コスパ高！業務が減るHPを最短で作る方法！

こんにちわ、マチルダです。
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＝部署のホームページについて考える＝
コスパ高！業務が減るHPを最短で作る方法！
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について考えていきたいと思います。

部署のHPについてのお悩みには
　・更新が手間
　・誰も見にこない
これを、ひっくり返すと…
　・仕事が増える
　・掲載する意味がない
しかし…
　・いつまでも古い情報のままでは、体裁が悪い
　・役員から見やすくしろと言われている

ということで、お困りごとの要約をすると
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誰も見にこないHPを、毎回最新に更新するのは、仕事が増えるだけだが、
いつまでも古い情報のままでは、体裁が悪い上に、ついに役員から「どうにかしろ！」と言われてしまった・・・！
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ということになります。

ここでもう１つ、考えたいのが　「仕事が増える」

部署HPはそもそも、なんのために生まれたのか、考えてみましょう。
　・情報共有
　・情報の水平展開
　・書式の掲示

実は、この3つを果たせていないために、
部署HPを更新しても「仕事が増える」のです。

そして、増える仕事とは
「お問合せの電話とメール」です。

お問合せの電話とメール

「お問合せの電話とメール」を甘く見ると、かなり痛い目を見ます。
電話がかかってきて、対応するのに、簡単なもので、10分かかるとしたら
　　　　10 分 ×（担当人数）100 人 ＝ 1000 分 ＝ １６.５ 時間

１６時間を他の仕事に当てられたら………違いませんか？
１６時間って、約２日です！

100人もかけてくる人いないよ、と思った方、いらっしゃると思います。
「こないだ聞いたんだけど忘れちゃった、もう一回教えてくれる？」
という方に、覚えはありませんか？

小さな積み重ねと、仕事を止められる回数が減ることで
思っているよりも、たくさんの時間を確保することができます。
これは「お客様へ向けた情報とそのお問合せ回数」についても、同じですね。

提案する部署HP

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・HPに掲載することで、問い合わせの回数を減らす！
・問い合わせのたびに、HPへ誘導し、HPを見る癖を植え付ける！
・役に立つ情報が掲載されているHPは、みんな見にくる！
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これが、私の提案する「部署HPの三本柱」です。

問い合わせ回数を減らすために「これでいっか」という資料側の妥協もしません。「これでいっか」で抜けた分×100回の問い合わせが来てしまいます。
もったいないです。

資料に関するお話は、別の記事で「易しい」ところから紹介させていただきます。

おそらくですが、
「従来のHP更新の方法でも、１６時間はかからない」のではないでしょうか。
これだけでも、コスパが良くなりますね。

難しいことをしなくても、効果的なお仕事は可能です。
「いかに効率的に、効果を出すか」一緒に考えていければと思います。

（マチルダ）