Zapierの使い方を世界一わかりやすく徹底解説！効率的な自動化で仕事を楽にしよう

AI推進委員会

2024年8月16日 21:16

日々の業務に追われている方にとって、「もっと効率的に仕事を進めたい」と感じる瞬間は多いのではないでしょうか？そんな方におすすめしたいのが、作業の自動化を簡単に実現できるツール「Zapier」です。

今回は、Zapierの基本的な使い方やその魅力を紹介し、あなたの業務をスムーズに進めるための活用方法をご提案します。

Zapierとは？

Zapierは、異なるウェブサービス同士をつなぎ、自動的に作業を処理することができるツールです。例えば、「新しいメールが届いたら、その内容を自動でスプレッドシートに記録する」といった作業を、自分でコードを書くことなく簡単に設定できます。

Zapierが連携できるサービス

Zapierで使えるサービスは、2020年時点で2,000種類以上にまで及んでいます。その中でも主な連携サービスは下記になります。

Google Apps
Twitter
Facebook
Dropbox
Slack
kintone
Salesforce
Notion
Discord
HubSpot
LINE

活用例

Zapierを使うことで、さまざまな業務を自動化できます。以下は、その一例です。

SNSの投稿を自動化
ブログ記事を公開したら、TwitterやFacebookに自動で投稿するZapを作成できます。これにより、投稿の手間を省き、タイムリーなシェアが可能になります。
顧客データの自動管理
新しいリードがフォームに入力されたら、その情報を自動でCRMに追加するZapを作成すれば、データ管理が一段と効率化します。
タスク管理の自動化
Slackで「TODO」とコメントされたら、その内容を自動でTrelloやAsanaのタスクとして追加するZapも便利です。

実際にZapierを実画面を用いてわかりやすく説明します！

Zapierの設定は非常に簡単です。まずは、以下の手順で初めての「Zap」（自動化の流れ）を作ってみましょう。

Zapierにサインアップします。
公式サイト（Zapier）にアクセスし、アカウントを作成します。GoogleアカウントやFacebookアカウントを使って簡単に登録できます。

ホーム画面はこのようになります。

画面左側のザップを選択

今回は社内でのタスクについてのメールのやり取りをスプレットシートに自動的に反映させる想定で操作します。
そのため1にはGメールアプリを選択します。
※皆様が自動化したいツールを選んでください。イメージとしては１が起因（トリガー）となって2に反映される感じです。

次に画面右上のアカウントからメールのアカウント連携をしてください。

Zapierでは、まず「トリガー」（自動化を開始する条件）を設定します。ここでは受信トレイ、送信済みなどの自動化したい内容を選択します。
※個人的にお薦めなのがメールをラベル付けしとくことです。ここでは、そのラベルの条件に沿ったメールの受信や送信を自動化して行きます。
※近日、 Gmailの自動振り分け機能やテンプレ機能なども記載する予定です。