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フライクがBoxを選び、使い続けるその理由〜令和の働き方にはBoxは必需品！〜

大瀧龍┃フライク┃システム連携組立図×クラウドERP

本日のブログのテーマはこちら。

「なぜフライクは創業時からBoxを使い続けているのか」

株式会社フライクでは、創業以来一貫してバックオフィスツールにBoxを使い続けています。

近年はリモートワーク推進の観点や、企業内でのシステムの見直しの観点からさまざまなバックオフィスツールが利活用されていますが、フライク（大瀧）が長年Boxを利用し続けるのには大きな理由があります。

このブログでは、バックオフィスにどのツールを利用するか迷っている方やBoxを利用する際のモデルケースが欲しいという方の参考になるよう、フライクでのBox利活用方法について解説しています。

また、すべてのフローをまとめた資料もダウンロードできますので、ブログと併せてご覧ください。

▼ホワイトペーパーDLはこちら
https://go.flyke.co.jp/Box-flyke-reason

▼ 動画による解説はこちら


1. フライクのビジネスモデル

株式会社フライクでは、創業以来一貫してバックオフィスツールにBoxを使い続けています。

近年はリモートワーク推進の観点や、企業内でのシステムの見直しの観点からさまざまなバックオフィスツールが利活用されていますが、フライク（大瀧）が長年Boxを利用し続けるのには大きな理由があります。

このブログでは、バックオフィスにどのツールを利用するか迷っている方やBoxを利用する際のモデルケースが欲しいという方の参考になるよう、フライクでのBox利活用方法について解説しています。

まずは、Boxを利用し続けている弊社がどのようなビジネスモデルを持っているのかを見ていただきましょう。
フライクは、主に次の2つのビジネスを展開しています。

①システム導入コンサルティング
■ 業務設計
■ システム設計
■ システム開発
■ システム運用代行・保守

②社内人材育成・伴走支援
■ Salesforceエンジニア育成支援
■ システム戦略・実行伴走支援
■ 売上最大化に向けた全社視点での組織改善・戦略実行支援

そして、社内と社外での役割分担は次の通りです。

▼ホワイトペーパーDLはこちら
https://go.flyke.co.jp/Box-flyke-reason


2. 起業時にBoxを即契約した思考回路と具体的なBox利用方法

2019年、株式会社フライクの前身である3rdコンサルティング株式会社を起業しようとしていた頃、私は次のようなことを考えていました。

①起業時にオンプレミスサーバーは購入したくない
●  置く場所が限られている、リモートワークメンバーや働き方が不利になる

②紙でオフィスの見栄えが汚くなるのは嫌だ
●  ペーパーレスに本気で取り組んでいる企業は成長が速いと感じた
（紙文化、FAX文化をしている限りスタートアップやベンチャーは生き残れない）

③正社員・終身雇用制の崩壊
●  優秀な人材と仕事をするためには、リモートメンバーとのコラボレーションが不可欠

④情報漏洩は論外
●  メール添付、ファイルの共有ミスは致命傷

これら4つの懸念点を解消するツールをはないかと考えた末、たどり着いたのがBoxでした。

 

一部の機能をまとめただけでも、こんなにたくさんあります。
Boxを使っている方の中には「正直多すぎて使いこなせない」と思っている方もいるのではないでしょうか。

では、先ほどのフライク（大瀧）が創業時に考えていた点を踏まえたうえで、フライクではどのようなツールを利用しているのかを見てみましょう。

2-1. ①起業時にオンプレミスサーバーは購入したくない

【Box標準機能】
●  容量無制限ストレージ
●  バージョン履歴

ひと昔前は「資料を更新したらこまめに保存」が鉄則と言われていました。
しかし、上書き保存をすると当然「以前のデータ」はなくなってしまいます。

現在ではExcelでも、バージョン管理で上書きデータを復元できる機能もあるようですが、Boxのバージョン管理は操作がとても簡単で、手順に悩むことなくデータを復元できます。

【具体的な利活用シーン×Box画面で解説】
急遽先週のデータが必要になったとき、ファイルの「最新版」がいくつも作成されてしまいどれが最新かわからない！という状況を避ける
→50世代、もしくは100世代まで管理することができ、前のバージョンを見ながら復旧をすることが可能です。

2-2. ②紙でオフィスの見栄えが汚くなるのは嫌だ

【Box標準機能】
●  BoxPlatform（APIによる統合）
①「Box×Microsoft365で資料作成をスマートに」

個人のノートパソコンに入れているWord・Excel・PowerPointで編集してそれから、共有フォルダに資料アップロードして……なんてことはもうしなくていいのです。

Boxに全てのファイルを格納していれば、ワンクリックで資料修正ができ、意識をせずに自動保存をしてくれます。

【具体的な利活用シーン × Box画面で解説】
いつもの資料作成・修正をBoxで実施
→BoxとMicrosoft365を連携させることで、オンラインでの編集やノートパソコンのアプリケーションを指定して開くことが可能です。

【Box標準機能】
●  BoxPlatform（APIによる統合）
②「Box×DocuSignで契約締結もペーパレス」

企業との契約時に発生する「契約書締結」「注文書締結」、新入社員が入社するときの「入社契約書」など、企業が契約するときにスタンダードになっている「電子契約」。

BoxSignもありますが、フライクでは以前よりCloudSignやDocuSignを使っていたので継続利用しています。

【具体的な利活用シーン × Box画面で解説】
Box保管されている書類→DocuSignで電子契約を実施

2-3. ③正社員・終身雇用制の崩壊

【Box標準機能】

  • ファイルへのコメント
    資料作成完了後、社内レビューをする際に、ファイルに直接コメントを実施。
    資料に直接書き込むことで、その後の修正をスムーズに実施することができます。 

