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クレイでのテレワーク(リモートワーク)のやり方

某ウイルスの流行により、テレワーク(IT業界では「リモートワーク」のほうが一般的ですね)を始める企業が増えていますね。

DocBase開発元のクレイではずっとフリーランスの方と仕事をしており、フリーの方は基本的にテレワークでした。そのため「オフィスにいない人と仕事のやりとりをする」ことは当たり前に行われていました。

数年前からクレイ社員も週に一度テレワークが可能になり、現在は感染防止のため全社員フルでテレワークを実施しています。

今回は「急にテレワークが始まったけど、どうしたらいいの?」とお迷いの方に向け、クレイでのテレワークのやり方を共有できればと思います。


テレワークのための環境づくり

クレイでは社員全員にノートPCを支給しています。自宅に持ち帰ることも可能なので、テレワークの際は支給された社用PCで作業しています。

PCで仕事をするならデスクとチェアも必要でしょう。しかしクレイ社員は皆、もともと仕事に必要な環境を自宅に整えていたので、週一リモートが始まる際にも特に障壁はありませんでした。
(参考にならなくてすみません。。)

ちなみに、筆者は無印のパイン材テーブル(7000円ぐらい)と楽天市場で買った2万円ぐらいのワークチェアで仕事しています。アイリスオーヤマとかならもっと安いのがあると思います。

インターネット環境がない場合は、ポケットwifiだと契約してすぐに使えるので便利です。スマホの大容量プランを契約している場合はテザリングするのもよいでしょう。
テザリングとは - SoftBankサポート

新たにテレワークを始める企業には厚生労働省や東京都で補助金の制度があるので、そちらを使うのも一手ですね。
テレワークに関する助成、補助 - 日本テレワーク協会


テレワーク中の進捗管理

テレワークを始めるにあたって最も大きな不安が「誰も見ていないからサボッてしまうのでは?」だと思います。

たしかに誰も見ていないがゆえに気が抜けてしまうこともゼロではありませんが、クレイではこまめに進捗を報告することで社員の進捗管理をしています。


■ 毎日ビデオ会議で進捗を報告
クレイではプロジェクトごとに「朝会」と呼ばれる10〜15分ほどの短い会議を毎朝行っています。社員だけではなく、クライアントや業務委託の方にも参加していただいています。
ビデオ会議ツールは現在Zoomを使用しています。

朝会では「昨日やったこと・今日やること・気になること」をプロジェクトのメンバー全員が共有します。

毎日「昨日やったこと」を報告するので一定の成果を出そうと気が引き締まりますし、作業が進まない場合でも「こういうところで困っています」とメンバーに助けを求めやすいです。

同じオフィスにいないと質問したいときも躊躇してしまいますが、朝会を実施すると毎日1回は必ず話をする機会があるので、ついでに疑問点も聞きやすくなります。

ちなみに、クレイでは朝会を始める前になるべくアイスブレイク(ちょっとした雑談)を挟んでいます。これにより場が和やかになったり、発言しやすくなるのでぜひやってみてください!


■ タスク管理ツールで誰が何をやっているか見える化
クレイではタスク管理ツールにあらかじめタスク(クレイではストーリーと呼んでいます)をずらっと登録しておき、手が空いた人が上から取っていく方式でタスク管理をしています。

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クレイではアジャイルという手法で開発しているため、アジャイル開発に特化したPivotal Trackerを使用していますが、TrelloBacklogAsanaなど、それぞれの会社やプロジェクトに合ったツールを選ぶとよいでしょう。

「誰が今、なんの作業をしているのか」を把握できるので、タスク管理ツールはぜひ取り入れたいところです!


テレワーク中のコミュニケーション

■ チャットツールの活用
クレイではテレワークを始める以前からSlackというチャットツールを使っています。フリーの方やクライアントとの連絡はほぼSlackに集約していました。

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Slackではチャンネルと呼ばれる部屋を分けることができ、プロジェクトやテーマごとに部屋を分けています。
「作業用BGM」など、業務には直接関係のない雑談チャンネルもいくつかあります!
テレワーク中は顔が見えないぶん、業務に支障のない範囲で雑談をするのも大事かなと思います。

■ Slackのリアクション
Slackでのコミュニケーションに一役買っているのがリアクション機能です。
こちらは発言に対して絵文字をつけられる機能なのですが、オリジナルの絵文字も使えるので画面がにぎやかになります。

無機質になりがちなチャットのコミュニケーションでは積極的に使っていきたいですね!

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ちなみにDocBaseチームで一番使われているリアクションは

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こちらです。

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テレワーク中の情報共有

こちらはテレワーク以前からやっていることですが、プロジェクトの要件や会議の議事録、ナレッジの共有はDocBaseを使っています!
(本当に自分たちで使っています!)

https://docbase.io/

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チャットで書いたことはすぐに流れてしまいますが、DocBaseではタグやグループで分類して後から探すことが簡単になっています。
また書いたメモの閲覧権限も細かく設定できるので、オープンな情報も閉じた情報もすべてDocBaseに集約できます。

チームを作成して30日間は無料ですべての機能が使えるので、ぜひ試してみてください!

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