週休3日制を導入したいなら、fondeskマスト説
こんにちは。fondeskのササジマです。本日のテーマは「週休3日制を導入したいなら、fondeskマスト説」です。週休３日制関連の採用・人事コンサルティングに強い、株式会社週休3日の永井さんにお話をお伺いしました。
fondesk＝電話業務効率化ツールです
私たちの運営するfondeskは、会社宛のお電話にオペレーターが対応し、受電内容をチャットやメールで確認できる電話一次対応のWEBサービスです。利用開始から設定までのすべてがWEB上で完結します。
出るまで宛先不明状態の電話を取って用件を確認し、取り次ぐという業務がなくなり、いま必要ない営業電話の場合はスルーできます。顧客対応においても用件を確認の上対応できるので、優先順位もつけやすく業務効率化が進む。電話対応のために作業中断をする必要がなくなり、快適に働けるようになるツールです。
そんなfondeskが役立つシーンとして、近年増えている「週休3日制の導入」があるのではないかと考えました。週休3日制というと、日系大手企業では佐川急便、ファーストリテイリング、アルペンなどが採用していることが有名ですよね。働き手からしたら非常に気になる制度だと思います。
一方で、勤務日の勤務時間や残業時間が増加した！などの問題も聞かれており、導入にあたって課題も多い制度のようです。たしかに、業務効率化施策と一緒に導入しなければワークしない印象があります。
週休3日制とfondeskの相性
そこで今回は、２パターンある週休３日制とfondeskの相性をそれぞれ考えていきます。
①休業日を増やすパターン
例えば土日祝日に加え、水曜も休業日とする場合。水曜もfondeskで電話対応をすれば、新規問い合わせの内容など聞き取っておけるので機会損失を軽減することができます。日々の業務もコンパクトに収める必要があり、電話で業務を遮られることなく、必要な要件のみに優先順位をつけて対応できるということで、有効と考えます。
ただし、平日の休業日の入電については、その日のうちに折り返しのお電話など希望されるお客様にとっては、ご不満もあろうかと思います。そのため、休業日は電話受付のみの旨ホームページにご記載いただくなど、周知徹底をされることを強くオススメいたします。
もしくは思い切って休業日はfondeskも自動音声にするなどの対応でも、fondeskは十分お役に立てると思います。
②各従業員が順繰りにお休みを取るパターン
週4日働くシフトを回して、週5日働く人も、時短の人もいる場合。たとえば、お休みをいただいている方宛の電話があったとしても、チャットグループに通知されるので、全員ですぐ確認することができます。
すると、他の方が代わりに対応する、もしくは入電者に担当不在のため明日対応する旨を連絡して差し上げることもできます。どんな対応をしたかチャットで残せますので出社したらそれを確認して、すぐに引き継ぎができます。
週休3日制のプロにお伺いしてみました
本当にfondeskは週休3日制導入時に役立つか、週休３日制関連の採用・人事コンサルティングに強い、株式会社週休3日の永井さんにお話をお伺いしました。
株式会社週休3日 代表取締役 永井宏明さん
印刷広告代理店営業、WEBコンサルを経て、静岡県の地域密着企業で人事・総務として10年勤務。当初（2006年）から2年間は週休3日総務課長として勤務。+1日のお休みは育児と静岡市の専門学校非常勤講師を務める。
3年目からは介護施設の施設長を兼任。多くの見取り（終末期）をコーディネート。介護施設で週休3日制導入した経験から、株式会社週休3日を創業し、2017年から事業開始。
10年以上前から週休3日を実践する週休３日の伝道者。子供4人、共働き、育児パパ。ライフワークは演劇（主に作・演出）
fondesk：
お時間をいただきありがとうございます！どういった企業様が、週休3日コンサルティングを利用されていますか？
永井さん：
私たちのお客様は、介護や薬局が中心です。人材不足が深刻で、働き方の多様性を受け入れなければ事業が成り立たないような状況になっている業界なんです。まさに藁（わら）にもすがる思いで、私たちの会社に相談にいらっしゃいます。
介護や薬局は「なくてはならない」インフラ的なサービス業ですから、休業日をあまり作れないという背景があります。そうした背景から「各従業員が順繰りにお休みを取るパターン」の週休３日制を提案する機会が多いですね。
fondesk：
そうなんですね。週休3日制と聞くと、体力のある会社の新しい試み、実力者揃いベンチャーの当たり前な会社が取り入れているイメージでした。ニュースでもそちらが目立つような。
永井さん：
そうですね。もちろん様々な業種で導入可能な制度だと思っています。そう思って、週休3日制を導入している会社の求人検索エンジン週休3日.comを今年6月にベータ版をリリースしました。より多くの会社が、働き方の多様性を受け入れられるようになることを願っています。