  • コンテンツ共有
    社内だけではなく社外パートナーとも多くの仕事をしているフライクにとっては欠かせない機能です。
    フォルダ単位で資料やデータを共有することで社外メンバーの業務効率もアップし、良い仕事、質の高い仕事を実現することができます。 

  • ファイルリクエスト
    プロジェクト進行中の企業から関連資料を受領する場合や、写真撮影・動画撮影など大量・大容量のファイルを受領するときに欠かせないのが「ファイルリクエスト」。
    無料のファイル送付のアプリケーションはセキュリティリスクが高いため、利用したくない企業には絶対押さえて欲しい機能です。

【具体的な利活用シーン × Box画面で解説】
資料のレビューをスムーズに実施

セキュリティや権限設定を担保し、社内・社外メンバーと情報を共有

安全なセキュリティ環境でファイルを受信

2-4. ④情報漏洩は論外

【Box標準機能】
●  7段階のアクセス制限
●  共有リンク

見積書送付時、資料閲覧権限を渡したい時、有効期限やパスワードをつけた状態で資料を共有したい時など様々な場面でセキュリティを強化することができます。

メールに添付して送付するだけでは、誤送信はもちろん、悪用も考えられます。

そこで私達フライクでは、7段階のアクセス制限と共有リンクを駆使してしっかりとセキュリティリスクを「0」にするための工夫をしております。

【具体的な利活用シーン × Box画面で解説】
ユーザーによって、アクセス権限の範囲を制限したい

資料を共有する際に、共有設定項目を制限したい

▼ホワイトペーパーDLはこちら
https://go.flyke.co.jp/Box-flyke-reason

3. もっとBoxを利活用する！フライクならではの使い方

ここまではBox単体の利活用についてお伝えしてきました。

 フライクはシステム組立屋として、様々なITツールをクライアントからの要望がある前にPDCAをまわし、第三者の目線でITツールをフラットに判断しています。

 そして「Boxと他のシステムを組み合わせるなら？」という目線で作ったのが「Boxを中心としたシステム連携組立図」です。（2024年4月時点のもの）

今回ご案内するのは、以下の3つです。

  • マーケティング領域　Box × Salesforce × Backlog

  • セールス領域　Box × Salesforce

  • バックオフィス領域 　Box × Salesforce × freee会計

3-1. マーケティング領域 Box × Salesforce × Backlog

【マーケティングコンテンツ制作におけるタスク管理の課題】

  1. 社内外のメンバーを巻き込みながらタスクを消化

  2. 単一コンテンツの制作だけではなく複数並行して実施

  3. 一つ遅延すれば同一制作物や他の制作物に影響が発生してしまう

しかし、マーケティングコンテンツはサービスにおける新規問合せや、既存顧客からの追加依頼などを生み出す企業活動には必要不可欠です。

そこで、フライクでは以下の方法を実践しています。

◎コンテンツ制作

この3種類のコンテンツマーケティングにおいて、自社のみの人的リソースだけではコンテンツの質・量を確保することができません。

そこで、以下の業務フローを実施しております。

3-1-1. 参考画面① | Boxにプロジェクトフォルダ自動生成

  • Salesforceでプロジェクト作成時にBox環境を自動生成

  • 雛形フォルダを元に自動生成

3-1-2. 参考画面② | BacklogからBoxフォルダへ連携

3-2. セールス領域 Box × Salesforce

【よくある課題】

  • Salesforceのデータ容量が足りない
    Salesforceの中に提案資料や見積書、請求書を格納するとデータ容量が足りない
    （従量課金）

  • 情報が散在している
    顧客情報はSalesforce、提案資料はBox、見積書はエクセル管理など情報が散在している

【フライクが活用している機能】

  • 情報の一元化
    SalesforceとBoxを連携し、見やすい・検索しやすい環境を整え、情報の一元化

  • 全ての業務をSalesforceで、非構造化データをBoxへ
    マーケ→セールス→会計まですべてをSalesforceで業務を行い、すべての非構造化データをBoxへ格納

フライクがBoxと同じくらい利活用しているツールであるSalesforceですが、Salesforceのファイルストレージを使わないのには理由があります。

それは、容量が有限（容量を増やす場合は追加購入が必要）であるということと、セールスフォースのライセンスを全メンバーが有している訳ではないということです。

ですので、容量無制限で、社内外メンバーとセキュリティの高い環境でファイル保存ができるBoxを使用しています。

3-3. バックオフィス領域 Box × Salesforce × freee会計

2024年1月1日からは、完全義務化されて電子取引の書類は紙保存することができなくなりました。

電子メールなどを使って電子データで請求書や領収書などのやりとりをしている法人・個人事業主に関わらず国税関係帳簿書類の保存をしなければならないすべての事業者は、書類の保存に対応しなければなりません。

そこでフライクではBoxを利活用して、電子帳簿保存法や限られた人材でバックオフィスを効率化しています。

4. まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回はBox単体での利活用方法から、他SaaSを使った連携→業務効率化を実現する方法まですべて包み隠さずお伝えいたしました。

フライクが実践している方法が、少しでもお役に立てば嬉しいです。 

もし自社だけで「Box単体利活用」や「Salesforce・freee会計連携」に迷ってしまうということがあれば、一度フライクまでご相談ください。

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今回ブログで解説した内容をホワイトペーパーでダウンロードすることができます。PDFでいつでも見返せるようにしたいと考えている人は、ぜひダウンロードしてみてくださいね。

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