エンジニアの私が意識する報連相のコツ【4.ツールを使い分ける編】

フロントエンド専門制作会社FLATのサトウです。

仕事の報連相は、新人からベテランまで必須のビジネススキルです。

社内レクチャー用にビジネス全般の報連相について「エンジニアの私が意識する報連相のコツ」をまとめてみます。

オンラインツールを中心でコミュニケーションを行うビジネスマンの方にも参考になれば嬉しいです。
今回は「
4.ツールを使い分ける」についてシェアします。

1.内容を整理する

2.タイミングを意識する
3.優先度をつける

4.ツールを使い分ける←今回
5.文章力をつける
6.相手に合わせる


FLATではいくつかの連絡ツールを使っています。

効果的に使い分けて、スムーズで気持ちの良い報連相を行いましょう。


報連相で使っているツールは3つの系統があります。

情報の内容と受け取る相手の立場になって選びましょう。

1.SlackやChatWorkなど、メッセージチャット系


メッセージチャット系ツールは、文字で気軽な報告ができます。
相手は自分のタイミングでチャットに返信できます。
他のメンバーも見ているのSlackで報連相すると、他の人が代わりに回答してくれることもあります。
チーム間の情報共有としても使えるので便利なツールです。



2.ZoomやMeetなど、オンライン音声系

仕事の流れなどの大きな範囲の伝達、アニメーションなどのイメージなど、
文字で伝えるには複雑で曖昧な話題はオンライン音声のツールを使いましょう。
画面共有やリアルタイムで対話できるので便利なツールです。

事前に時間を設定してスケジュールを確保してから通話を依頼します。
その場合に情報共有のアジェンダを準備しましょう。
相手は事前準備ができるので、時間の節約になります。

3.Backlogやメールなど情報ストック系


調査や確認などで日にちをまたぐような内容、
やり取りが数日かかる報連相は情報ストック系のツールが向いています。
Backlogなどのタスク管理ツールやメールを使いましょう。

メッセージチャット系は、情報がタイムラインに流れてしまいます。
日にちが経つと情報を探すのに大変です。

オンライン音声系は言った言わないが問題となり、
一日に何回も開催できないという欠点があります。
情報ストックの伝達はエビデンスが残せる便利なツールです。

まとめ

伝達手段としてどんなツールが最適か検討し、

複数のツールを使い分けましょう。