Notion活用のTips 〜これから始める人が知っておきたい事〜

最近Notionというツールが話題です。
Notionとは色んな情報を一括管理できるデータベースツールです。

その用途は様々で、Evernoteのようなノートブック的使い方、TrelloなどのToDo管理にExcelのような表データ作成など、全てが1つのアプリでできます。

私も流行りに乗っかってここ数週間Notionを使ってみたので、Notionの良いところや注意点をお話します。
また別の記事では私が具体的にNotionをどう使っているか、その活用事例も紹介する予定ですので是非そちらも合わせてご覧ください。

Notionで何ができるか？

Notionでは色んな形で情報を保存・編集できます。
このNote記事のようにシンプルに文字のみも書き込めますし、表のように見やすくまとめることも出来ます。
またToDoリストを簡単に作れたり、カレンダー等でスケジュールや進捗の管理もできます。

Notionは個人利用だと基本無料で可能です。月に400~500円を課金して、アップロードできるファイル容量を無制限にもできます（無料プランだと5MB以下まで）。
またグループでの利用もでき、その場合一人あたり月額800~1,000円かかります。

↓Notionの機能をざっと一枚の画像にまとめました。

こんな感じで、いろんなタイプのデータ管理を一つのアプリにまとめることができます。
ここでは例として1ページのみを示してますが、こういったページを複数作ったり、それらを互いにリンクさせたりもできます。

複雑な機能があるわけではないのですが、意外と今までになかったツールですね。

Notionを使う際の豆知識・注意点

Notionの具体的な使い方はいろんな記事で紹介されているので割愛します。
実際にご自身で触ってみて、わからない部分を検索するのが一番効率的だと思います。

この記事では、Notionを使う上で知っておいたほうがいいポイントをいくつか紹介します。

（１）Notionに移行して仕事効率は上がるのか？
第一に考えるべき点は、「本当にNotionが有効かどうか」です。

なぜこの話をするかというと、Notionはどんなデータベースでも作れちゃうので、どんどん項目を増やしてしまいがちになりえます。あれもこれもとページを作ってしまうんですね。

でもそんな使い方していたら、いくら1つのアプリ内といっても迷子になります。必要な情報をストレスなく素早く抜き出すことが難しくなります。

結局、今までは確認したい情報ごとに別のアプリに移動していたのがNotionのアプリ内でのページ移動に置き換わっただけで、うまく仕事を効率化できないケースが考えられます。

そこで、Notionへの移行に際して「本当に残しておくべき情報は何か？」の断捨離をすると良いでしょう。

例えば、「これまで思い付きをEvernoteにメモしてきたけど、見返してないし役に立ってないな」と気付いたら、Notionではメモ帳の機能は削りましょう。
これから移行する方はこうした断捨離にベストタイミングではないでしょうか？

ちなみに項目を下手に増やすなと言いましたが、楽しむ分には増やしまくっていいと思います。
実は Notionは色々できるため、カスタマイズしてるだけでも楽しいです笑
ですので、プラモデルのカスタマイズを楽しむが如く、Notionのカスタマイズを楽しむ分には項目が増えてもいいと思います。
ただその場合はそこまで仕事の効率化に貢献できないかもね、というお話でした。

（２）グループでの利用で真価を発揮
先ほど、従来のアプリ間の移動がNotionのページ移動に置き換わるだけな場合があると言いました。
それも踏まえると、実は個人利用の場合は「仕事効率がNotionではちゃめちゃに上がる」ことは無いかもしれません。

しかしグループ利用の場合は話が違ってくるでしょう。
このNotionではタスクの進捗管理などができて、Notion内の全ての文章に利用者がコメントをつけることができます。
ですので例えば私のToDoリスト内の項目に、上司が「これ〆切を延長できます」などとコメントすることができます。
*そんなコメントがもらえるケースはほとんど無さそうですが笑

そうしたグループでの情報管理・進捗管理をまとめて一つのアプリでできるとなると非常に便利でしょう。
おそらくNotionは会社内など、グループでの利用の方がより効果が大きいと思っています。

ただ私はNotionはほとんど個人利用で、ほんのちょっとだけグループ利用に参加させてもらっている状況ですので、グループ利用でその実感を強く得ている訳ではありません。悪しからず。

（３）オンライン限定
続いてのポイントとして、Notionはオンラインでしか使えません。
ネット環境が必須だということです。

例えばEvernoteであればインターネットが無くてもノートを作成することができ、後でネット接続した際にその情報が更新される形になっています。
これは結構便利で、特にネット環境のない喫茶店やファミレスでの作業時に効いてきます。
PCのネット環境が無い所でNotionを使いたい場合は、現状スマートフォンでの利用に限られます。

