返品も受け付けできず、欲しい機能に気づけなかった責任は持てないのです。どんな機能が欲しいかを１年待つわけにもいかず、熟練したメンバーであっても限られた時間の中で業務を理解し、システム構造を理解した上で、システムを提案していくわけです。気づき料金は入っていないので、言われたものをシステムとして提供するのが仕事です。一般的には気づき料金というのは有料で存在しないため、無料のため責任はありません。それがシステム（メーカー）営業なのです。数百万のシステム、数千万のシステムは第三者が協力することでこの気づきをできるだけ増やして、結果導入後のシステム課題要件の漏れがなく満足できるシステムの導入に至ります。この文章には言った言わないのあくまでもごく一部の例です。この内容を見て頂いて課題をくまなくピックアップするのは100件以上のシステム検討の経験、新規導入、入替導入、さまざまなシステムの良し悪しを体で感じた経験をもっていれば頼りになります。
良いとこ取り
システム検討を任せる担当への負荷は体力的、能力的、時間的にも相当大きいです。もちろん従業員の中には以前会計システムの入替１度やったことがあります34歳、給与・人事・勤怠管理システムの入替２度やったことあります40歳、このような経験のある経理部の人、総務部の人がいても検討が十分な結果に導くのは難しいでしょう。１度や２度の経験ではシステム入替のプロジェクト担当をしてもらうのって無理があります。誰か経験豊富な人が一定期間は補助に入るか、とりまとめは外部に委託して経験を積ませるということでメイン２～３人の中に上記のような２人をメンバーとして参加させるのが今後の管理部成長のために必要であると思います。
社内の人に任せっきりは一番良くありません。今は外部の支援を利用するのが一番良いのです。経営判断は情報収集、知見を集めて最善をつくしたいですよね。システム導入を失敗して、大事な資金をどぶに捨てたくないですよね。ちなみに会計士だからといって会計システム入替を100回やったことありますという経験者はほぼいません。なぜならシステム入替は税理士、会計士の仕事ではないからです。システム入替はシステムメーカー、システム販売代理店の役割なのです。その中でも国内のシステムメーカーで断トツトップを走っている企業はありますが、そこに日本の経験値が集まっています。ですが、この大手システムメーカーですら国内の最大でも25％ぐらいのカテゴリシェアなんです。75％は別のシステムが入っているということはさまざまなシステムが存在してしのぎを削っている訳です。時代は常に変化し、システムも変化します。この変化を日々システム検討する際には調べて、また調べて、その中でシステムを選定していく訳です。数十時間をかけて、高品質な検討とするための、優秀な社員の就業時間を使い、この期間の高い給与を支払い、経験値のない中で一生懸命検討させるのはナンセンスだと思いませんか。この道のプロは低価格で且つより短い期間で費用対効果がハッキリとわかる結果がついてきます。さらに支援を受けた皆様にノウハウが残り、管理部成長の近道となるのです。こんな理想的な話はなかった訳ですが、その理想を現実にすることが日本社会の発展、中小企業の発展に繋がると考えました。このコンサルティングはいずれ国内では当たり前となるでしょう。なぜならお客様、経営者、従業員の皆様が喜んで頂けるサービスだからです。私はこの後の人生をこのビジネスを広めることに全力を尽くしていきます。
まとめ
このnoteをここまで読んで頂いた方、新しい時代の新しいコンサルティングを広めた張本人の一人として広めて頂ければ嬉しいです。私はあなたを必ず応援し、応援して頂いた恩は一生忘れません。借りは必ず倍返し以上でお返しします。時代の最先端を一緒に歩んでいきましょう。
１回目は無料です。お好きなだけ話をして御社に必要な支援かを確認してみてください。必ずお役に立てますので。右も左もわからない経営者の方、これからシステムに力を入れていこうと考えている経営者の方、コンサルティングを同じ要件で３社同時に依頼して最高の選択を導き出すことを望んでいる経営者の方、心からご連絡お待ちしております。
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