#109 要項のページ数を減らす具体的メソッド

先日、友人といったホルモン屋でジョロキアに肛門をやられた。同時に「経営案のページ数、２０ページ越えるぜ…」という話にもやられた。本校は内容を精選したA４一枚ものだ。に、二十倍。以前読んだビジネス書に、「A４一枚で相手に伝えられない提案はクソだ」みたいなことが書いてあった。ミニマリズムに傾倒している私は、ページ数削減を掲げ、要項作成にあたっている。

　教育活動の要項は、ほとんどが以前のデータをもとにしている。まず、昨年度の要項をプリントアウトして、一読する。右手には蛍光ペン。必要な部分だけマークしていく。重要なのは、「誰が必要としているか」を念頭に置くこと。割合を考えて、７割に該当しなければ、ざっくりカット。必要なことは口頭で伝える。

　要項には担当を明記するが、表のレイアウトも重要。よく一番右側に備考欄を儲けるが、あれは必要ない。本当に必要であれば、最下部に※をつけて追記する。これだけで結構な行数を減らすことができるのだ。

　先日、学習発表会の要項を作成したのだが、会場図もカット。「おい！そこ重要でしょ！」ノンノン。コロナ禍で思い知った。一日にして覆ることを。以前の要項はご丁寧にエクセルで作成されていた。記号やレイアウト枠を駆使して。エクセルの修正は手間だ。あっちをいじって、こっちもいじって。だから、要項には「詳細は後日」と記しておいた。その代替としてざっくり作ったのが、昨年度の会場図の写真を数枚添付したA４一枚もののデータ。見る側もこっちの方が絶対イメージが湧きやすい。因みに全データは共有フォルダに保存済み。

　直接は関係ないが、フォントも重要である。フォントを変更しても、ページ数削減に関わらないが、明朝→UD体への変更で、見やすさが格段にアップした。これ、副産物なのだが、さらに不要な箇所が目につきやすくなる。余談だが、本校は校長がUD体推しなため、他の教員もこぞってUD体を使用するようになった。そうすると資料に統一感が生まれ、見やすくなり、活動効率もアップした。

　教員は減った、児童も減った、活動自体も以前より縮小した。となれば、必然的に要項のページ数も削減されなければ、おかしい。追加より削減を念頭に置くだけで、要項作成の時間がグッと短くなる。そうすれば、別な業務に回す時間が増えるし、読み手も理解しやすくなり、まさにウィンウィン。パソコンに向かう時間が児童と向き合う時間に変換され、まさにウィンウィンウィン。夏休みも残りわずか。こういう仕事は休みのうちにサクッとやっちゃいましょう。