Emailより使えるコラボプラットフォーム
アメリカの非営利団体で中小企業運営のビジネスコンサルティングをしながらヨガを教えています。
ビジネス英語、アメリカでの起業、商習慣の相談・質問、絶賛受付中（笑）
今日は複数の人とコラボする時に私が使っているプラットフォームをご紹介します。
「このアプリ・サービスはおすすめ！」というのがあれば是非教えてください。
こんな方にオススメの記事
チーム単位で仕事が多いが管理が煩雑と感じている経営者の方、リーダーの方。
指示出しをする立場だが、
メールやカレンダー機能では履歴の一元化が難しい。
参加者全ての意見を取り込むことが難しいと感じている。
時差があって全員参加で進捗会議をいつも開催できるとは限らない。
という状況を緩和してくれたのが、このTrello。
私はいくつか同時並行でプロジェクトを回していますが非営利団体という特性上、アイディアが多方から舞い込んできます。以前はそれをメールやエクセルに取りまとめたりして共有し優先順位管理をしており、
「取りまとめ」に時間を割いていました。
また管理をするために、メールを再度開き直したり、エクセルをアップデートするという作業も発生。
Trello トレロで激変したこと
メールチェーンのように探す手間がない
話し合いやブレーンストーミングの後に、
アクションプランやゴールをメールや資料にこ綺麗にまとめる。
よくあるビジネスシーンですが、
私は、チェックリストのようになったメールの履歴をさがして
『なんだっけ？』
と振り返る作業がなくなります。ダッシュボードに行けば取らなくてはならない行動は大項目として掲載されているからです。
誰が何をいつまでにやるかが明確
さらに、その行動にはカレンダーと担当者を紐づけることができ、優先順位も色付けできます。全ては会議中に合意したことを話しながらカードにエントリすればいいだけです。
ビジュアル（可視化）で進捗を把握
作業アイテムをチェックすることで進捗状況が数値化。どれぐらいの進捗状況なのか、遅延している場合も一目瞭然。
全体を報告する資料作りは一切なし！
私が銀行勤務の中で多くの時間を割いたのは、会議の資料作り。
一週間に一度ある進捗会議に数字を報告させて、遅延している場合は理由をメール等で取りまとめる。
関係者が多ければ多いほど、その内容をメールから引き出してきたり、綺麗なテンプレートにまとめるという実質プロジェクトの進行自体にはなんのプラスにもならない作業に高い人件費を費やすことになっていました。
ダッシュボードを見ながら左から右へカードごとに話を進めるとミーティングで全てのアイテムが網羅されていきます。
進捗会議に出席できなくても問題なし。
私が所属する非営利団体では、
複数のボランティアが、
時間がある時に、
できること（得意分野）をする
のが基本で運営が成り立っています。
地域はアメリカ全土に広がっているので、時差も考慮するとなかなか全員が進捗会議に参加することは難しいです。
その場合も、それぞれのユーザーが自分の担当アクションに関してアップデートをすることで、参加者には状況が把握できるようになっています。
素晴らしい融通性を持っているので精鋭が集まって来るのが私たちの非営利団体の強みです。
しかしながら、オーケストラで指揮者がいないと物事が混乱するのと同じで、各自がいくら優秀でも方向性が定まっていないとコラボレーションに支障をきたします。
そこで、アジャイルに使えるプロジェクトマネジメントツールTrello（トレロ）はフリーバージョンでもとても便利に機能する便利ツールです。
最近になって日本語対応もされるようになったようです。
その他のサービス
Jira、Asana、airfocusも同じような機能を持つサービスです。実際に使ってはいませんが少しずつ試してみようかなと思っています。参考までに比較表を貼りました。
※あくまでユーザー視点ですので、皆様のお役に立てる程の情報が発信できているかわかりません。なお、こちらの記事は宣伝行為ではなくでコミッション等は受け取っていませんので、ご利用される場合には自己責任でお願いします。
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