私たちにご相談いただくお客様は、週休2日ですらなく有給も取れないという状態の事業所も多いです。そういった事業所の多くは情報共有がうまくいっていません。連絡ノートやメモ、口頭など情報伝達手段が統一されておらず、”最新情報が時系列で目に入り、確認したい時に情報をストレスなく確認できる状態”ではないことがかなりの業務負荷になっている傾向にあります。
他にも問題が複合的に絡み合っている状況下で、週休3日なんてうちの事業所では無理、と決めつけてしまう事業所が多い印象です。大切なことはこの「情報共有の問題」と、もうひとつ「働き方の受け入れ問題」を切り分けて、それぞれ解決していくことだと思います。
「情報共有の問題」解決のためには、情報伝達手段を整理すること。情報を属人的に扱わず、みんなが公平かつタイムリーに見られる状況にすることが大切です。
「働き方の受け入れ問題」についてはお互いの働き方に対して理解し尊重するマインドを従業員が持てる仕組みづくり・施策・教育ができるか、に尽きます。例えば、子供のお迎えなどにより常に早上がりをされる方に対し、悪気がなく「いいよね、早く帰れて」と言ってしまったりしています。ただでさえ日本はみんなと違う状況を良しとしないところがあり、早上がりをされる方は残る同僚の方ひとりひとりに「すみません。お先に失礼します。」と謝らなければならない。仮に年間200日勤務されている方が自分以外に5人働いている職場で早上がりをしていると、200×5=1,000で年間に1,000回も謝らなければならない。
早上がりの方に限った話ではありません。お互いの働き方に対する理解と尊重ができていない環境は、事業（ビジネス）に対しマイナスの影響しかないと思います。関係性の悪化から離職につながったり、情報共有においてもノイズや抵抗の原因になります。
週休3日制を導入するなら、この「働き方の受け入れ問題」の解決を先にすることが何よりも大事です。
fondesk：
実際の業務をどうするかという「情報共有の問題」のほうはツールなど使用して改善できそうですが、「働き方の受け入れ問題」はスタンスの問題ですね。解決のコツはありますか？
永井さん：
まず確認するのは、経営者がしぶしぶ週休３日制を導入検討していないか、という点です。『採用難だから、人が集まるキャッチーな制度をつくろう、そのために週休３日制をとり入れよう』という進め方だと残念ながらほぼ失敗します。
週休３日制を何のために導入するのか、まずは経営が、戦略的で前向きな姿勢で、社員全員がそれぞれの働き方を尊重し合う空気を作ろうと決心することが重要です。
週休３日制を導入すると、「もう1日休みたい」と言っていた従業員が「もう1日働いてもいいかも」という姿勢に変わるんです。仕事へのモチベーションが上がって、業務のパフォーマンスも比例して高くなる。場当たり的な採用アピールではなく、ポジティブでモチベーションの高い組織、互いの働き方を尊重できる組織にすることを目的にすることが大切です。
fondesk：
経営の決心、従業員への説明と合意獲得を徹底するということが大事なんですね。ここができれば、解決するべきは「情報共有の問題」かと思いますが、ここでfondeskがお役に立てるように考えております。いかがでしょうか。
永井さん：
fondeskのようなツールにチャレンジすることはとても価値があると思います。例えば介護施設では介護士の方のみで働いていて、電話対応をしてくださる事務スタッフがいないケースも多いです。介護士が電話に出るというのは、ご利用者様から目が離れるということ。ご利用者様と向き合う時間の担保は、安全や介護の質の部分にもつながってくる話です。
また、電話を受けた人がすぐに対応できる内容は少ないように思います。すると、結局情報のバトンを渡さなければならない。入浴介助中や、手を離せないほど忙しい状況で電話に出ても、バタバタとしてメモを紛失したり、気が散って内容が曖昧になったりもします。受けた情報をしっかりと引き継げなかったりする問題は実はかなり多いです。
そもそも、前述のように医療や介護の領域において、情報は口頭、電話、紙のメモ、メールなどで共有されることが多い傾向にあります。すると、上記のような漏れも発生しやすい、なかなか情報が蓄積していかない、全員が情報にアクセスできない、時系列に確認しづらいなどコミュニケーションの二度手間も発生しやすい状態と言えます。
テクノロジー活用がまだまだ進んでいない業界ですが、fondeskのような使いやすいサービスから試していくと良いと思います。
fondesk：
fondeskはご利用者様やお客様に向き合う時間、従業員の方がしっかりとお休みする時間の確保に有効であり、情報の蓄積、報連相の抜け漏れ防止にも有効ですね。お時間をいただきありがとうございました！
※fondeskは2021年10月27日現在、平日9：00～19：00のみ、オペレーターによる有人対応をさせていただいております。土日祝日や早朝夜間のご対応ができかねますのでご承知おきください。
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