「モバビジ」を使って対応力をアップできた

弊社では、3月から時短営業に切り替えて、今はテレワーク体制になっています。3月はまだ全員出社しており、営業時間は16時としていたものの、私はゴソゴソと社内にいたので電話の心配はそうありませんでした。

ところが、緊急事態宣言を受けて、全員基本的に自宅にて仕事をすることになり、そこでクローズアップされたのは、

「掛かってきた電話をどうするか」
でした。

最初に思いついたのは、ビジネスホンから転送してスマホで受けることでした。しかし、1台の電話番号にしか転送できないし、万一出れなかったらまずい。

次に、思い切って留守電にして折り返すことを試しました。シンカCTIを元々導入していたのと、自宅から事務の女性がパソコンにアクセスしているので掛かってきた電話はどこからか把握できます。でも、たまにリモートソフトの不具合やCTIサーバーの不具合などが発生していました。

そして行き着いたのが、「モバビジ」というサービスでした。
これは、掛かってきた電話をあらかじめ設定した複数のスマホに転送できます。同時に転送したり、順番に転送したりできるので、お客様に迷惑をかけないことでした。しかも、社内から内線電話のようにスマホに掛けられるので、

「担当者は不在なので折り返し掛けさせる」
というやりとりがなくなります。

運用してまだ1〜2週間ですが、使う側からすれば違和感なく使えています。お客様からすれば、誰かが受電できるので通常営業時とそう変わっていない様子です。

弊社のような営業会社はどうしてもお客様からの電話が多いです。
注文やクレーム、問い合わせなど多岐にわたります。
一方で急がれる場合は携帯へ直接掛けてこられます。

テレワークの話が出たときに、電話受付業務を外注（社外秘書サービス）するのも考えましたが、時間的猶予がなかったのと、手続きが大変そうでしたので断念しました。ただ社内業務に集中する上で電話対応を外注するのはありだと思います。

「色々試してみて」が現状です。
しかし試してみた結果どれがいいのかを把握することで、弊社のお客様からの相談には説得力をもって回答できるのではとも考えています。

弊社の取り組みをみて、
「池田さんとこの取り組み、もう少し詳しく教えて」
「自社でもテレワークを導入していきたいけど、何からどうしていいのか分からない」
と相談を頂くことが日に日に増えています。

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