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【在宅勤務の決断は1日!】ド文系の中小出版社が感染症対策のため全社員初在宅勤務にしてみた

こんにちは。
今回の記事はnote中の人ではなく、Twitter(@discover21)の中の人がお届けします。

さて、未だに勢いの衰えない新型コロナウイルス「COVID-19」ですが、ついに国内で感染経路不明の感染者が出た件を受けて、弊社は本日より全従業員、在宅勤務へと切り替えました。

少し前にも、大手IT企業のGMOさんが、「従業員を感染症のリスクから守るため」に全従業員 8000人を一斉自宅勤務に切り替えた事例は、記憶に新しいと思います。

が、GMOさんはIT企業で、一部上場の大手で、勢いがあるからそんな事できたんじゃないの!? うちには無理!!

そう思っている方に、ド文系の中小出版社が、決定から実行までたった3日間で同じことをしたリアルなあれこれを伝えたいので、今日はそれを書きます。

これを読んで「うちにもできそうだ!」となりましたら、是非社内外などご自由に記事をシェアして頂き、できる最大の対策を取り、皆で感染症を予防しましょう。

1.切り替え前のそもそもの勤務体制

そもそも、このような事態になって在宅勤務になる前ディスカヴァーではどのような勤務体制だったかというと、定時に毎日出社して働くという、他の会社員の皆さんと変わらない働き方です。

在宅勤務やリモートワークは、やむを得ない場合のみとしてきたので、毎日顔を合わせて働いているのが当たり前の状態です。

出勤管理はminagine(ミナジン)、経費精算は経費Bankを使用。以前は、一部従業員がフレックスでしたが、2020年度より全従業員定時制になりました。

また、社内コミュニケーションツールは基本的にSlackを使用。以前はLINEを使用していましたが、主に「会話が流れてしまい、後から把握したりコメントしたりが難しい」という理由でSlackに2018年度お引越し。Slack導入してからは、メールは社内ではあまり使わなくなりました(社外の方とはメールも使います)。

加えて2020年までに全データをクラウド化、各種セキュリティを導入しました。

おや!? ド文系うたっている割にまぁまぁテクノロジー入ってきているじゃないか! と思われるかもしれませんが、もちろん一朝一夕でやったわけではなく、年度をみれば分かるように全てここ2年以内くらいに進んだことです。

正直、特にSlack移行に関しては意見が割れたりして難航気味でしたが、結果的に(今回のようなケースをみても)「やらない方がよかった」となっているものは1つもないです。今後もし他に災害が起こったらなど想定しても、IT化はできるとことから可能な限り進めておいて損はないと思っています。

2.在宅勤務までの流れ

さて、本題です。
今回、なんと14日(金)に決議、同日15時頃に社員告知、17日(月)より実行したのですが、実際に行ったのは以下の連絡です。

① すぐにでも在宅勤務可能な部署については月曜日から在宅勤務
② 在宅勤務移行へ準備が必要な部署は月曜日からタクシー出社、速やかに準備をして在宅勤務へ移行
③ 在宅勤務が不可能な部署はタクシー出社・帰社にてオフィスにて勤務

の3つの基本方針の連絡。

追加で、

① 緊急連絡先・自宅のネットワーク状況についての質問
② 在宅勤務中のルールについての連絡

を確認。

在宅勤務中のルールについては

① 業務マネジメントについて
→業務開始時にその日のタスク・勤務場所を上長に共有/業務終了時に上長に進捗報告を行い承認を得る
② 勤怠管理について
→社員・契約社員嘱託社員のうち、月給制の方は必ずminagineで勤務開始・勤務終了を打刻する/これは人事よりチェックし、上長にFB
③ その他
→体調不良が生じた際は上長と管理部に必ず連絡
④ その他2
→土日に人込みや観光客の多い地域はできるだけ避け、アルコール消毒やマスク・手洗いうがいを心がける

の4つを決定。

その上で、

・期間中のアポをキャンセル、もしくはzoomや電話でのMTGに変更依頼を至急行う
・留守電を事情説明メッセージで設定する

を14日中に行い、17日から在宅勤務に切り替えました。

ディスカヴァーは直取引の流通スタイルをとっているため、営業スタッフが全国都道府県に、短期間で広く移動する必要があります。万が一弊社営業が罹患してしまえばスーパースプレッダーになってしまうので、営業担当についても現在は在宅勤務としています。
(書店様からの受注ならびに商品の出荷は通常どおり行っております!)

リリースも出しているので興味がある方は読んでみてください。

14日(金)に決議し、17日(月)からスタートというスピード感ですが、上記に書いてきたような“備え”が役に立つ時がきたという感じで、
今まで一度も在宅/リモート勤務したことの無い社員が殆どの中、大体スムーズに移行できたという感覚です。

在宅勤務といえばそれ専用の複雑な指示やシステムが必要なのでは!? と思われがちですが、日ごろ少しずつ情報セキュリティ面の整備をすすめた結果、片手で足りるくらい のルール制定で、とりあえず営業は回っております。

3.実際やってみた初日の感想

・「業務ができるか」という点については、基本的に(本当に)特に問題ない

・ビデオ会議すぐ慣れる(けど、在宅勤務を実行する前に全員必ずアクセスできる状態になっていることを実験・確認、もしくはリーダーが必ずアクセス方法を分かっている状態にしておくのが大事そう)

・通勤ラッシュの時間帯に満員電車に乗らなくていいだけでも大きな感染症対策

・今までやったことが無かったので「自分達にはそういう働き方はできない」という思いが各自0.0003ミリくらいはあったが、やろうと思えばできると分かった

<課題>
・音声会議が環境によっては聞こえにくいこと/電波次第で、はじき出されることがある

・情報管理要因等、会社でないと作業できない社員はどうしても一定数発生してしまう

・近くの席に座った他部署の人との気軽な雑談がなくなるので、作業は集中モードになるけど、部署横断での仲があまり深まらない感じはする 笑

4.おわり

以上です。まだ在宅勤務開始初日、これから色々と問題が出てこないという確証はないです。しかし、”目的”をはっきりさせた上で、今回のような事態が起こった時には“やろうと思えばできる状態”になっておくことが大事だと思います。

そして、防災訓練と同じように定期的に訓練や確認/改善を兼ねて実践していくことが大切です。

IT企業じゃなくても、大企業じゃなくても、全社員在宅勤務は可能です。

この感染症が収まったとしても、次はオリンピックが待っています。この先も何があるかわかりません。出社しないと絶対に仕事ができない、ではなく、どこにいても変わらぬ量と質で連絡は取りあえるし、営業も続けられるようなシステムを作り、また働いていける企業を目指したいです。

そしてまだ!!感染は収まっていません!!

我々も最初に今回の対策を聞いたときは「おおげさな…」という思いが少しありましたが、連日の報道を見て、備えておいて損はないという気持ちになりました。どんな仕事も安全第一です。

この記事を読んで、「意外とできそうじゃん~」と思った方、ぜひ社内外にシェアをしてください。みんなで用心して対策し、乗り切りましょう!!

#リモートオフィス #在宅勤務 #リモートワーク #コロナウイルス



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『視点を変える 明日を変える』出版社ディスカヴァー・トゥエンティワンのnote。「本」からはじまるコンテンツを配信していきます。編集部をはじめ、営業部やロジスティックス部、ITチーム、社長室や経理部と会社の部署横断で、みんなで運用していきます。週1回更新予定。

コメント1件

これは多くの人に知ってもらいたいですね!
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