イベントの予算設定に必要なこと

こんにちは。FAVER広報部です。4月からイベント制作事業部を立ち上げることになり、イベント制作のノウハウを資料化しています。
その過程の記録として、イベントの計画でも最も大切なことの1つ、予算について、その考え方を書いてみたいと思います。

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まず、目的と規模が決まらないと予算の算段ができません。

何のためにイベントを開催するのか、この事について明確化します。

例えば、ファミリー層向けの車を販売したいとします。この時、新しい顧客を獲得したいのであれば、地域の子どもたちが遊べるイベントを行えば、子どもたちの親が一緒に来場して、車を見る機会ができます。その場合、できるだけ多くの親子を呼ぶのが成功となりますので、誰でも参加無料の子ども向けコンテンツ（例えば、キャラクターショーや体験コーナーなど）を充実させるために予算を確保します。
あるいは、既存のファミリー客に次の買い替えを勧めたいのであれば、既存客が来たくなるようなコンテンツ（特別感のあるプレゼントや家族招待食事会など）で、顧客満足度を上げるために予算を使います。

そして、目的と、それに準ずるコンテンツの内容に沿って、イベントの規模を決めます。

あらかじめ、来場者数を決められるものなのか、あるいは、不特定多数の、とにかく多くの来場者がいればいいのか、など、来場者数を目安にイベントの規模を考えると、整理がしやすくなります。

次に、会場を決めて、費用を確保します。

イベント予算の大きな割合を占めることが多いため、慎重に行う必要があります。ここで予算を使いすぎてしまうと、やりたいことに使える予算がなくなってしまうことになりますので要注意です。

次に、イベント運営に必要なスタッフの人数や役割に応じて、スタッフ費用を見積もります。

社内でまかなえる役割のスタッフ（受付やお客様案内係など）もいれば、経験と専門性が必要で、外部のプロに頼らなければならない役割（イベント全体の進行管理や、舞台・音響・照明などのオペレーターなど）も必ずあります。

イベントに出演するアーティストや講演者のギャラや交通費、宿泊費などを考慮することも大切です。

ただし、芸能・音楽などの同業者でなければ、相場観も、そもそもに、誰に声をかければいいのかがわからないことも多々あるでしょう。

イベントの宣伝、広報にかかる費用も計算します。

自社で広報部を持っていれば、ある程度、必要な経費がわかるのではないでしょうか。イベント開催をお知らせし、情報を伝えるために必要なホームページやSNSの運用、印刷物の作成などが内訳となります。

イベントで使用するステージなどの舞台や什器、造作物などの制作費

、さらに音響、照明などの機材費、そして、イベントの演出や運営で必要となるレンタル品の費用も算定します。

最後に、どんなに細かく想定していても、イベントの最中に必ず何かしらの予期せぬ出費が発生するため、

予備費として予算を確保します。

通常、予算総額の10%程度を充当します。

以上のように、イベント制作においては多くの費用がかかるため、予算を正確に把握することが重要です。また、予算内での効率的な運営を行うために、各項目ごとに見積もりを立て、予算配分を検討する必要があります。