優秀な人ほど誰よりもミーティングの準備をしている

1on1や商談、人事面談、週次定例のようなミーティングがダラダラと長引いてしまったり、時間を取ったものの何を話すか曖昧になっていたりしませんか？？
今回はミーティングの質を上げる3つのtipsを紹介します。

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1. ミーティングの目的を明確にする

優秀な人は、ミーティングの目的を明確に理解しています。彼らは、なぜこのミーティングが必要なのか、何を達成したいのかを具体的に把握しています。目的が明確であれば、議題の優先順位をつけることができ、効果的な議論を進めることができます。

ポイント: ミーティングのアジェンダを事前に共有し、全員が目的を理解した上で参加できるようにする。

2. 十分な情報収集と分析

優秀な人たちは、ミーティング前に関連する情報を徹底的に収集し、分析します。これにより、議論が具体的で有意義なものとなり、無駄な時間を省くことができます。例えば、最新のデータや業界のトレンド、競合他社の動向などを把握しておくことで、的確な意見を述べることができます。

ポイント: 事前に資料を読み込み、自分の考えや質問をメモしておく。

3. テンプレートの作成

優秀な人たちは、ミーティングを効率的に進めるために、テンプレートを活用しています。テンプレートを使用することで、各ミーティングの進行がスムーズになり、一貫性が保たれます。例えば、アジェンダテンプレート、議事録テンプレート、アクションアイテムテンプレートなどを作成し、共有することで、誰もが必要な情報を見逃さず、迅速に対応することができます。

ポイント: 定期的なミーティングには標準化されたテンプレートを用意し、毎回のミーティングで活用する。テンプレートには、会議の目的、議題、重要なポイント、アクションアイテム、次回のミーティング日程などを含めると効果的です。

まとめ

優秀な人たちがミーティングの準備にこれほどまでに時間と労力を費やす理由は、その場を「単なる集まり」ではなく「成果を生む場」として捉えているからです。目的の明確化、情報収集と分析、参加者の意見の事前把握、ロールプレイング、そしてフォローアップ。これらの準備を徹底することで、ミーティングは飛躍的に価値のあるものになります。

あなたも次回のミーティングでは、この方法を試してみてください。きっと、その効果に驚くことでしょう。優秀な人たちに学び、あなた自身もさらに効率的で成果を上げるミーティングを実現しましょう。

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