秘書は事務員じゃないよね

どうも、（おはよう。こんにちは。こんばんは。）えんどうです。

社長や会社役員といった組織幹部の傍にいて、その人たちを補佐をする人のことを「秘書」と呼んだりします。

これまで自分に秘書がいたことはありませんが、秘書をつけている人たちとやりとりをしたことがあるだけで、その人たちがどんな仕事をしているのかを想像するぐらいしかできませんでした。

そこで日本社会における秘書の価値というか認知が少しでも変貌を遂げることを期待して、また、そういう職種で働く人たちがそういう気概を持って働けるような雑談をしていきたいと思います。

「秘書＝事務員の延長」じゃない

過去に専門学校の職員をやっていたことから「秘書検定」ってものを当時の学生に受験してもらっていたことと、その内容が「ビジネスマナー」的なものが主だったことから「事務員」の延長線上にある職種だと捉えてしまっていたのは事実です。

ところが、SUITSで主役のハーヴィー・スペクターの秘書を担うドナ・ポールセンは、日本的な「事務員の延長上にある職種」イメージを完全に払拭する存在でしたし、そんな小さな表現で治るような職種ではありませんでした。

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その認識を改めるのに単純な資格を比較してみるとわかりやすかったのですが、上で日本の公益財団法人 実務技能検定協会が実施している「秘書検定」がありますが、アメリカでは「公認秘書資格（CAP: CertifiedAdministative Professional）」が一般的みたいですね。

この二つの資格、似たような資格ですが中身を見てみると大きく異なるもので、秘書検定はビジネスマナーやビジネス文書を中心とした事務的な役回りを想定しているのに対し、CAPの場合は「経営管理」や「人事」「会計」といったビジネスそのものを題材にしているのです。

同じく「秘書」と表現しているものの、扱う題材というか内容の違いに結構驚いたのは言うまでもありませんが、少なくともアメリカでいう秘書はボスの「ビジネス」を補佐、時として牽引することすら求められる役回りなのだと理解できます。

そもそも秘書は「時間を確保する」存在

事務員の延長で秘書という役割を見てしまうと「雑用・雑務」、「事務仕事」だとか「スケジューリング」「ブッキング」といった事柄を中心に取り組んでいるのであろうことを想像しますが、それもこれも秘書として仕えるボスの「時間」を確保するためのものです。

たとえば「お菓子を買って（備蓄して）おくこと」が業務の中に組み込んでいることを「それぐらい自分でやればいいのに」と思ってしまうのは間違いで、ボスがお菓子を買うためにコンビニへ歩いていって買ってくるのに15分とかかかるのであれば、その間にビジネス的な判断を一つ下すことが可能だったりします。

社長や役員ってのは会社の経営方針を体現するために時間を有効に活用する必要があるため、可能な限り時間を作りだす必要があります。その支援をするのが秘書の役割であり、そのために雑務や雑用、スケジュールなどを担当するのです。

それを「わがまま」だと捉えるのは、お飾りの秘書をおいている重役がいるからなのでしょうが、世の中で秘書業務を懸命に取り組んでいる人たちは「どうやったら会社自体が経営方針に沿って計画を進捗することができるのか」を考える立場であり、それを社長や役員が的確に行えるようにすることを至上命題にしています。

だから日本的な事務員の延長線上にある職種なのではなく、「時間を確保する」っていうある意味ではクリエイター的な役職が「秘書」ってポジションなんだろうといえます。

秘書＝COO（最高執行責任者）

そんなことを考えてみると、秘書ってのはボスが何をすべきなのかを決める立場にあるといえてしまいます。

実際、ボスの片腕として動く以上は会社のビジネスについて深く理解する必要がありますし、自分の管轄以外で会社の中にどんな人材が何をしているのかを事細かく把握している必要があるでしょう。

そうしなければ「ビジネスをうまく回す」ことなどできません。

ボスには必要な判断を迫るのみとし、それ以前の情報収集や采配、それを盛り込んだスケジューリングなどをしていくことは、会社の中で「すべきこと」を決める立場・役回りであるともいえますから、必然的にCOO（最高執行責任者）といえます。

最高執行責任者って何かっていえば、CEO（最高経営責任者）が決めた方針に沿って日々の業務を執行する責任を持つ人のこと。だいたいはCEOが兼任するのでしょうが、アメリカの場合は秘書役を担う人、いわゆるNo.2となるような人が担当することが多いんでしょうね。

なんだか、こうやって見てみると秘書って役割を一つの側面から見てしまうと職種や職域すらうがって見えてしまうんだな、というのが率直な感想です。

自分ができるのかって言われると、ポンコツなのでできそうにありません！

そんなところで終わりたいと思います。今回はいつも以上に尻切れトンボ状態な終わり方ですが、ご容赦ください！

ではでは。

えんどう