メールで人を操る極意（No.20４）

仕事もプライベートも連絡は
LINE（ライン）が主流になって
いますが、ビジネスでの公式な
連絡はまだまだメールです。

実はそのメールもプレゼンテーション
の一種なんですよ。

●情報を伝えて
●相手に行動してもらう
のですから。

「５日の会議は13時から第1会議室です」
とメールに書いてあるから、
皆、そこに集まれるわけですね。

最近はメールでちょっとした事件
がありました。

私には業務上、毎月受け取るメールが
2種類あります。

いずれも、「毎月の○○の書類を
△日までに忘れずに提出して
ください」という内容です。

その１つで先日「半年分の修正
書類を訂正して再提出せよ」
というイレギュラーな指示が
入っていたのですが、対象者
約100人のほとんどが気づかず
対応しなかったのです。

言われて長いメールを読み返したら
前半に毎月やるべきことの念押し、
後半に追加の書類提出のことが
書かれていました。

出した方は「メールをよく読め」
とお怒りでしたが、いやいや、
これはメールの方が悪いのです。

もっと言えば、そのメールを作成
した人が問題です。

受け取る人は、毎月もらっている
ので、「またか」「はいはい」
ということで読みません。

今回の連絡は、①通常とは違う依頼で、
②とても重要だということを伝える
工夫がなされていませんでした。

対策としては次の2つが考えられます。

【１】 件名で注意喚起
LINEと違い、メールには件名
の欄があります。
多くの人は受信トレイに並んだ
「件名」と「差出人」を見て、
開封しています。

【重要】とか【再提出のお願い】
などの言葉を付けて、注意を
喚起しましょう。

この時目立ちやすいよう塗色
面積の広い【】、■、●、★
などの記号を使うと、
より目立ちやすくなります。

【２】大事なことは冒頭で伝える
今回受け取ったメールは重要な
ことが後半に書いてありました。

絶対に読んで作業してもらうべき
用件は冒頭（前半）に書きます。

それを伝え終えたら、後半で
毎回伝えていることを書けば
よいでしょう。

そんな当たり前のこと？と思われる
かもしれませんが、その当たり前の
メールが書けなくて、書類が
集まらず、困り果てる担当者も
実際にいるのですから。

きちんと設計すれば、メールだけで、
何百人でも、何千人でも、
あなたの思い通りに人を動かすことが
できますよ。