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Notionで業務効率化を目指した結果！勉強会とその後の話

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「プロジェクト進捗が見えなくてイライラ」も解決できる！そう、Notionならね。

日々の業務で社内システムやSaaS系サービスを利用している方は多いと思いますが、最初は便利に使い始めても、以下のような不満を感じたことはありませんか？

  • 社内の情報共有に、微妙なストレスを感じる

  • 企画のアイデア出しが盛り上がらない

  • プロジェクトの進捗がよくわからない

  • SaaS系サービスを料金分使いこなせていない気がする

私たちも、ふだん「Slackでコミュニケーション」「GoogleDriveでデータの共有」を始め、「顧客管理ツール」「カレンダー調整ツール」「プロジェクト管理ツール」など、複数のWebツールを導入して、業務の“可視化”および“効率化”を進めてきました。

が！
正直、Slackでのコミュニケーションのなかで決定する事項も多く、その場合にタスク管理が漏れたり、期日設定ができていないなど、プロジェクト管理や進行がうまくいかないことが多く発生していました。
このような“プロジェクトにおける微妙なタスク漏れ”に関し、Webの最前線にいる人はどう解消しているのか？

三度の飯よりWebツールが好き！というエンジニア・まさとらん さんを講師に招き、勉強会を開催しました。

こんな感じで告知！IT企業の方や地方自治体の方など、さまざまな職種・業種の方に参加いただきました

まさとらんさんが2017年から注目しているWebツール「Notion」を利用し、すべての業務を効率化する方法をお話しいただきました。


万能ツールNotionが、今こそ使える理由

Notionというサービス名を聞いたことはありますか？サービス自体は、2016年に初期版がリリースされ、2021年に日本語版がリリースされました。

なんでもなんでもできる！らしい。ワクワクするスタート画面ではある。

まさとらんさんは、2017年にNotionを始めて触り、そのカスタム性や世界に広がるコミュニティに衝撃を受けたとのこと。
それ以降、日々利用しながらその可能性について情報発信を続けています。


勉強会の様子

2021年ごろから日本国内のWebベンチャーで注目され始め、すでに利用されている方もいるかもしれません。

「また、ツールが増えるのか！」
と思った方もいるかもしれませんが、Notionは、ツールを増やすのではなく、「減らす」ために有効です。

勉強会を経て当社でもNotionを導入

勉強会では、Notionの歴史や技術コミュニティの充実度といったところから、「実際に何ができるのか」「どんな見た目で、どんな操作感なのか」について、実例をもとにお話しいただきました。

簡単にいうと、
「ある程度のことは、なんでもできる（しかも無料）」
ということです！
・・・が、それって一番、とっかかりづらい！！！

Notionのスタート画面。真っ白なキャンバス・・なんでもできるのはわかった！けど、何から始めればええんや？！

ということで、当社でもNotion導入の「はじめの一歩」を、まさとらんさんに相談しながらやってみることにしました。

ウチが一番やばいのよ！業務改善への道

まずはヒアリング

冒頭にも書きましたが、恥ずかしながら当社のプロジェクト管理状況をお伝えすると
・基本のコミュニケーションをSlackで
・顧客管理を管理ツールで
・個人のタスクは手元のリマインダーで
と、ツールを使っているものの業務がかなり属人化しており、タスクの実施漏れなどが多発するような状況でした。

初回の打ち合わせでは、特に何の準備もなく、今やっていることをつらつらと話しながら、「どんな状態にしたいか」という理想を話しました。
業務全体として目指したいことを話したのちに、担当者2名が、別の角度で「やりたいこと」を話していきました。

話しながらまとめていただきました（利用ツール：excalidraw）

翌日、プロトタイプが完成！（早っ！）

雑談会のような打ち合わせを経た翌日、「プロトタイプが完成しました！」との連絡が。

Slackをつくった翌日に「できましたー！」との連絡が

すぐに、画面を見せてもらいながら、使い勝手を試してみました。

フィードバックを重ねながらNotionをブラッシュアップ

説明いただいた内容は、現時点でやりたいことのすべてが実現できていて、実際に使ってみながら「ここ、もっとこうしたい！」のブラッシュアップをしている段階です。

Notionを使ってフィードバックをしている様子

1日の仕事を始めるときに、まずNotionを開いてプロジェクトの状況やスケジュール、タスクの現状を確認し、必要な時に必要な声がけができるようになりました。

すべてが完結できるように

現在も、Notion導入に向け、日々使ってみながら改善を繰り返しているところですが、1ヶ月ぐらい使えば実用可能な状態になると確信しています。
個人情報のデータベースの管理方法や、容量の重い動画や画像素材、Slackでコミュニケーションをとった内容のタスク化、メーラを利用しないメール送信方法など、日々、さまざまな「ハック」を教えていただきながら、私たち自身をDX化している状況です。

Notionは、最初の導入ができればとても便利に使えますが、業務を第三者的にヒアリングしてもらいながら初期設計をしてもらうのが、もっとも効率的に使えると感じました。
これで当社も、タスク漏れを防ぎ、出てきたアイデアを効率的に回しながら大きく成長していけるはずです！

Notionを使い始めてみたいけれど、初期設定などについて相談してみたい、という方はぜひこちらから。

ツールに無駄な月額を払い続けず、プロジェクトに集中できる環境を作りましょう！
それでは。

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