「タスクを細かく砕く」ことでリモートワークの生産性を下げないコツ
こんにちは。マネーフォワード分析推進室のササキです。
前回初めて書いた記事はいろんな方に見ていただいたようで、本当にありがとうございます。たまに日頃自分が取り組んでいる内容を振り返りながら言語化すると頭の中が整理されて良いですよね。
それっぽい言い方をしてみましたが、読んで頂いた方から思いの外たくさんの反応を頂けて嬉しかったので、また記事を書いてみようかなと思った次第です。
※前回の記事はこちら👇
リモートワーク、頭の切り替え難しい問題🤯
世の中が何かとバタバタしているここ数ヶ月ですが、皆様はいかがお過ごしでしょうか。弊社では3月よりリモートワークを開始しており、僕自身もここ2ヶ月くらいは完全に在宅で仕事をしています。
在宅勤務でよく語られる事といえば進捗と作業環境の話。特に”買ってよかった物”系の記事は大好きでいつもニヤニヤしながら読んでいます。リモートワークに関する社内報にも影響されて、ついにMOFTを買ってしまいました。角度がつくだけでなんとなく打鍵が軽やかになった気がして、軽やかに仕事をしてる錯覚に酔う事ができます。オススメ。
作業進捗については普段とほぼ変わらないか、もしかするといつもより良いかもしれません。ノイズキャンセリングヘッドホンにすごく助けられています。ヘッドホンだとどうしても装着疲れするので、AirPods Proが欲しい。
それでもやはり、気を惹くものが多い自宅、集中力を保つのがしんどい時もありますよね。実は4月から分析推進室に加えマーケティングの部署にも所属することになり、”全社の中長期戦略策定”をしながら、”全社横断でデータ分析が出来る環境を整備”しつつ”SMB向けのマーケティング”を考えている状況です。
頭の切り替えが非常に難しく、切り替えのタイミングで集中力が切れてしまうこともしばしば……🙄
前に進めるために、とにかくタスクを砕く👊
そんな時に思い出したのが、前職時代に受けたタスク管理研修のこと。
黎明期のベンチャーでは人が少ない上にやらなくちゃいけないことだらけなので、一人の人がいろんな役割を担い”マルチタスク”状態になりがちです。そんな中、どうやってスピード感を持ってタスクをさばいていくか。必要なのは「とにかくタスクを砕くこと」だと教えてもらいました。
例えば、「〇〇案件のレポートを書く」というタスクがあったとします。
まず1段階目の”砕く”作業を行うと、これは
1.データの分析をするタスク
2.分析結果を資料化するタスク
に分けることができます。
まだまだ砕けます。
1.データの分析をするタスク
1-1.データの抽出をする
1-2.データの集計をする
1-3.データから示唆を得る
2.分析結果を資料化するタスク
2-1.全体のストーリーを決める
2-2.データの集計結果を貼り付ける
2-3.得られた示唆をメッセージとして書き込む
とこんな感じで砕いていくことができます。
そのタスクの習熟度によっても異なるのですが、タスクを砕ききったという目安は、「あとはやるだけ」状態になったかどうか。何をすべきかがもう明確で、手を動かせばタスクが完了できるという状態まで砕くことが肝心です。
習熟度がまだ浅い場合、上の例ではさらに細かく
1.データの分析をするタスク
1-1.データの抽出をする
1-1-1.抽出するデータレイアウトを決める
1-1-2.SQLを書く
1-1-3.SQLを投げる
1-1-4.抽出された結果を確認する
・・・
くらいまで砕いてしまっても良いかもしれません。
細かく”砕かれた”タスク一つ一つは、短い時間で達成できることが特徴です。言い換えると、集中力が持続しなくても達成できます。
気がそぞろでも、ミーティングとミーティングの間の30分しか作業時間がなくても、重めのデータの抽出中でも、タスクを砕いてさくっと対応していける状態にしておくと上手く仕事を前に進めることができます。
難易度が高そうなタスクも、結局はシンプルな作業の積み重ね🧩
僕は、基本的に難易度が高いタスクに取り組むのが苦手です。求められる期待の大きさに対し、どうしても着手するのが億劫になってしまうことがよくあります。そんな時にもタスクを砕くことが効果を発揮します。
いざ実際に砕いてみると、難易度が高いと思っていたタスクもシンプルな作業の積み重ねだったりすることが多々あります。また、落ち着いてタスクを砕くとどのポイントが不安の要因かわかるので、人に相談することも含め解決策を適切に見つけやすくなります。砕いたタスクはどんどん消化していけるので、気持ちも良いはずです。と、精神衛生上も良いことだらけ。
最後に一点だけ注意点を。難易度が高くて砕く事すらできない場合は、早めに誰かに相談した方が良いです。とりあえず動いてみてから方向性が決まるタスクも無くは無いですが、砕くことすら出来ない時はそのタスクで解決しようとしている課題の設定が上手く出来ていない可能性が高いです。改めて、そのタスクのオーナーと課題設定から認識合わせをしましょう。
おわりに
リモートワークにまつわる記事が増えていますが、環境整備周りの話が多いように感じたので、今回は敢えて仕事術的な話をまとめてみました。環境が大きく変わると、改めて自分を顧みることにつながりますよね。この記事を書いていて思ったのですが、これは正直リモートじゃなくてもやるべきタスク管理方法ですね。
おそらく今後もリモートワークを中心とした新しい働き方は継続するんじゃないかなと思うので、そのメリットとデメリットを上手く整理しながら乗り越えていけたらと思っています。
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