会社の資料が無限に増え続けるのはなんでだろう

会社にある大量の資料

Aさんが作ったもの
Bさんが作ったもの
Cさんが作ったもの

たくさんあるが、よくみたらA,Cさんの分ってほぼ同じじゃない？
あれ？あなたも同じもの作ってるじゃん・・。
無駄な作業が発生しとる・・・。

ということがよくあると思いますし、うちの職場ではよく発生しています（泣）。。

これがなぜ発生するのかと、これに対する対策を私なりに考えてみたので
少し書いていきたいと思います。

発生する原因は、２つ。
1.資料を管理していない
2.資料は誰かが育てる
順に説明と、合わせて対策を書いていきます。

1.資料を管理していない

よくありがちなのが、既にあるけど引っぱり出せずに新しく作り始めてしまうというパターン。
これは、人が異動したときやシステムが変更したときに発生しがち。

だいたいが「管理する人」を決めていない。
だれかが勝手に引き継ぐものとしているので
だれもが他人任せとなり、資料が見つからないことがおこる。

対策は、単純に「担当者を決める」
ここで間違いがちなのは、担当者＝その資料を修正する担当にもすること。
ここで責任までも押し付けると、資料が死ぬし管理も適当になる。
ただでさえ担当というのは避けたいんだからハードルは下げましょう。

2.資料は誰かが育てる

これもよくありがちなもので
「資料は作った人が育てるべきでしょ」
「資料の担当者がちゃんと書きましょう」
という風に、職場の資料なのに「特定の誰かが育てる」ということが
なんでか起きがち。

資料って、部署のものであって個人のものじゃないんです。
みんなで使っていってみんなでよくしていくものなんです。
あと、個人で持っているなら、それはみんなでシェアして財産にしないと。

大事なのは、みんなで資料を育てること。
優秀な人がやればいいじゃないか、私は何もわからないから。
という考えだとよくない。
その資料は、未来のわからない誰かのために対しても作っているのだから
それをわかっている人だけが育てていては、わからない人の考えが入っていないので
いつか「使えない資料」になってしまい、消えてしまう。
もちろん、使えない資料を置いておく必要はないが、使えたものを育てずに
なくすということは過去の時間も無駄にするのでやめよう。

対策は、みんなで育てるようにする。
週に１回でもいいし、毎日でもいい。
みんなにアナウンスして習慣にしてもらう。
それを続ければ、どんどん良いものになるし、みんな常に見るので
忘れられることがない。

資料は大事。
ただ作ったら終わりではなく、アップデートしていくことはもっと大事。
そして、それによって生産性も上がるように育てることも大事。

一人ではなくみんなで育てる。
これをやれば、よくなるのにな・・・と掘り起こした育っていない資料を見た今日、このようなnoteを書かせていただきました。

これが誰かのために、誰かの部署が少しでもよくなるように届けばいいなと思います。

読んでいただきありがとうございました。