1日の計画、どう立てていますか？
こんにちは。Digital Innovation Studioの多治見です。
今日は私の1日の計画の立て方について共有させていただきたいと思います。皆さんのお仕事をより効率よく進めるためのヒントになれば幸いです。
1日の計画の立て方
早速ですが皆さんは1日の計画をどう立てていますか？
1日のはじまりになんとなく「今日はここまでやろうかな」くらいの感じで計画を立てている人も多いように思いますが、
もしかしたら「とりあえず時間になったら仕事を始めて、時間になったら終わる」もしくは「自分の作業のキリのよいところまでやったら終わる」なんて方もいらっしゃるかもしれません。
私の場合は、毎日業務開始前に1日の計画を以下のように立てています。
今日のゴールを決める
ゴール達成のブロッカー(問題やリスク)がないかを確認する
ブロッカーがあれば解決するためのアクションをタスクにするゴール達成のためのタスクに過不足がないかを確認する
過不足があればタスクの追加、削除をするタスクの見積時間の合計が1日で使える時間の合計以内に収まっているかを確認する
おさまっていなければ計画を見直す今の進捗で期日までに達成したいことが達成できるか確認する
無理そうなら影響を考慮して対策案を出し、チームや上司に相談して計画を再度見直す
アジャイル開発のフレームワークの1つであるスクラムを採用しているチームでは、これをデイリースクラムという名前のイベントで実施していますが、私の場合はウォーターフォールなど他のやり方で案件であっても1人でこれをやってから始めます。
それは次に記載するようなメリットがあるからです。
残業が必要な場合でも
残業が減るというメリットを上げましたが、現実的に頑張り所で残業が必要になる場合もあると思います。
その場合も1日毎に計画をたてていて、今の進捗で進むとどうなりそうかの実績データがあれば、お客様や上司にも説明がしやすくなりますし、
残作業がどれくらいあって、どのくらいの残業、もしくは期日の延長があれば現実的に達成できそうかを判断しやすくなります。
例えば毎日1-2時間の残業を1週間したら終わりそうな進捗であれば、計画的に残業をして終わらせるという調整もしやすいですし、無理なく終わらせられる可能性も高まります。
1か月の計画が既にあるので毎日の計画は不要？
「1週間とか1カ月の計画があるので1日単位の計画は不要です。」という話をきくことがありますが、私はそうは思いません。
1日単位ですら計画通りにはいかない可能性が高い中、それ以上長い期間の計画が全て計画通りに完了するというのは現実的ではないからです。
みなさんも「今日はここまでやろう」と朝決めたとしても、完全に計画通りに行く日は50％あるかないなのではないでしょうか？
初めての作業は思うようにいかないし、毎日のように割り込みのタスクが入ってきたり、想定していなかったタスクがあることに気づいたり。
全ての作業を1度以上やったことがあって完璧に予測でき、タスクの見積もりが必ず正しく、突発の割り込み作業が0で、問題が起きることがない。
これが保証されているならば、計画は狂うことがないと思います。
でも現実はなかなかそうはいきませんよね。
だからこそ、毎日計画を見直してアップデートすることが重要なのです。
大事なのは、計画通りにやることよりも、達成したいことを期日までにやりきることのはずです。
1カ月の計画も、1日単位にして小さく考えていけば問題を検知しやすくなり、問題への対処が早まることによって、より現実的に達成したいことを期日までに達成できる可能性が高まります。
Tips：タスクの粒度
計画をうまく立てるためには、タスクの粒度に注意が必要です。
タスクの粒度は以下の理由からMax2時間以内を目安にすることを推奨します。
1日ごとに計画を見直すため、8時間以上のタスクがあると大きすぎて計画の見直しや進捗の把握がしづらくなる
時間の大きなタスクの場合、以下のような問題が起きやすい
具体的なタスク完了までのステップが分からない状態になっている
完了の条件が曖昧で、終わったと思ったけどやり残しがあることに後で気が付く
チームメンバーとやることの認識があっていなくてやり直しになった
はじめは難しいかもしれませんが、癖が付くとタスク管理のしやすさと見積もりの精度が変わります。
また、ブレークダウンして考える癖がつくので、1つずつ疑問を解消しながら整理して進めることができ、やったことのない作業にも取組みやすくなります。
最後に
はじめに計画をたてるだけではなく、継続的に見直していくことは結果として達成したいことを期日までにやりきりやすい状況を生み出します。
さらに、自分とチームの生産性を向上させ、無駄な残業を減らし、休みの取りやすさと自分(チームや部下)の身を守ることにもつながります。
スクラムをやっている人も、それ以外で仕事をしている人も、ぜひ1日のはじまりに計画を立てる習慣をつけてみてください。
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