英語ビジネス文書を効率的に読むには？

普段から仕事で英語を使う人でも、あまり使わない人でも、英語で書かれた長い文章を読まないといけないことがあると思います。

ただ、全てしっかり読んでいると日が暮れてしまう。。。ただ、日本語みたいに流し読みできないから、大事な部分を見逃すのは嫌だ。と感じられる人が多いのではないでしょうか。そんな方々向けに、簡単に英文ビジネス文書を読めるコツをご紹介していきます。

読む前に全体感を整理

「よし、読むぞ」と、いきなり一文字目から読み始めるのは、一番の悪手です。普段読み慣れていない人は、最初の数百文字で疲れてしまいます。

まず、読む前にすべきことは、文書の全体感を把握することです。全体感を把握するとは、どんな内容が書かれているのか、目次で確認し、その中でも大事そうな部分はどこか把握する、ということです。

何十ページにも及ぶ文章を一から全部読むことは、非常に骨が折れます。その中でもどこが大事な箇所なのかを予め把握することが大事です。

翻訳ソフトを使う

大事な箇所が何となく判断できても、まだ読みません。

次に、その箇所を翻訳ソフトに訳してもらいます。何も英文を自分で一生懸命読む必要はありません。読むことではなく、理解して次のアクションを取ることが目的です。翻訳の精度も非常に高いので、機械に読んでもらいましょう。

この目的は、同じく全体感の把握です。大事な箇所がおおよそどんなことを言っているのかを、日本語で手っ取り早く理解することができます。

翻訳ソフトで有名なのは、DeepLです。PDF文書からコピペすると、直ぐに翻訳してくれます。正直あまり他のアプリケーションを使ったことがないので、DeepLで十分だと思います。

あとは、ブラウザで読むときや、メールアプリで英文を読むときは、Googleやマイクロソフトにも翻訳機能があるので、それを利用するのもおすすめです。

いよいよ読む

ここまで来たら、いよいよ英文を読んでいきます。

といっても、一から読むわけではありません。既に翻訳ソフトに訳してもらった部分のみを、まずは読んでいきます。

もちろん、リーディング力によって差はあると思うのですが、日本語である程度理解できている文章なので、そこまで躓くことなく読み進められると思います。

一部それでも意味が分からなかったり、日本語の翻訳と違う箇所が出てきたら、都度自分で見直していくことは忘れないようにしましょう。翻訳ミスは少なからず出てきてしまいます。

キーワードで引っ掛ける

大事なポイントを抑えられたら、次は他の部分も読んでいきます。ただ、一から読んでいると、また日が暮れてしまいます。

なので、次は自分が気になるキーワードで検索を掛けて、そのキーワードが出てくる前後だけを読んでいきます。例えば、支払い条件が気になっているのであれば、”payment”で検索を掛けて、その周辺を読んでいくというスタイルです。

こうすることで、全て読む必要なく、自分の知りたい情報に集中して読み進めることができます。

最後に

以上、4つの手順を繰り返していくことで、必要な情報を効率的にできるのではないでしょうか。あらゆるビジネス文書に言えることですが、一言一句が自分に必要な情報ということはありません。なので、必要なところを効率よく抑えていく、というのが大事です。