コロナ禍で、医療現場に真に役立つフェイスガードを届けよう！⑧: PROTECT連携hub
【承】 連携hubの取り組み
チーム間の連携を円滑につなぎ
各分野の匠の人材の強みを最大限に活用する！
私たちのプロジェクトに興味を持ってくださっている皆さん、こんにちは！この記事では、私たち連携hubの活動を詳しく紹介したいと思います！
チームの発足と役割
その名のとおり、連携hubは「連携」の「ハブ」となるチームです。
｢連携｣という視点からPROTECTの大きな特徴を挙げると、
・多様なバックグラウンドをもつメンバーが参加していること
・複数のチームに分かれて活動していること
・新型コロナウイルス感染症対策のためオンラインで進行していること
です。
そこで連携hubは、各チーム間の連携が円滑に行えるように、さらには本プロジェクトを拡大させていく際に外部組織との連携の中心となるチームとして設立されました。
チームの目標
私たちの目標は4つあります。この目標は2020年5月6日におこなった、初めてのチームミーティングで決めました。
①円滑な連携、情報共有によって、プロジェクトを進めていく
②スピード感と全体のバランス（各チームの特色、主体性）を調整する
③サポートに留まらず、先取りして動いていく
④東京大学の学生、地域ボランティア、企業など他の団体との連携、外部へノウハウを共有する
目標達成のために行なった私たちの取り組みを以下に紹介します。
活動1：情報共有体制の構築
本プロジェクトは複数のチームに分かれて始動したので、チーム間の連携を円滑におこなうために情報共有体制を整える必要がありました。
本プロジェクトの情報共有では、始動時からSlack*を使用していました。本プロジェクトではチームごとのチャンネル（例．#医療現場探索班、＃製作ラボなど）と全体への連絡事項を行う＃全体チャンネルを作成しました。
＊Slackとは…チームやテーマ別に作成されたチャンネルを通してプロジェクトの進捗状況を把握でき、仕事上のコミュニケーションを全て管理・閲覧できるツール。
しかし、Slackを使っていく中でいくつかの問題点が生じてきました。
・初めてSlackを使用するメンバーが多い
・チャンネルの使い分けができていない
・複数チャンネルの情報量が多く、大切な情報やコメントが探しにくい
・所属チーム以外の議論は違うチャンネルで行われ進捗や問題点を把握しにくい
など、多くの問題があり、早急にSlackでの情報共有体制を構築する必要がありました。
そこで、5月6日におこなったチームミーティングでいくつか案を考え、5月10日の全体ミーティングで各チームへどの方法がよいか意見を伺いました。そして、以下の方式で情報を共有することになりました。
○はじめの情報共有のワークフロー
各チームが進捗や情報を全体チャンネルへ報告
チーム間の依頼や相談は伝言板チャンネルに投稿
↓
定期的に連携hubが全体チャンネルや伝言板チャンネルに投稿された情報をまとめ、ダイジェスト版作成
↓
全体チャンネルへ再掲載
広報チームに新たに伝言板チャンネルを開設してもらい、チーム間のやりとりはそこでおこなってもらうことにしました。
しかし「各チームが情報を全体チャンネルへ報告」というのがなかなか浸透しないという問題が発生してしまいました。原因として、どのくらいの頻度で進捗報告をすべきなのか、報告の際にどれだけの情報量を共有すべきなのか、といった点まで定めていなかったことが考えられます。
実際、ほとんどのチームから報告はなく、その時にはすでに「他のチームが何をやっているか分からない」という状況になっていました。
そこで、以下のように情報共有体制を変更しました。
○運用見直し後の情報共有のワークフロー
連携hubメンバーが各チームのミーティング・議事録・チャンネルを巡回
↓
情報（チーム間の依頼含め）をピックアップ
↓
全体チャンネルで連絡
重要な情報をまとめたWeekly Reportを発行することになりました。このWeekly Reportは、私たちの「円滑な情報共有によって、プロジェクトの連携をサポートする」という目標を形にしたもので、各チームから非常に好評で、プロジェクト間の情報共有が加速するきっかけとなりました。
また当時、学生メンバー同士の横の繋がりが弱いこと、連携hubが各チームの活動内容を正確に把握するためには協力者が必要であったことから、各チームから一人ずつ連携係を選出してもらい、チームと連携hubの窓口になってもらいました。
活動2：Weekly Reportの発行
Weekly Reportの発行目的は、大きく2つあります。
・全体での情報や問題点の共有
