テレワーク先駆者 Basecamp 社のコミュニケーションガイドラインがよかったので翻訳しておく（自分用）

テレワーク（リモートワーク）先駆者といえばBasecamp社。プロジェクト管理ツールをを提供している会社で、20年以上テレワークを続けているなど働き方でも有名ですよね。

私も働き方については各社参考になる情報をまとめたりしてるのですが Basecamp 社はさすがの内容だったので今回は DeepLを使って翻訳記事を下に書いておきます。（自分が見返す用ですね）

Guide to Internal Communication, the Basecamp Way

長いので要点をひとつだけ抽出する

とにかくドキュメントを整理してみんなが閲覧できるようにしろ！ですね。

↓↓以下Deep L による翻訳（編集はほぼしない）↓↓

社内コミュニケーションのためのベースキャンプガイド

どのように、どこで、なぜ、いつコミュニケーションをとるのか。長時間の非同期？リアルタイムチャット？対面で？ビデオ? 口頭? 書面? メールで? ベースキャンプで？みんながみんなのビジネスに巻き込まれないように、どうやってみんなを輪に入れておくのでしょうか？それはすべてここにあります。

経験則、一般的な哲学

以下に、Basecampでチームメイト、部署内、会社全体、そして一般の人々とコミュニケーションをとる際に心がけている一般的な原則をまとめました。これらは必須のものではありませんが、私たちが他のすべてのことに影響を与えること、つまりコミュニケーションを行う際に、境界線や共有されたプラクティスを作成するためのものです。

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コミュニケーションを取らないことはできません。部屋の中の象について議論しないことは、コミュニケー ションをとることになります。明確なコミュニケーションほど勉強し、実践し、完璧にするために重要なものはほとんどありません。

2

時にはリアルタイム、時には非同期。

3

長文の書き込みに基づく内部コミュニケーションではなく、会議、会話、チャットの口頭の伝統は、会議、ビデオ会議、通話、または中断され、中断される他のリアルタイムの機会の歓迎される減少につながります。

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意味のある議論を展開し、展開するために意味のある時間を与えます。判断を急いだり、即答を要求したりすると、意思決定がうまくいかなくなる可能性が高くなるだけです。

5

ミーティングは最後の手段であり、最初の選択肢ではありません。

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書くことは固まり、おしゃべりは解消されます。大規模な決定は、1行1行の会話ではなく、完全な思考の交換で始まり、終わります。重要なこと、重要なこと、根本的なことであれば、それを書き上げてください。

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話すことはその場にいる人を助けるだけですが、書くことはすべての人を助けることになります。これには、その場にいられなかった人や、数年後に入社する未来の社員も含まれます。

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あなたの言葉が様々な方法で認識されるならば、最も害を及ぼす方法で理解されるでしょう。

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真の緊急事態でない限り、すぐに返事が返ってくることを期待したり、要求したりしてはいけません。すぐに返事が返ってくるという期待は有害です。

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何度も繰り返してしまうと、最初のうちは十分に理解できていなかったということになります。しかし、あなたがブランドの新しい何かについて話している場合は、あなたが聞かれる前に何年も自分自身を繰り返さなければならないかもしれません。リピートは賢く選びましょう。

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コミュニケーションが悪いと仕事が増える

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企業はコミュニケーションの問題を抱えているのではなく、ミスコミュニケーションの問題を抱えています。会社、グループ、チームの規模が小さければ小さいほど、ミスコミュニケーションの機会は少なくなります。

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5人で1時間の会議をするのは、1時間の会議ではなく、5時間の会議です。トレードオフを意識しましょう。

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事実に基づいた文脈と空間的な文脈を提供することで、「待って、何ですか？事実関係とは、人々も知る必要があることです。空間的な文脈とは、コミュニケーションが起こる場所のことです（例えば、特定のto-doに関することであれば、どこか他の場所ではなく、to-doのすぐ下で議論しましょう）。

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コミュニケーションはスケジュールの同期を必要としない。カレンダーはコミュニケーションとは何の関係もありません。話すことや会議よりも、書くことの方が、スケジュールとは無関係で、はるかにダイレクトなコミュニケーションが可能です。

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"今」というのは、頭に浮かんだことを言うのに適したタイミングではありません。それは時間のふるいを通してそれをろ過させることをお勧めします。残っているのは、言う価値のある部分です。

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あなたがあなたのアプローチを急いでいる場合は、他の人が彼らの応答を急がざるを得ないと感じるかどうかを自分自身に尋ねてみてください。

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一日の終わりには、あなたがやったことは良いことですが、翌朝には真実を伝える方法を持っています。確信が持てない場合は、それを言う前に寝ましょう。

