文字起こしを最強のビジネスツールにする方法

音声認識の技術は目覚ましい進歩を遂げており、スマホなどの音声入力では、高い精度で音声を文字起こしすることができます。

かつて、音声認識やOCR（画像からの文字認識）は、認識率や誤変換が課題と言われてきましたが、生成AIの技術を活用することで、前後の文脈を読み取り、誤字脱字の修正を行い、文章もある程度整えることができるようになってきました。

こうした技術の進化とともに、文字起こしは、今後ビジネスに必須になっていくでしょう。営業活動や商談で、音声入力と文字起こし+生成AIを効率よく活用することが、商談や成約で差がついていくポイントになると思います。

ビジネスにおける文字起こしの活用方法

商談中

商談中は、お話をしながら、会話の内容を、簡潔に、走り書きでよいので、手書きでメモしていきましょう。これは、今でもやっている方が多いと思います。これは、あとで思い出して記録するためのきっかけですので、あまり丁寧に書き留めしすぎないのがポイントです。

商談やWEB会議中に撮影をしたり、レコーダーで音声録音などを行うのは原則NGです。リモート打ち合わせでもそうです。お客様の承諾が必要ですし、何よりお会いする機会には、お客様とのコミュニケーションを第一優先にすべきだからです。

商談中にノートブックに入力したり、リモートでお聞きしながらwordに簡単に入力するのは多少よいかもしれませんが（実際にいらっしゃいますね）、集中力はできるだけお客様の方に向けてください。

商談後

商談が終わったら、すぐに静かな場所や車の中で、書き留めたメモをもとに、スマホで内容を音声入力しましょう。

ポイントは、商談後、別の業務に移る前に、記憶が鮮明なうちに記録することです。そうすることで、詳細な情報を残すことができます。

入力の仕方は、収録のように緊張することなく、とめどなくしゃべったり、お客様の印象や自分の感想も含め、メモを見ながら、覚えていることを順番に関係なくしゃべっていくので大丈夫です。

メモを読み上げるのではなく、書き留めたメモをみて、自分の好きなようにしゃべっていいのです。文章として成立していなくてかまいません。音声で、できるだけ覚えていることを全部しゃべります。

入力と活用方法

音声入力はスマホのメモ帳やドキュメントアプリなど、入力にマイク機能がついているアプリで記録します。できるだけ、スマホのもつ音声認識技術を活かせる、スマホ純正のアプリがいいと思います。

保存したメモの文字列をコピーして、生成AIに貼り付けます。※ご注意として、セキュリティに配慮されたAIサービスを利用し、センシティブな内容やプライベートな秘匿情報には活用しないよう留意してください。

生成AIにより、メモを要約したり、入力した文字列を正しく文章として改善したり、議事録として整理することができます。

そうして作成されたメモを見返しながら、忘れていたことや重要な課題・ポイント、当時の印象を忘れずに、次の商談に進むことができます。

商談に音声メモと文字起こしを活用するメリット

• 忘れがちな商談内容を詳細に記録できる

• 生成AIによって報告書作成の手間が省け、課題を文字で見える化できる

• 日が経っても、当時の印象を残しつつ管理できる

まとめ

商談中は手書きでメモをとりながらお客様とのコミュニケーションに集中し、商談後に音声入力でスマホに文字化します。さらにAIで文字起こしすることで、効率的に商談内容を記録・整理することができます。また、AIによる要約機能を活用することで、重要なポイントを素早く把握することもできます。

おそらく、皆様が思っている以上に、今のスマートフォンの音声認識技術は進んでいます。そして音声入力を生成AIと組み合わせて資料を作成した時、それは効果的な提案素材になります。

まずは、音声入力でメモをとる習慣を、今日から始めてみましょう。

※イラスト生成：Canva