仕事について熟考する夜

単調な仕事を「生活のため」と割り切れない私です。今は事務処理を淡々とこなしていく。きっと事務職を希望する人には好条件。でも私は自分の興味のある仕事をしたい。むしろ転職を繰り返してきた理由もそこにあります。

ここ最近ジョブローテーションが激しく、二ヶ月ごとに部署移動をしている。ありがたいことに、人には恵まれています。そして苦手に感じていた事務仕事をなんとなくこなせている自分は凡人だなぁと実感中です。きっとなにかに秀ていたら、すぐにでもAIに取って代わられそうな事務処理はできないかもしれない。愚痴をいっていても何も変わらないので、意識して実行している3つのことをまとめてみました。役に立つかは保証できませんが、よかったらご覧ください。ちなみに関係性があるかは定かではありませんが、処理件数では部署内でトップの数字を残すことができました。

1　再現性を高める仕組みをつくる

仕事を教えてもらってもすぐにできるようにはなりません。自分のマニュアルをつくって、仕事の再現性を高めます。ただ文章で書いてもわかりにくいので、なるべくスクリーンショットをとって書き込み。私はケアレスミスが多いと自覚しているので、目視でチェックしながら正確に作業ができるような仕組みをつくります。

そして作業の中で共通項を見つけて改善していきます。たとえば架電件数を最大化するにはどうすればいいかという問題に、1件あたりにかける準備時間を減らせばいいのではと仮定します。同じ動作を省略するようにたとえば1つの作業に7回クリックしていたものが5クリックで完結できるなら、その作業をやるだけ他の人と差をつけていけます。毎回繰り返しの作業なら、いかに効率よくできるかを考え実践→検証してみることで効率化する。繰り返すだけの作業ならAIには敵わない。でも考えて実践することは人間の仕事だなぁと思う日々です。

2　最初のうちにとにかく質問する

「わかったつもり」でなんとなく進めないこと。悩んでいる時間ももったいないし、まちがって進めるほうが時間のロス。最初の「聞ける雰囲気」という名のボーナスタイムに聞きまくる。事実できないのだから恥やプライドは捨てます。以前も聞いた質問は「前にも聞いたかもしれないのですが、確認していいですか？」と前置きすればOK。そしてわからないことをただ質問するのではなく、「こうだと思うのですが、これでいいでしょうか？」と自分で軽く一度考えてから聞くとなおよし。

3　自分から笑顔で挨拶

これは基本ですが、年齢を重ねると意外と忘れてしまいがちです。だからこそ私は大事なことだと思います。笑顔でミスが通る年齢ではありませんが、教える側も人間なので、感じのいい人の丁寧に教えたくなる。自分ならそうします。私にとっては職場のコミュニケーションって、働く環境そのもの。職種と同じく大事なことです。もちろんむすっとした人もいるので、そういう人には適度な会釈。自分の精神すり減らしてまで、にこやかに挨拶する必要はないと思います。

以上、私の仕事をする上でのマインド的なものを書き起こしてみました。特殊なスキルは一切ありませんが、どこの会社でも通用することだと思います。「ミスをしない」という点では確実にAIに負けます。知識の量もとうてい敵いません。事務仕事を淡々とこなすのも大切ですが、どこまでも人間らしさを忘れずに仕事をしていきたいものです。