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答えが欲しければ、質問をしなければなりません。人は一般的に、言いたいことはたくさんあるが、ほとんど志願することはないだろう。定期的なスケジュールでの自動質問は、人々が共有、書き込み、コミュニケーションを練習するのに役立ちます。

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時折、ランダムな単語、文章、または段落を選び、削除を押す。それは重要でしたか？

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緊急性は過大評価され、ASAPは毒です。

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何かを聞いたり共有したりすることが困難になりそうな場合は、最後に質問を招待してください。招待せずに終了すると、公開の沈黙を招くことになるが、私的な憶測を招くことになる。これは噂が繁殖する場所です。

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何かをどこに置くか、そして何と呼ぶかが重要です。何かにタイトルを付けるときは、最も重要な情報を先頭に置いてください。多くの技術的なシステムでは、長い文章やタイトルは切り捨てられてしまうことを心に留めておきましょう。

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適切な時間に書く。午後5時に何かを共有することで、誰かをより長く仕事に引き留めることができるかもしれません。日曜日の午後に何かを書く時間があるかもしれませんが、日曜日にそれを書き出すと、週末に人が仕事に戻ってくるかもしれません。月曜の早朝のコミュニケーションは、他のことに埋もれてしまうかもしれません。完璧な時間はないかもしれませんが、間違った時間は確かにあります。送信ボタンを押すときは、そのことを念頭に置いてください。

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悪いニュースの後に素晴らしいニュースが配信されると、その両方が悪くなります。悪いニュースはそれが埋もれているように感じ、良いニュースはそれが気分を変えるために注入されているように感じます。十分なスペースを与えて、それぞれに正直になりましょう。

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時間はあなたの側にあり、急いでいると会話が悪くなります。

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コミュニケーションは、特に口頭でのコミュニケーションは損をします。伝聞のホップは、静的なものを追加し、忠実さを欠いています。可能な限り、仲介者を介してメッセージを伝えるのではなく、直接相手とコミュニケーションを取るようにしましょう。

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物事が明確であるかどうかを尋ねる。何を省いたのかを聞く。誰かが期待していたことで、あなたがカバーしていなかったことがないかどうかを尋ねる。時間が経つにつれて溝が広がる前に、その溝に対処しましょう。

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物事をどこに置くかを考えてみましょう。間違った場所での適切なコミュニケーションは、全く存在しないのと同じかもしれません。誰かが何かを見つけるために検索に頼る場合、それは多くの場合、何かがあると期待していた場所ではなかったからです。

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コミュニケーションはしばしば中断されてしまうので、良いコミュニケーションとは、適切なタイミングで適切な方法で適切なことを、副作用の少ない方法で言うことです。

日々のコミュニケーション

ここでは、当社の理念を全社で日々どのように適用しているのか、具体的な事例を紹介します。コミュニケーションが途切れることが多いため、お互いの時間と注意を大切にすることが重要です。人々に情報を伝え続けることは重要ですが、すべてのことについていくように求めるのは気が散ります。そのため、信頼性の高い予測可能な方法を用いて、適切なタイミングで適切な場所で適切な種類の情報を共有しています。

基本的なツールセット

社内コミュニケーションの98%はBasecamp内で行われています。つまり、全社的な議論、ソーシャルチャット、プロジェクト関連の作業、アイデアの共有、社内討論、自動チェックイン、ステータスの更新、ポリシーの更新、公式な決定や発表はすべてBasecampで行われています。1つの一元化されたツールですべてをまとめ、社内のすべての人のための単一の真実のソースを作成します。社内ではメールは使用しておらず（社外では使用しています）、SlackやTeamsのような個別のチャットツールも使用しておらず、対面でのミーティングもほとんど行っていません。2～3人でのビデオ会議にはZoomやSkypeを使用しています。また、GitHub でプルリクエストを議論することもあります。

毎日自動で。"今日は何をしましたか？

毎日16:30になると、Basecamp（製品）は自動的に全社員に "今日は何をしましたか？"と尋ねます。人々が書き上げたものは、社内の全員に共有されます。全員の回答は、日付ごとにグループ化された1つのページに表示されるので、社内で起きていることに興味がある人は、上から下へと読み進めることができます。また、何か質問があれば、誰かの「今日は何をしましたか」というチェックインにコメントすることで、会話の脈絡を保つことができます。

このルーティンは、ゆるい説明責任と強い反省についてのものです。毎日何をしたかを書き出すことは、何を達成したか、どのように自分の時間を過ごしたかを振り返って考えるのに最適な方法です。

箇条書きにするだけの人もいれば、何段落ものストーリーを書いて共有する人もいます。また、何段落ものストーリーを書いて、自分の仕事の背景にある考え方を共有したり、文書化したりする人もいます。ここでは何の条件もありません。ただ、自分のスタイルで書いていただくだけです。