・要点を明確にすることによる、全体ミーティングでの議論の活性化
当初、全体ミーティングでの情報共有で十分では？との考えもありましたが、「とてもよくまとまっていて分かりやすい！」との声が多くあり作成してよかったと感じています (^o^)
Weekly reportの１例
頻度は約1週間に1回、全体ミーティングの前に必ず発行しました。
①Slackのチームチャンネルやミーティングの議事録から、1週間の進捗や全体に共有すべき情報をピックアップ。
忙しいメンバーでも1分あれば重要ポイントがわかるように工夫しました。
↓
②各チームの連携係に、情報の抜けや勘違いがないかを確認してもらう。
各チームの連携係の設置はとても重要でした。
↓
③全体に情報を共有する。
2週間に1回の全体ミーティングの際は、このWeekly Reportを画面共有しながら、各チームの進捗状況の確認や話し合いが行なわれました。
活動3：資金調達方法・外部団体との連携の模索
フェイスガードを大量生産する場合には多くの資金が必要であるため、はじめにクラウドファンディングを検討しました。
しかし、クラウドファンディングによる資金調達には時間や手間がかかるため、プロジェクト全体でその必要性を再検討しました。その時期には新型コロナウイルス感染症拡大の勢いが一旦落ちつき、さらにプロジェクトの方向性が大量生産ではなく質の高い「個別化された」製品の供給にシフトしていました。それにともなって必要な資金の規模が縮小したため、クラウドファンディングはおこなわないという方針に定まりました。
また、発足当初はプロジェクトの規模が未定だったので、大量生産に向けた協力団体（ボランティア団体、NPO法人、企業）などとの連携も視野に入れていましたが、個別化した製作にシフトしたので、一旦連携先を探すのはストップすることにしました。
さらに、私たちの活動を外部に発信することで、プロジェクトをより広げていくことができるのではないかと考え、noteを用いた広報活動をおこなうことにしました。
まとめ
連携hubでは、
・Slackを用いた、プロジェクト内での情報共有体制の構築
・重要な情報をまとめたWeekly Reportの発行による、チーム間の連携や議論の活性化
によって、プロジェクト全体を円滑に進められるよう活動してきました。
これらの活動を継続するとともに、広報班と協力しながらnoteでプロジェクトを外部に発信していきたいと思います！
各チームが、それぞれの方向からフェイスガードを医療現場に届る方向性を探り、明確な目標が定まりました！
いよいよ、３Dプリンターを用いた高性能フェイスガードの製作にむけてPROTECTは大きく動き出します。引き続き【転】の章をご覧下さい！
メンバー紹介
〈学生〉
・中條 桃江 （生命科学研究科） リーダー
・チョウ ヨウ （教育学研究科） サブリーダー
・佐藤 志保 （医学系研究科） 広報担当
〈ファシリテーター教員〉
・吉田 沙蘭 （教育学研究科）
PROTECT：PROactive To Emerging COVID-19 in Takuetsu
文章作成：FM卓越プログラム１期生 佐藤 志保・中條 桃江
文責：FM卓越ファシリテーター教員 植田 琢也（プロジェクトリーダー）
「東北大学未来型医療創造卓越大学院プログラム」詳細は↓をクリック
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本プロジェクトにご興味のある皆様からご連絡をお待ちしております。
【ボランティア】
・本プロジェクトの活動に賛同していただける方
【プロジェクト運営者】
・新型コロナウイルス感染症関連のプロジェクトを立ち上げており、本プロジェクトと連携・協力して活動していただける方 (新型コロナウイルス感染症関連のプロジェクトではないが、本プロジェクトに賛同いただきご協力いただける方のご連絡もお待ちしております)
【資金援助】
・本プロジェクトの活動に賛同し、プロジェクト運営の資金援助をしていただける方 (企業・個人問わずご連絡お待ちしております)
【企業】
・本プロジェクトの活動に賛同していただける企業の方 (我々が現場探索・製作を行う上で得たノウハウや情報などをご提供いたします。まずはご連絡ください)
【お問合せ先】
PROTECT (PROactive To Emerging COVID-19 in Takuetsu)
E-mail： protect19_fmhc＊grp.tohoku.ac.jp
(「*」を「@」に変換してください）
代表：プロジェクトリーダー 植田琢也
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