私がここ数週間使ってきて、これが大きな問題になったことは無いのですが、ちょっとした注意点として記載しておきます。

（４）パパッとメモにはFast Notion
別の欠点として、Notionはパッとすぐには使いにくいです。
Notionを開いて特定のページを開くまでに10秒くらいかかり、単純なメモ帳などに手軽差で負けてしまいます。

そこで私は手軽にパパッとメモしたい時に、"Fast Notion"という別アプリを使っています。Fast Notionでは、Notionの特定のページにパパッと簡単なメモをすることができます（下の画像を参照）。

そのメモ内容はNotion内のあらかじめ指定したページに書き込まれます。私はそこから適切なページに後で分類しています。メモの振り返りにもなって丁度いいですよ。

ちなみに、多分これはサードパーティのアプリだと思います。Yuji Tsuburayaさんという方が開発されたそうです。素晴らしい。

（５）Templateは使わず、Inlineを使おう
これは少し具体的な使い方の話になります。

Notionでは例えばToDoリストを作る際に、ToDoリスト用のtemplateページを利用するのか、空のページを作ってそこにToDoリストを埋め込むのか、２通りの作り方があります。

私はNotionを初めて触った時に迷わずtemplateからページを作ったのですが、これはオススメしません。
理由は、後でページをカスタマイズしにくいからです。

TemplateからToDoリスト用のページを作ると、例えばその下にカレンダーを埋め込んだり、別の表データを埋め込んだりが難しいです（というか、ほんの少し調べましたが私はやり方を知りません）。

それに対して、白紙のページをまず作ってそこにToDoリストを埋め込んだ場合、その下にカレンダーを埋め込んだりページの配置を変えたりが簡単にできます。

ただし注意があって、埋め込みだと読み込みがやや重いらしいです。
確かに最初にページを開いた後、ToDoリストや表データなどそれぞれを開くのに2, 3秒ほど読み込みが必要です。ただ私はこの点が気になったことは無いので全然スルーできるレベルです。

今時点で気づいた注意点はこんなところですね。また追加事項があれば、それも記事にしようと思います。

Notionに改善を期待する点

Notionが結構いいと話をしてきましたが、まだ改善点もちらほら見られます。それをいくつか挙げてみましょう。

1. SNSとの連携（API）
2. 手書きメモ対応
3. マクロ等、情報活用の機能実装
4. オフライン対応（前述）
5. グラフ作成機能（210121追記）

もう少しあった気がしますが、パッと思い出せるのはこの辺り。Notionにメモしておけば良かったですね笑

まず１番のSNSとの連携は、現在開発中だそうです。これが実装されれば、例えばTwitterやSlackなどからワンクリックでNotionにメモできたり、逆にNotion内の情報を自動でSNSに投稿できたりするでしょう。
より使い方の幅が広がりそうですね。

２点目の手書きメモ対応は文字通りの意味です。
例えばEvernoteなどの多くのメモアプリはiPad等で手書きメモができます。
Notionにはまだその機能がなくて、手書きのメモを残そうと思ったら別アプリや紙に書いたメモを写真にして貼り付けるしかできません。
私は読んだ本のまとめとか、プレゼンのプロットとかをiPadで手書きしているので、ぜひ手書きメモには対応して欲しいところです。

３つ目のマクロ等の機能は少し説明が必要ですね。今のNotionはあくまでデータベースで、例えばExcelのマクロのように複雑な操作はできません。関数に相当するものはありますが内容は限られてます。表に含まれるデータの数は計算できます。

ちなみに私は、表に入れたURLを一括で開いてくれるボタンを作りたくてマクロ機能の実装に期待しています。複数のWEBページを開く必要がある作業の時に毎回一から開くのが面倒なので、タスク毎に開くページのリンクをまとめておいて一括で開けたらいいなと思っていました（これは自分でアプリを開発しようかと思っています）。
そんなこんなで、Notionの中に入っている情報をあれこれイジれるマクロ的な機能があったらいいな〜と思うわけです。

４つ目はすでにお話ししたので割愛しますね。オフラインでもシームレスに作業できたら嬉しいです。

（210121追記）
思い出した！グラフ作成機能が欲しいなとも思っていました！
例えば家計簿だったり、進捗を可視化したり、簡単なグラフ作成だけでできることがかなり増えそうです。
あと今、自分のステータスや努力を可視化する習慣化サポートアプリを作ろうと思っているのですが、グラフ化できればNotionでそれができてしまいそうですね。

おわり

さて、私が数週間使ってきて気づいたNotionの特徴はこんなところです。
数日使えばだいぶ操作には慣れるのですが、まだまだ出来ることが多そうで、痒い所に手が届くツールとして期待できます。

次の記事では、私のNotion活用事例とそれぞれの実装方法をご紹介しようと思います。

読んでくださりありがとうございました(^^)