自動で週に一度のペースで。"今週は何に取り組む？"

毎週月曜日の朝、Basecampは自動的に「今週は何に取り組む予定ですか？これは、みんなが自分の一週間の全体像をレイアウトするチャンスです。個々のタスクをまとめたり、一週間の細かいことに飛び込んだりするのではありません。一般的には、1週間先の1万フィートの景色を描くだけです。全体像の項目、一般的なテーマ。それによって、これからの仕事に向けての心構えが整い、全体として、今週会社全体で何が起きているのか、全員に良い感覚を与えることができます。

たまに自動で "社会的な質問"

数週間に一度、もしくは月に一度、Basecampが自動的に全員にソーシャル形式の質問をしてくれます。"どんな本を読んでいるの？" とか "最近何か新しいことに挑戦していますか？" または "最近何かインスパイアされたものは？" または "最近何か素晴らしいデザインを見た？" "今週末は何をしましたか？" これらの完全にオプションの質問は、あなたが他のみんなと共有したいが、そうする機会がなかったいくつかのものを振り払うことを意味しています。このような社内コミュニケーションは、社会的な歯車に油を注ぐのに役立ちます。これは、私たちのようなリモートチームには特に有効です。お互いのことを少しでもよく知ることができれば、一緒に仕事をするのも少しはうまくいきます。

←6週間ごとにリフレクションする ハートビート

ハートビートは、特定のチーム、部署、または個人(その人が1つの部署の場合)の最後の~6週間の仕事をまとめたものです。グループのリーダーが書いたもので、社内の誰もが読むことができるようになっています。全体的な成果を要約し、重要な小さなことを詳細に記載し、一般的に仕事の重要性を強調しています。また、途中の課題や困難にも光を当てます。ハートビーツは、常に明るいことばかりではないということを思い出させてくれます。バランス的には、ハートビーツは書いていて楽しく、読んでいて楽しく、仕事に直接関わっていない人も含めて、誰もが仕事の成果や進捗状況を振り返るのに役立ちます。

読む → 6週間ごとにプロジェクトを行う。キックオフ

キックオフは本質的にハートビーツとは正反対のものです。反省をするというよりは、計画を立てることになります。キックオフでは、チームが今後6週間で何に取り組むかを計画します。プロジェクト、イニシアチブ、改革など、何でもいいのですが、それが予定表に書かれていれば、キックオフにまとめられます。キックオフは、特定のグループの特定の仕事を詳細に説明するものですが、全社的な消費を目的としたものでもあります。ハートビーツのように、キックオフはチームのリーダーによって書かれます。キックオフは範囲が広いので、目の前の仕事の詳細をすべて網羅しているわけではありません。私たちは、重要ではない詳細でみんなを圧倒したくありません。キックオフに含まれている内容について気になることがあれば、自由にコメントを投稿して質問してください。

関連性があればいつでも知らせます。

時々、社内の方針を更新することがあります。休暇についての何か、新しい福利厚生についての何か、40時間週とは40時間週を意味するということを改めて伝えることもあります。全社的に発表することがある場合は、メールは送りません。メールは分散化されていますし、誰もが見られる場所に永久的な記録はありません。その代わりに、Basecamp HQのメッセージボードに投稿するか、Basecampに保存されている既存のポリシー文書へのコメントとして投稿します。これは、誰もが同じことを見て、同じことを聞いて、誰もが同じことを知っていることを意味します。これで私たちは真実を共有することができました。

日々のプロジェクトワーク。文脈の中で

効果的なコミュニケーションには文脈が必要です。正しいことを間違った場所で言ったり、適切な詳細がないと、二重作業になったり、メッセージを見逃したりすることになります。そのため、私たちはプロジェクトごとに別のBasecampプロジェクトを立ち上げています。そのプロジェクトに関連するすべての情報は、そのプロジェクト内で伝達されます。すべてのタスク、すべての議論、すべてのドキュメント、すべての議論、すべての決定は、その壁の中で行われます。アクセスが必要な人は誰でもアクセスできるようになっています。Basecampのすべてのプロジェクトは、誰かがその作業プロジェクトについて知る必要のあるすべてのことをカプセル化したものなのです。

さらに、私たちは空間的なコンテクストを真摯に受け止めています。特定のタスクについて議論している場合は、そのタスクの下のコメント欄で議論します。特定のドキュメントについて話している場合は、ドキュメントに添付されているコメント欄で議論します。コミュニケーションは、議論している内容に沿ったものにします。これにより、信頼性の高い1つの場所で完全なストーリーを提供することができます。元のソース素材から切り離されたコミュニケーション、あちこちでの議論、時間や詳細な情報が欠落した断片的な会話などです。これを可能にしてくれるのが、Basecampの「すべてがコメント可能」という機能です。